Le futur est à la gestion de projet en ligne grâce au cloud


Pour la plupart des entreprises, petites ou grandes, la gestion de projet est incontournable à des fins d’organisation pérenne. De nombreux outils de gestion de projet permettent à votre entreprise de gérer les ressources, de définir et de contrôler les coûts, de communiquer efficacement avec plusieurs membres d’équipe et de suivre la progression d’un projet donné. Certains de ces outils peuvent être installés sous forme de logiciels sur des ordinateurs en réseau, mais nombre d’entre eux sont proposés en ligne, à savoir dans le cloud. 

Avantages des outils de gestion de projet dans le cloud

Vous êtes peut-être de ceux qui frissonnent à la simple évocation du « cloud computing », mais prenez quelques instants pour réfléchir à ce que cela signifie réellement. Si les outils de gestion de projet locaux ont leur place, les logiciels en ligne présentent de nombreux avantages, parmi lesquels les suivants :

  • Moindre coût initial. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de projet local, vous devez vous régler certains frais, investissements en termes de licences logicielles, matériel de serveur, personnel informatique, déploiements fastidieux, etc. Comparativement, un solution en ligne s’accompagne généralement d’un forfait mensuel ou annuel.
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  • Plus sécurisé que jamais. Contrairement à ce que les responsables d’entreprises avaient tendance à penser, le cloud offre la même sécurité que les solutions locales pour la protection des données, ces entreprises ne contrôlant tout simplement pas les serveurs physiques. Comme le suggère un récent article publié par Forbes, le « cloud computing n’est plus un oxymore ».
  • Accessible en tout lieu. Dès lors que vous disposez d’une connexion Internet, vous pouvez accéder à votre logiciel de gestion de projet dans le cloud. Cet accès utilisant un navigateur web, il est également possible d’autoriser les membres d’équipe à afficher, modifier et gérer des documents via des appareils autres que des ordinateurs.
  • Équipe connectée. Même à des kilomètres les uns des autres, les membres d’équipe peuvent échanger de manière cohérente à l’aide d’une solution en ligne. Les mises à jour étant instantanées, rien de pertinent ayant trait au projet n’échappe aux conversations. En outre, les conversations peuvent être menées dans l’espace de projet (plutôt que par e-mail) et stockées à des fins de consultation ultérieure.
  • Productivité accrue. Grâce à un emplacement centralisé, où tous les résumés, tâches, documents, flux d’actualités et calendriers du projet sont conservés, les solutions de gestion de projet en ligne permettent de gagner du temps. Et temps gagné rime avec productivité accrue. Qui plus est, un emplacement centralisé permet aux membres d’équipe d’accéder aux documents du projet en temps réel et ce, où qu’ils se trouvent.
  • Communication en temps réel. La possibilité de fournir des commentaires rapides sur les informations chargées dans l’espace de travail constitue l’un des principaux avantages d’un logiciel de gestion de projet. Cela a aussi pour effet d’améliorer la productivité en réduisant les instances de travail devant être refaites.
  • Décisions basées sur des données à jour. En tant qu’entreprise s’efforçant d’être rentable et de le rester, il est important de baser ses décisions sur de solides données. Un logiciel en ligne étant instantanément mis à jour, toutes les informations requises sont disponibles. En outre, la plupart des outils proposent des rapports intégrés qui vous permettent de prendre les bonnes décisions pour votre entreprise. 
  • Informatique simplifiée. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de projet local, vous assurez généralement la maintenance du serveur, ce qui implique l’intervention d’un informaticien. La maintenance d’un logiciel en ligne est, quant à elle, assurée par le fournisseur de services (ou une autre ressource), ce qui vous permet de gagner du temps et vous évite de devoir gérer les mises à jour ou bogues pour mieux vous concentrer sur la bonne marche de vos projets.
  • Mises à jour instantanées. Contrairement à un logiciel local qui implique que vous téléchargiez des mises à jour à chaque nouvelle version, les outils en ligne sont automatiquement mis à jour. Vous n’avez pas à payer pour mettre à niveau votre suite d’applications complète ou attendre que votre équipe informatique implémente ces mises à jour. 

Procédure de recherche de la solution de gestion de projet en ligne la mieux adaptée à vos besoins

Hélas, prendre en main une nouvelle solution de gestion de projet n’est pas aussi simple que comprendre la différence entre les solutions de planification de projet locales et en ligne. Pour sélectionner la solution la mieux adaptée à votre entreprise, vous devez suivre différentes étapes. Suivez les étapes ci-dessous pour choisir un fournisseur de services qualifié.

Étape 1 : analysez vos besoins.

Sans surprise, toutes les entreprises sont différentes en termes de taille, d’objectifs et de besoins. Dès lors, il appartient à chacune de choisir la solution la mieux adaptée à ses besoins. Assurez-vous de demander l’avis de ceux qui utiliseront le produit. Prenez en compte différents facteurs comme le fait de savoir si vos projets impliquent uniquement des employés internes ou également des clients externes, ou quels types de rapports vous devrez exécuter. Une fois vos besoins définis, il est plus facile d’évaluer les fournisseurs de services en fonction des fonctionnalités qu’ils proposent.

Étape 2 : faites une recherche approfondie.

Lorsque vous évaluez les fournisseurs de services, penchez-vous sur ceux qui proposent les fonctionnalités suivantes :

  • Fiabilité au niveau de l’entreprise 
  • Possibilité d’ajouter des équipes et des projets rapidement
  • Fonctionnalités de création de rapports offrant des informations rapides sur votre portefeuille
  • Environnement familier ou du moins, environnement facile à utiliser
  • Possibilité d’afficher et d’agir sur les tâches à un endroit
  • Fonctionnalités de planification vous permettant de planifier et de gérer efficacement des tâches
  • Tableaux de bord récapitulatifs pour les décisions basées sur les données
  • Assistance informatique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
  • Sauvegarde continue des données, récupération d’urgence et centres de données redondants
  • Solution évolutive capable de suivre la croissance de votre entreprise

Étape 3 : faites un essai.

Comme vous essayez une voiture avant d’en faire l’acquisition, essayez une solution de gestion de projet avant de la mettre en œuvre. Cet essai vous permet de vous pencher sur ses fonctionnalités et d’imaginer son fonctionnement dans une situation similaire à la vôtre.

Étape 4 : prenez en compte le calendrier et le processus de mise en œuvre.

Contrairement aux solutions locales, si vous optez pour un outil de gestion de projet en ligne, vous n’avez pas à vous soucier de savoir s’il s’intégrera à vos autres applications. Cela étant, vous devez déterminer le moment où vous disposerez du personnel et du budget nécessaires pour procéder au basculement et vous coordonner avec le fournisseur de services choisi.

Étape 5 : mettez en œuvre et formez.

Vous avez finalement mis en œuvre une solution logicielle de gestion de projet. Félicitations ! Hélas, votre mission ne s’arrête pas là. Il est important de veiller à ce que vos employés soient formés pour utiliser efficacement ce nouvel outil. Organisez plusieurs sessions de manière à ce que chacun puisse y participer en fonction de son emploi du temps. En outre, créez des projets pratiques pour permettre à chacun d’explorer et de se familiariser avec les fonctionnalités de l’outil avant de réellement l’utiliser.

La gestion de projet dans le cloud est la solution de l’avenir. Trouvez un outil adapté à vos besoins, et ne restez pas à la traîne. 

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