5 תכונות של תוכנה לניהול פרוייקטים שהצוות שלך לא משתמש בהן


החל בתבניות מוכללות וכלים מוכרים לתזמון, וכלה בשיתוף פעולה מיידי וגישה קלה במגוון מכשירים - אין זה סוד כי התוכנה הנכונה לניהול פרוייקטים יכולה להגביר את הפרודוקטיביות מבחינתם של מנהלי פרוייקטים (PMs) והצוותים שלהם - ולאפשר ביצוע מהיר וקל יותר של פרוייקטים. אולם האם ארגונים מתעלמים מכמה מהכלים המוכרים פחות הזמינים להם?

על-פי מחקר שנערך לאחרונה, הכלים הפופולריים ביותר לתכנון פרוייקטים כוללים שיתוף קבצים, מעקב אחר זמנים, שילוב דואר אלקטרוני ותרשימי גנט. זה לא מפתיע. אולם באילו כלים מועילים ארגונים ישתמשו הכי פחות? מעניין לציין שהכלים צ'אט וידאו, צ'אט בזמן אמת, שילוב מדיה חברתית וגישה ניידת הם הכלים הנשכחים ביותר מבין התוכנות לניהול פרוייקטים. אך לאחר שציינו שתקשורת היא ההיבט החשוב ביותר לניהול מוצלח של פרוייקטים, האם מנהלי הפרוייקטים מחמיצים מכרה זהב? הנה מבט מקרוב בחמישה משאבים לא מנוצלים ועצות המתארות כיצד הם יכולים לעזור בביצוע קל ויעיל יותר של פרוייקטים:

1 ו- 2. צ'אט וידאו/צ'אט בזמן אמת - בחירה של תוכנה לניהול פרוייקטים עם כלי תקשורת משולבים מאפשרת לחברי הצוות בפרוייקט לשתף פעולה באמצעות קול, וידאו או צ'אט מתוך הפרוייקט. כמה זה חשוב להצלחת הצוות? דוח שהוגש על-ידי Project Management Institute‏ (PMI) גילה כי אחת הסיבות העיקריות לכשלים בפרוייקטים שהחברות מדווחות עליה היא תקשורת ירודה. היכולת לתקשר בזמן אמת עם חברי צוות שנמצאים בהמשך המסדרון או מעברו השני של כדור הארץ באמצעות כלים שנועדו לשדר את השיחות החשובות שלך במהירות ובצורה מאובטחת היא המפתח להצלחתו של פרוייקט.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 סודות לסביבת עבודה מחוברת

האופן שבו אנו עובדים יחד השתנה באופן דרמטי בשנים האחרונות. למד כיצד להדביק את הקצב בסביבה עסקית שמשתנה ללא הרף.

קבל את הספר האלקטרוני

3. שילוב מדיה חברתית - מדיה חברתית היא הרבה מעבר לעדכונים ב- Facebook וציוץ הטרנדים החדשים - כיום היא משפרת את רמת התקשורת בין צוותים ובין בעלי עניין בפרוייקטים. מחקר גילה כי השימוש במדיה חברתית מאפשר "שיחות חולין", אשר בתורן "תומכות בהיכרות המאפשרת יחסי קרבה ויוצרת סביבה מטפחת, תומכת, שיתופית ובוטחת יותר". אם כך, מדוע לא לנצל את היתרונות הללו ולעזור להניע פרוייקט מצליח? השימוש בתוכנה בעלת יכולות חברתיות ארגוניות כגון הזנות חדשותיות ייעודיות ב- Yammer, יכול לסייע ביצירת תקשורת עם עמיתים בזמן אמת לגבי פרטים בפרוייקט.

4. גישה ניידת - השימוש בתוכנה שהנה זמינה ב- Windows, ב- iOS וב- Android חשוב מאוד משום שהוא מבטיח שכל אחד יכול לעדכן פעילויות במכשיר לבחירתו ולהציג צירי זמן ודוחות תוך כדי תנועה. בהתחשב בכך שהתכונה 'מעקב אחר זמנים' צוינה כרכיב החשוב ביותר לניהול מוצלח של פרוייקטים, חשוב למצוא פתרון המאפשר לחברי הצוות לשלוח עדכונים כשהם בדרכים. ערכים משופרים של זמנים ופעילויות מעניקים למנהלי פרוייקטים ניראות מיידית ומאפשרים להם לקבל החלטות מושכלות מהר יותר.

5. הגדרות ידידותיות לנותני חסות - בין הפרוייקטים המסומנים כפרוייקטים "בעלי ביצועים גבוהים", יותר מ- 80% נעזרו בנותני חסות באופן פעיל. מחקרים גילו שוב ושוב כי התמיכה שמעניק נותן חסות מנהלי לפרוייקט מתחילתו ועד סופו היא קריטית להצלחה. על אף שנותן חסות לא יהיה חלק מהפעילויות היומיומיות, עליו לקבל גישה מספקת שתאפשר לו להעניק תמיכה לצוות בעת הצורך על-ידי התעדכנות בהתקדמות הפרוייקט וביתרונות שלו - והירתמות למענו בכל הזדמנות אפשרית. עם זאת, חשוב להיעזר בתוכנה שמאפשרת למשרד ניהול הפרוייקט (PMO) או לנותן החסות שלך לנהל הגדרות לניהול תיק הפרוייקטים של הארגון (PPM) ללא צורך בסיוע נוסף.

כאשר יותר ויותר צוותים עובדים מרחוק, אפילו ברחבי העולם, מיומנויות התקשורת וניהול הזמנים חשובות יותר מתמיד. גישה לכלים המאפשרים לבעלי עניין לנהל תוך כדי תנועה ולשתף את העדכונים, השיחות וצירי הזמנים העדכניים ביותר של פרוייקטים במהירות באמצעות אתר פרוייקט ייעודי - מאפשרת לכולם להיות מחוברים ומעודכנים. קבל מידע נוסף וגלה כיצד להשיג ניראות רבה יותר של ביצועי הפרוייקט, וכן להפחית תקציבים, להגביר את החיסכון ועוד.

מוצרים קשורים

מחשב נישא מסוג Surface שמוצג בו Word

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו