4 דרכים לשיפור עבודת הצוות באמצעות תוכנת אינטרא-נט


כל מנהל פרוייקט חייב ללמוד כיצד הוא יוכל לעזור לצוותים שלו לעמוד ביעדים כאשר עומסי העבודה מושכים אותם לעשרות כיוונים שונים. במקרים מסוימים, התהליך עשוי להצריך עבודה עם מנהלי פרוייקטים אחרים כדי לתעדף פרוייקטים, או עזרה לחברי הצוות לשמור על הסדר גם כשהעבודה מצטברת. והוא עשוי לדרוש ממך לספק לחברי הצוות, שנמצאים לעתים בערים שונות – או אף במדינות שונות – את הכלים הדרושים לשיתוף פעולה אפקטיבי. בעוד שהכישורים הדרושים לתעדוף פרוייקטים מגיעים לרוב מניסיון אישי, קיימת תוכנת אינטרא-נט שבעזרתה תוכל לאפשר לצוותים לשמור על הסדר ולעבוד יחד וכן לנהל תקשורת יעילה עם אנשים בודדים ועם צוותים.

מן הסתם, קיימים הבדלים בין מגוון תוכנות פורטל האינטרא-נט, וכעת נבחן ארבעה כלים שיש לחפש בפתרון אינטרא-נט.

ניהול מידע

כדי שכולם יהיו מעודכנים, הצוות שלך חייב לדעת מי אחראי על עבודה מסוימת, ומתי. בנוסף, תצטרך לספק לצוות מידע לגבי יצירת קשר עם חברי צוות אחרים, גישה למסמכים או דפי אינטרנט חשובים (בייחוד אם הם מוגנים באמצעות סיסמה או ממוקמים בשרתי אחסון זמני), יכולת לפרסם הכרזות חשובות או תזכורות וכן הלאה. כתוצאה מכך, עליך לחפש אינטרא-נט ארגוני שמאפשר לך ליצור בצורה חלקה דפי צוות שתוכל להתאים אישית לפי צרכיך. כך תוכל לאחסן ולשתף מידע חשוב במיקום מרכזי.

none

כיצד שיתוף פעולה המבוסס על הענן מעודד חדשנות

חברת IDG ערכה סקר בקרב ארגונים כדי לגלות כיצד הם משתמשים בפתרונות שיתוף פעולה בענן, ובאילו יעדים הוא עוזר להם לעמוד

קבל את הדוח בחינם

ספריות

בראש ובראשונה, תוכנת שיתוף פעולה צריכה להקל על חברי הצוות שלך לעבוד יחד. בחר פתרון שמאפשר לך לספק לכולם גישה לאותם קבצים, מסמכים, תמונות, הערות פגישה ועוד. הודות לעוצמה ליצור ספריות מסמכים עם שמות בעלי משמעות עבור הפרוייקט והצוות, כולם יכולים למצוא את המידע העדכני ביותר לגבי הפרוייקט, לסקור איטראציות קודמות של התוצרים, לעיין בתמונות הנוכחיות, לרענן את הזיכרון בנוגע לדרישות הפרוייקט ועוד.

כלים שיתופיים

פורטל אינטרא-נט של העובדים צריך לאפשר לחברי הצוות ליצור שטחים שבהם ניתן לשתף ולנהל מידע – ולעבוד יחד על קבצים. לשם כך, חפש תוכנת שיתוף פעולה שכוללת תכונות כגון דיונים משורשרים וסקרים שיכולים להקל על העובדים לתכנן פגישות ו/או לקבל החלטות, לוחות שנה משותפים, רשימות של פעילויות ושטחי פגישות שבהם ניתן לאחסן את כל הערות הפגישה, המסמכים, סדרי היום ועוד. בדומה לשטחי פגישות, פתרון אינטרא-נט עם כלי שטח עבודה יכול לאפשר לחברי צוות ספציפיים, כגון מעצב גרפי וקופירייטר, לעבוד על אותו קובץ בו-זמנית – מבלי להחליף זה את עבודתו של זה – ובכך לשפר את הפרודוקטיביות.

שילוב עם כלים קיימים

גם כאשר תוכנת פורטל אינטרא-נט מתחייבת לשפר את מאמצי הפרודוקטיביות ושיתוף הפעולה, אם קשה להשתמש בה או אם היא מחייבת החלפה של כלים קיימים (כגון כלי עיבוד תמלילים, גליונות אלקטרוניים, עיצוב גרפי ו/או דואר אלקטרוני), ייתכן שיקשה עליך לשכנע את הצוות שלך להשתמש בה. כדי להשיג את רמת הפרודוקטיביות והארגון הדרושה, חפש פתרון אינטרא-נט שמשתלב היטב עם הכלים שהצוות שלך כבר משתמש בהם. הארגון שלך לא יצטרך לרכוש תוכניות יקרות (שעלולות להיות פחות יעילות), והצוות שלך לא יצטרך לעבור עקומת למידה תלולה.

תוכנת שיתוף פעולה צריכה להיות פשוטה וחלקה ולאפשר התאמה אישית – כדי לספק לך ולצוות שלך את הכלים הדרושים לעבודה משותפת הן כמכלול והן בקבוצות קטנות יותר. בעת בחירת פתרון שמאפשר לך לארגן את הקבצים שלך בדרך שלך ולהשתמש בכלים הקיימים וכן מספק כלים שיתופיים שמקלים על חברי הצוות לעבוד על קבצים בו-זמנית, לשתף מסמכים ומידע ולעקוב אחד דיונים חשובים, תשיג את המטרה האולטימטיבית של כל מנהל פרוייקט – צוות מאורגן ופרודוקטיבי.

מוצרים קשורים

מחשב נישא מסוג Surface שמוצג בו Word

תחילת העבודה עם Office 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו