Ce que les entreprises en pleine croissance doivent savoir sur l’archivage mail


Pour la plupart des travailleurs, l’envoi d’e-mails n’est plus perçu comme une tâche imposée, mais comme quelque chose de naturel, un peu comme le fait de respirer. Penchons-nous sur les chiffres : d’ici la fin de cette année, nous aurons envoyé et reçu plus de 215 milliards d’e-mails. Et combien d’ici la fin 2020 ? Plus de 257 milliards.

Cela fait beaucoup d’e-mails.

Et cela représente également beaucoup d’informations importantes. Pensez à tous les documents, images et données stockés dans une boîte de réception standard, sans compter les correspondances, les séances de brainstorming et les décisions prises. Votre entreprise fait-elle ce qu’il faut pour protéger cette propriété intellectuelle ? Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur les aspects de l’archivage mail dont doivent tenir compte les entreprises en pleine croissance.

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Mise en conformité

Commençons par les bases. L’archivage mail consiste à stocker les e-mails d’une personne et à pouvoir effectuer des recherches dans ceux-ci. Et il s’agit d’une obligation légale.

Depuis dix ans, la législation oblige toutes les entreprises à conserver des enregistrements électroniques de leurs données professionnelles, notamment de leurs e-mails. En cas d’action en justice, chaque enregistrement doit être facilement accessible, ce qui signifie qu’une sauvegarde générale ne suffit pas. En d’autres termes, « je ne trouve pas ce fichier » n’est pas une excuse acceptable.

D’autres réglementations s’appliquent également à certaines entreprises. Les sociétés cotées en bourse, par exemple, doivent se conformer à la loi Sarbanes-Oxley de 2002, tandis que les prestataires de santé et les assureurs doivent se plier aux exigences de la HIPAA.

Interne ou hébergé ?

Pour une entreprise, l’archivage mail consiste à stocker tous les e-mails envoyés et reçus par chaque employé, y compris les messages qui ont été supprimés des boîtes de réception individuelles. Mais où stocker tous ces e-mails ?

La première option consiste à installer un serveur interne pour stocker tous les e-mails localement. Cette méthode offre une flexibilité maximale, car vous contrôlez la plateforme et pouvez classer les informations à votre convenance. Mais elle coûte cher en termes de mise de fonds initiale et d’entretien. Vous devez installer et configurer les serveurs physiques et payer les membres de votre service informatique pour les gérer.

La deuxième option consiste à choisir une solution hébergée et à payer un tiers pour stocker les e-mails de votre entreprise. Cette méthode vous permet d’accéder à vos informations via le cloud et élimine les coûts importants liés à l’utilisation d’un serveur local. Cependant, vous avez également moins de contrôle sur vos informations, car la plateforme est gérée par le fournisseur.

Aucune de ces deux options n’est nécessairement plus sûre que l’autre. Votre choix dépendra des exigences qui sont les vôtres. Votre entreprise a-t-elle besoin d’un niveau de contrôle élevé sur ses données et a-t-elle les moyens de se l’offrir ? Si oui, vous pouvez opter pour une solution interne. Sinon, vous économiserez de l’argent en sous-traitant le stockage de vos données.

Autres fonctionnalités

Que vous ayez choisi une solution locale ou hébergée, vous pouvez aussi vous doter de fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, si vos employés ont besoin de pouvoir effectuer des recherches dans leurs anciens e-mails (même s’ils sont vieux de dix ans), vous pouvez implémenter un accès par ordinateur de bureau. En attendant d’être éventuellement utiles à un futur contentieux, les informations stockées peuvent avoir un intérêt dans le cadre de certains projets.

Et qu’en est-il des autres formes de communication ? Si vous le souhaitez, vous pouvez archiver les conversations téléphoniques, les messages instantanés et les tweets.

Avant de choisir une plateforme et la façon dont vous l’utiliserez, prenez le temps de réfléchir aux différents besoins de votre entreprise.

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