5 כלים לניהול פרוייקטים שחוסכים זמן, כסף ואנרגיה


ניהול פרוייקט בסביבה הסוערת של ארגון שמשתנה ללא הרף מהווה משימה מרתיעה. בימינו, עובד המשרד הממוצע חייב להתמודד עם כמות עצומה של מועדי יעד, פגישות, דואר אלקטרוני ופעילויות – כך שאין לו את הזמן או היכולת להקדיש את מלוא הכישורים שלו לך ולפרוייקט שלך. למרבה המזל, אתה יכול להקל עליו. כדי להבטיח את הצלחת הפרוייקט, בין אם אתה מנהל אותו עבור לקוח או עבור בעל עניין בתוך הארגון, עיין בחמשת הכלים הבאים לניהול פרוייקטים, שיחסכו לך זמן, כסף ואנרגיה.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 סודות לסביבת עבודה מחוברת

האופן שבו אנו עובדים יחד השתנה באופן דרמטי בשנים האחרונות. למד כיצד להדביק את הקצב בסביבה עסקית שמשתנה ללא הרף.

קבל את הספר האלקטרוני

תרשימי גנט ולוחות Scrum

בעידן של תוכן אינסופי, שבו כמויות עצומות של מילים מתחרות על תשומת הלב המוגבלת שלנו, פריט חזותי פשוט יכול להיות מלהיב ואפקטיבי מאוד. תרשימי גנט משתמשים בפסים אופקיים בסיסיים כדי להציג שלבים והתקדמות בפרוייקט. במבט מהיר, חברי הצוות יוכלו לראות איזו עבודה מתבצעת כעת (או איזו עבודה אמורה להתבצע) ומתי תידרש עבודה מצדם. בנוסף, הם יוכלו לראות כמה זמן צפוי להימשך כל שלב.

לוחות Scrum פועלים באופן דומה ומתאימים מאוד לפרוייקטים בעלי ציר זמן נוקשה פחות שכוללים כמה צוותים. הלוח מציג שלבים שונים בפרוייקט – תכנון, ביצוע וכן הלאה – וסמנים עבור כל צוות. עם השלמת השלבים והתקדמות בפרוייקט, הצוותים יכולים להזיז את הסמנים שלהם ברחבי הלוח. הודות לכך, כל הגורמים המעורבים יכולים לראות את התמונה הגדולה ואת מיקומם בתוכה.

הקצאות של פעילויות

קל להסכים לבצע פעולה, אך הרבה יותר קשה לזכור לבצע אותה. בייחוד כאשר נדמה שכל הודעה כוללת בקשה חדשה. כאן נכנס לתמונה כלי מקוון עבור הקצאות של פעילויות. האחראים להשלמת חלק כלשהו של פרוייקט – בין אם מדובר בעיצוב סמל חברה או בחישוב הנתונים האחרונים – יכולים להיכנס ולראות בקלות מה עליהם לעשות. בהתאם להגדרות שלהם, הם יקבלו גם הודעות בדואר אלקטרוני לגבי מועדי היעד הקרובים.

מנהלי הפרוייקט יכולים לעקוב אחר הצוות שלהם ולוודא שכל הפעילויות מתבצעות בזמן, מבלי לגלול בשרשורים ארוכים של דואר אלקטרוני. כך ניתן להימנע מעיכובים יקרים ומתסכולים מיותרים.

הקצאת משאבים

בסביבה של סוכנות, קיימת חשיבות רבה להקצאת משאבים. מנהלי הפרוייקטים זקוקים לכלי אפקטיבי לצורך תזמון ומעקב אחר שעות עבור כל חברי הצוות כדי למנוע הקצאת יתר, החמצת מועדי יעד ולקוחות לא מרוצים. אך ארגון מסוג זה אינו חייב להיות מוגבל לתחום ה"יצירתי". גם במשרד, היכולת לקבל תמונה ברורה של זמינות חברי הצוות יכולה לסייע מאוד.

בקש מראש מחברי הצוות שלך להעריך, במידת האפשר, את זמינותם במהלך הפרוייקט. בקש מהם לסמן ימים שבהם הם יהיו בחופשה, ימים שבהם הם לא יוכלו להקדיש זמן לעבודה עקב פגישות וימים שבהם יש להם מועדי יעד אחרים. אם תקבל מושג לגבי הזמינות על בסיס שעה, תוכל ליצור מועדי יעד ריאליסטיים. כלי מקוון להקצאת משאבים מקל עליך ועל חברי הצוות לעקוב אחר השעות בפועל לעומת ההערכות ולבצע שינויים בהתאם, כדי לאפשר זרימות עבודה חלקות יותר בעתיד.

כלי משוב

אנשים שונים מפרשים את המושג "משוב" בדרכים שונות – חלקם מציעים בקשות עריכה נוקשות ומעשיות, וחלקם מספקים תיאורים עמומים של תחושותיהם ותגובותיהם. לעתים, בעלי עניין שונים יציגו דעות מנוגדות. כתוצאה מכך, קשה לאדם שמקבל את המשוב לדעת כיצד עליו להמשיך. למי עליו להקשיב?

כלי משוב מאפשרים לבעלי העניין להצביע עבור גירסאות שונות של התוצרים ולדרג אותן, כך שקל יותר לקבוצה לספק הכוונה מלוכדת בצורה הוגנת. אם דעתו של אדם כלשהו חשובה יותר – מכיוון שהוא מומחה בתחום הרלוונטי, לדוגמה – תוכל להחשיב את הצבעתו כשתי הצבעות.

דוחות מוכנים לשימוש

דוחות התקדמות ותחקירים לאחר ביצוע הם חלק חיוני של כל פרוייקט – והם אינם חייבים בהכרח לדרוש זמן רב. במקום להקדיש שעות רבות ליצירת דוח מותאם אישית, בחר דוח מוכן לשימוש. פשוט הזן את הנתונים הרלוונטיים ואפשר לתוכנית ליצור את העיצוב המתאים ואת התצוגות החזותיות המתאימות של הנתונים.

כך שתוכל להתחיל לתכנן את הפרוייקט הבא שלך מוקדם יותר.

מוצרים קשורים

מחשב נישא מסוג Surface שמוצג בו Word

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו