Guide du parfait chef de projet pour des projets réussis.


Un chef de projet est comme un jongleur qui fait tourner plusieurs assiettes en l’air en même temps, pas facile. Le chef de projet (ou gestionnaire de projet) doit, en autres, constamment gérer son temps, ses équipes et la pression liée à la somme de travail à fournir dans des délais souvent impossibles à tenir.

Mais le chef de projet exerce aussi des fonctions indispensables pour votre entreprise. En fait, selon une étude menée par PricewaterhouseCoopers, plus de 60 % des projets qui échouent sont imputables à des problèmes internes parmi lesquels des ressources insuffisantes ou des délais non tenus, des situations que le chef de projet contribue à éviter.

Qui plus est, il s’agit d’un secteur en pleine expansion, puisque de plus en plus d’entreprises réalisent l’importance d’une solide gestion de projet. Plus concrètement, une étude distincte menée par le Project Management Institute, indique que près de 16 millions de nouveaux postes de chef de projet seront créés à travers le monde entre 2010 et 2020, et que le secteur connaîtra une croissance de 6,61 milliards de dollars. Cela étant et quel que soit son employeur, un chef de projet endosse une immense responsabilité. Que vous soyez officiellement chef de projet ou que vous dirigiez plus simplement un projet, les sept conseils suivants vous aideront à prendre vos marques et à assurer la réussite de votre projet.

Conseil 1 : définir des objectifs de projet clairs

Examinez le projet dans son ensemble et déterminez ce dont vous avez besoin pour le mener à bien. Si un client ou une partie prenante extérieure est impliqué dans le projet, des sources externes vous aideront certainement à définir vos objectifs. Parmi les objectifs globaux à prendre en compte figurent les suivants :

  • Contenir le cadre du projet et veiller à ce qu’il n’augmente pas.
  • Respecter le budget alloué.
  • Examiner tous les aspects du projet.
  • Fournir un travail de qualité.
  • Terminer le travail dans les temps.
  • Prévoir les bonnes ressources à l’avance.
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Conseil 2 : définir les attentes à l’avance

Toute l’équipe doit être sur la même longueur d’onde pour permettre au projet d’aboutir. Partager clairement vos attentes en tant que chef de projet et demander aux autres d’en faire de même est particulièrement important lors de la mise en place d’un projet. Ces attentes doivent inclure les différents moyens qui permettront à votre équipe d’atteindre les objectifs précédemment définis. En outre, vous souhaiterez inclure ce qui suit :

  • Liste des livrables et délais.
  • Énoncé du cadre du projet.
  • Rôles et responsabilités définis.
  • Processus d’assurance qualité.
  • Plan de communication, comprenant la fréquence à laquelle vous envisagez de communiquer avec les parties prenantes/le client.

Conseil 3 : définir les risques potentiels et la manière dont vous les aborderez, le cas échéant

Vous aurez beau avoir tout planifié dans les moindres détails, des événements imprévisibles pourront malgré tout survenir. Alors, que fait un bon chef de projet ? Un plan pour les événements imprévisibles, bien sûr ! Évidemment, vous ne pourrez pas anticiper avec exactitude tous les événements imprévisibles susceptibles de mettre à mal votre projet (mauvaises conditions météo, troubles politiques, problèmes techniques, etc.), mais il n’en reste pas moins possible de limiter l’impact de tels événements moyennant un plan de gestion des risques.

Conseil 4 : limiter le nombre de réunions

Une étude menée par Verizon Conferencing montre que seulement 22 % des réunions sont considérées comme « extrêmement productives » et 44 % comme « très productives », et donc, 34 % des réunions sont peu ou pas productives. Manifestement, réunions et projets font de paire, mais posez-vous la question de savoir si une réunion est indispensable ou si un e-mail ou toute autre forme de communication, comme un logiciel de planification de projet ou de gestion de projet en ligne, permettant de partager des fichiers, d’attribuer des tâches et d’échanger des idées sans se rencontrer, peut tout autant faire l’affaire. Plus vous passez de temps en réunion, moins vous en consacrez aux livrables. Réfléchissez-y avant d’organiser une réunion.

Conseil 5 : planifier la réunion de lancement parfaite

En matière de réunions, la réunion de lancement donne le ton à l’ensemble du projet. Lorsque vous planifiez cette réunion, suivez les conseils ci-dessous :

  • Invitez les bonnes personnes et veillez à ce que les acteurs clés du projet soient présents.
  • Dressez un ordre du jour détaillé, répertoriant tous les points qui seront abordés. Chacun pourra ainsi se concentrer sur sa tâche et appréhender au mieux l’objectif de la réunion.
  • Posez-vous la question de savoir si cette réunion peut se faire en ligne ou en personne. Ce point dépend de l’ampleur du projet, de son budget, s’il s’agit d’un nouveau client, etc. Gardez à l’esprit que les réunions en personne sont généralement plus difficiles à planifier, plus coûteuses aussi, surtout si elles impliquent des déplacements.
  • Reportez-la si les acteurs clés du projet ne peuvent pas être là, car leur présence est indispensable. Vous devriez alors organiser une autre réunion pour les tenir informés ou obtenir leurs avis.
  • Avant d’établir l’ordre du jour, vous devez bien comprendre l’objectif de la réunion, ainsi que les informations à communiquer aux participants.

Conseil 6 : créer des rapports tout au long du projet

L’unique moyen de savoir si votre projet se présente bien consiste à créer des rapports cohérents. Pour ce faire, vous pouvez utiliser votre logiciel de gestion de projet. Les rapports vous permettent de mesurer l’efficacité des ressources allouées et de vérifier que vous êtes sur la bonne voie en termes d’objectifs budgétaires et de délais.

Conseil 7 : se doter des bons outils

S’il existe de nombreux outils de gestion de projet, tous ne sont pas équivalents. Déterminez ce dont vous avez réellement besoin et comparez les produits qui vous intéressent. Privilégiez un produit permettant ce qui suit :

  • Organiser et lier les tâches pour créer des calendriers et des plans.
  • Partager des informations pour mieux communiquer sur l’avancée d’un projet.
  • Comprendre rapidement comment utiliser l’interface.
  • Personnaliser votre plan pour l’adapter aux besoins de votre équipe.

Se distinguer en tant qu’excellent chef de projet n’est pas facile, mais néanmoins accessible. Vous devez simplement disposer des compétences, du savoir-faire et des outils requis pour mener à bien vos projets et obtenir les résultats escomptés.

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