Wild Rose School Division

Une commission scolaire fait des économies et améliore la fiabilité et la sécurité des TI grâce au nuage

La Wild Alberta School Division, au Canada, ignorait si son infrastructure informatique sur site répondait aux besoins des enseignants, du personnel et des élèves. Wild Rose fut parmi les premières organisations à adopter le nuage Microsoft Azure au Canada. Elle profite désormais d’une fiabilité accrue en informatique et de coûts réduits. La commission scolaire peut maintenant déployer des outils pour simplifier la communication et la collaboration et améliorer les apprentissages, au lieu de s’attarder aux problèmes matériels et logiciels.

La technologie de l’éducation se concentre généralement sur le matériel, les logiciels et les méthodes d’enseignement en classe. Mais cela va encore plus loin. En fait, l’infrastructure informatique d’une école, qui œuvre en coulisses, influence autant l’apprentissage des élèves que les outils et les techniques utilisés en classe. Lorsqu’une école renforce la sécurité, la fiabilité et la souplesse de son infrastructure, les enseignants, le personnel et les élèves ont davantage de possibilités de communiquer et de collaborer. Tous les membres de la communauté scolaire disposent des bons outils au moment et à l’endroit où ils en ont besoin. À la commission scolaire Wild Rose School Division, le passage d’une infrastructure sur place à un écosystème basé dans le nuage a contribué à cette réussite.

Composer avec la demande

La commission scolaire Wild Rose School Division compte 4 800 élèves répartis dans 19 écoles situées dans une zone rurale sur le versant est des montagnes Rocheuses. Alors que de nombreuses écoles rurales luttent pour avoir accès à une technologie de pointe, Wild Rose est connectée au réseau Alberta SuperNet, un réseau de fibre optique à l’échelle de la province qui donne accès à Internet haute vitesse dans les écoles.

Wild Rose s’est engagée à utiliser la technologie de manière appropriée et innovante pour améliorer l’apprentissage. Elle fut l’une des premières commissions scolaires à optimiser le potentiel de l’accès à SuperNet. « Nous avons centralisé et virtualisé de manière dynamique l’ensemble de notre catalogue de services de base, y compris le courrier électronique, les services d’annuaire et les serveurs Web », explique Jaymon Lefebvre, directeur des services informatiques de Wild Rose School Division. « Nous avons construit un centre de données quatre fois plus grand que nécessaire pour gérer la croissance future prévue. »

Toutefois, Wild Rose a rapidement appris que, comme c’est souvent le cas, plus vous disposez de capacités de calcul et de stockage, plus vos besoins augmentent et utilisent toute cette capacité. La complexité associée à l’expansion des ressources nécessaires pour répondre aux besoins insatiables de communication et de stockage numériques des élèves et des enseignants a exercé une pression énorme sur la petite équipe informatique de la commission scolaire. « Nous avons dû construire des centres de données supplémentaires. Puis, nous nous sommes rendus à l’évidence que nos utilisateurs s’attendaient à un accès jour et nuit et que les activités scolaires ne pouvaient pas se permettre des pannes susceptibles de durer trois jours ou plus », explique M. Lefebvre. « La croissance rapide s’est poursuivie et, en 2010, nous avons adopté une nouvelle stratégie fondée sur le nuage avant tout. »

Adopter l’infonuagique

La commission scolaire a d’abord essayé de s’associer avec d’autres institutions gouvernementales pour partager les ressources infonuagiques. Toutefois, des complications sont survenues lorsqu’il fut question de conformité réglementaire en raison des différences en matière d’exigences des diverses installations. Pendant ce temps, en 2015, Wild Rose a acquis une licence pour la suite d’applications Microsoft Office 365 et a pris connaissance de projets de centre de données canadien Microsoft Azure. La commission scolaire est devenue un des premiers utilisateurs d’Azure dans les nouveaux centres de données canadiens et a décidé de mettre à l’essai une approche d’infrastructure-service dans le nuage Azure.

« Nous avons immédiatement remarqué l’attention et l’engagement de Microsoft à l’égard des certifications et des normes de confidentialité et de sécurité, des contrôles d’accès précis stricts et développés et d’un ensemble de modèles de gestion des données en pleine expansion », précise M. Lefebvre. « Nous nous sommes rendu compte que ce que nous pouvions faire sur place ne pouvait pas rivaliser avec Azure, même avec des solutions comme la plateforme de stockage Microsoft OneDrive. Nous avons choisi d’harmoniser notre stratégie avec la feuille de route de l’infonuagique Microsoft. En tant qu’utilisateurs précoces d’Azure, nous avons eu la chance de découvrir la puissance de Microsoft à l’état pur dans une mission visant à fournir un environnement complet d’informatique en nuage, et c’était magnifique. »

Wild Rose a travaillé en étroite collaboration avec Microsoft pour optimiser ses avantages en matière de licences pour le milieu éducatif, réduire les coûts et tirer parti des services supplémentaires qui ont permis de réduire la complexité de l’infrastructure. La commission scolaire a apporté toutes les modifications possibles pour optimiser son environnement infonuagique et obtenir les meilleures performances possible. Les choses sont très différentes maintenant.

« Nous avions l’habitude de gérer un centre de données de sauvegarde à 100 kilomètres de notre centre de données principal, et nous espérions pouvoir compter sur celui-ci pour nous ramener à la production dans un délai de 24 heures », explique M. Lefebvre. « Désormais, grâce à Azure, il suffit de cliquer sur un bouton pour reproduire l’intégralité de notre centre de données sur un tout autre continent! Nous pouvons maintenant faire des choses que nous n’aurions jamais pu réaliser avec nos anciennes ressources. De plus, le nuage présente d’autres avantages, comme une réduction de l’empreinte carbone. Si cela peut ne pas sembler évident au premier abord, c’est quand même un élément important pour nous. »

Choisir la bonne solution pour un travail plus gratifiant

La commission scolaire a fait preuve de diligence raisonnable en matière de sécurité, de confidentialité et de tous les autres effets de la migration vers le nuage, notamment en enquêtant sur d’autres fournisseurs de nuage. Après des discussions avec les commissaires d’école, l’équipe de haute direction, Microsoft et d’autres intervenants, Wild Rose s’est sentie à l’aise de confier ses données à Azure. « Microsoft a tissé des liens solides avec le milieu de l’enseignement primaire et secondaire », déclare M. Lefebvre. « Pour nous, ils ont apporté les ressources nécessaires, écouté les commentaires et apporté les modifications nécessaires. D’autres fournisseurs infonuagiques proposent plusieurs options, mais Microsoft nous a permis de personnaliser le tout en fonction de nos besoins, avec résilience et simplicité. »

Wild Rose a pu mener à bien la transition vers Azure avec son personnel interne, sans avoir à engager de ressources supplémentaires. Par le passé, l’équipe informatique passait le plus clair de son temps à résoudre des problèmes et à effectuer l’entretien fastidieux du réseau. Maintenant que l’infrastructure est dans le nuage, le personnel peut consacrer son temps à optimiser les services et à améliorer les expériences des enseignants et des élèves. Plutôt que de résoudre des problèmes d’expansion de l’infrastructure, ils peuvent se concentrer sur de nouvelles possibilités et sur la résolution des problèmes organisationnels cruciaux.

Bien que le nuage ait offert de grandes possibilités à Wild Rose, la commission scolaire se rend également compte qu’il faut du travail et de la flexibilité pour s’adapter au nouvel environnement. « Il peut sembler décourageant de déplacer toutes vos données vers un fournisseur de nuage public », déclare M. Lefebvre. « Cela comporte en effet des défis et la culture de votre organisation doit changer pour s’adapter aux nouvelles façons de faire. Les compétences du service des TI changent, les utilisateurs doivent assumer davantage la responsabilité de leurs actes alors que les outils deviennent plus puissants et que les processus doivent être mis à jour. La collaboration en temps réel devient la norme et la gestion des données remplace celle du matériel de stockage sur bâti. Nous nous concentrons désormais sur les meilleurs moyens d’utiliser nos données, plutôt que de simplement trouver des moyens de les stocker. »

Miser sur la réussite

Après avoir transféré avec succès son infrastructure vers Azure, la stratégie informatique fondée d’abord sur le nuage de Wild Rose est devenue une stratégie fondée uniquement sur le nuage. La commission scolaire a étendu ses services au-delà d’Office 365 et a adopté d’autres solutions Microsoft, notamment Microsoft System Center Configuration Manager, Microsoft Intune, le système d’exploitation Windows 10 et Microsoft Azure Active Directory Premium. La commission scolaire adopte également l’approche de gestion moderne de Microsoft visant à simplifier la gestion, à améliorer la sécurité, à offrir une meilleure expérience utilisateur et à réduire le coût total de possession.

Depuis que son infrastructure est dans le nuage, Wild Rose a constaté qu’il est plus facile pour ses enseignants et son personnel de s’adapter aux changements. « Par le passé, les migrations ou les mises à niveau à grande échelle ont causé de véritables dérangements chez les enseignants, qui devaient apprendre à utiliser de nouveaux produits et de nouvelles interfaces », explique M. Lefebvre. « Grâce au nuage, nous apportons de petites modifications itératives au fil du temps qui passent presque de façon inaperçue pour les utilisateurs. Nous effectuons maintenant le changement sous forme d’améliorations périodiques, plutôt que de procéder à une interruption nécessitant une pause et une formation. En outre, les outils et les plateformes infonuagiques nous permettent de nous concentrer sur l’amélioration des relations entre parents et élèves en déployant des solutions de collaboration et de partage ultra-puissantes. »

La commission scolaire a également été impressionnée par la fiabilité à moindres coûts d’Azure et de son contrat de niveau de service. « Notre contrat de niveau de service pour Azure obtient une note de 100 % jusqu’à présent », affirme M. Lefebvre. « On ne parle pas de 99,99999 %, mais de 100 %, c’est incroyable. Aussi, le fait que nos applications soient dans le nuage plutôt que sur place n’entraîne aucune incidence négative. De plus, nous consacrions environ 12 000 dollars l’an à la maintenance de notre centre de données, sans compter les augmentations de capacité, les travaux électriques, le remplacement des disques durs et bien d’autres coûts. Nous dépensons moins que cela pour tout ce que nous offre Azure. Une puissance de calcul supérieure, des exigences de maintenance réduites, une fiabilité hors pair… Pour nous, c’est mission accomplie. »

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