6 דרכים לשיפור יעילותן של הפגישות הווירטואליות


מתי בפעם האחרונה קיימת פגישה פנים אל פנים? בוא נודה על האמת: פגישות העבודה בעידן של ימינו הופכות להיות יותר ויותר אלקטרוניות. על אף שפגישות מקוונות או וירטואליות יכולות להיות נוחות, הן גם פוגעות בנטילת האחריות של המשתתף משום שהן עלולות להשאיר מקום להסחות דעת של המשתתפים. כאשר דעתם של אנשים מוסחת, הם מאבדים את הריכוז בפגישה ונדרש זמן רב יותר לחזרות.

כדי שהפגישות שלך - ולוח הזמנים שלך - יעמדו ביעדים, שקול להיעזר ב- 6 העצות הללו ולשנות את השגרה שלך מן היסוד.

1. פעולה לסדר יום—בין שהמשתתפים בפגישה נמצאים באותו בניין או פזורים ברחבי העולם, חשוב לעדכן את כולם. על אף שהצעות רשמיות לסדר יום אולי פחות נהוגות מפעם, יש להחזיר עטרה ליושנה. כלול את נושאי הפגישה בגוף ההזמנה או הודעת הדואר האלקטרוני של לוח השנה 24-48 שעות לפני המועד שהוקצה לפגישה. כך תהיה לכל הצדדים הזדמנות לתאם ציפיות בנוגע ליעדי הפגישה. וכן - אם אתה הנמען של סדר יום לפגישה, קרא אותו! גם אם אתה מכיר את הפרוייקט או את הנושאים לדיון, אתה עשוי לגלות מידע חשוב בנוגע להיבטים או החששות השונים ותמיד כדאי להיות בעניינים.

none

המדריך האולטימטיבי לפגישות

למד כיצד ליצור את הפגישות הטובות ביותר עבור הארגון שלך, בצורה יעילה ואפקטיבית.

קבל את הספר האלקטרוני

2. הכנה מבעוד מועד—בין שהפגישה שלך כוללת סדר יום מוגדר או לא, ודא שאתה יודע מה היעדים שלך. לפני הפגישה, רשום הערות או פרטי רקע שאולי תזדקק להם כחומר עיון, וכן שאלות במידה וישנן. הכנה מראש של רשימה או נקודות לדיון ימנעו את הלחץ הכרוך במחשבה על שאלות בזמן הפגישה עצמה ויאפשרו לך להיות מעורב בדיון שמתנהל. הרגש בנוח לשרבט שאלות לגבי סדר היום אם יש סדר יום, או להכין מסמך הערות לפני המועד ולציין בראש המסמך יעדים ראשוניים או מחשבות נוספות. לא משנה באיזה סגנון תיעזר כדי להתכונן, נוהל ההכנה מראש יבטיח שתזכור את סדר היום שלך ביום הפגישה.

3. פתרון בעיות טכניות—בין שזוהי הפגישה הווירטואלית הראשונה או המיליון שלך, עליך לוודא שאתה יודע כיצד להשתמש בטכנולוגיה. בדוק כיצד לחייג וודא שהרמקולים שלך תקינים. אם אתה צריך אינטרנט כדי לגשת לשיחת הוועידה, להודעת הדואר האלקטרוני (הקשורה לפגישה) או להערות שלך, בדוק את חיבור ה- Wi-Fi! התסכול הראשוני מתחיל להצטבר בדרך כלל כאשר אדם אחד צריך עוד דקה כדי לגשת לקו של שיחת הוועידה. אל תהיה אותו אדם - היכנס לחדר הישיבות מוקדם יותר וחייג. גם אם אתה מגדיר את הטלפון שלך למצב 'השתק' עד שהאנשים האחרים מצטרפים, אתה יכול לפחות להתמקד בתוכן של השיחה במקום להגיע לשם מלכתחילה.

4. שיתוף מעיד על אכפתיות—אם אתה מעיין במידע שמצורפים אליו פריטים חזותיים או נתונים סטטיסטיים או אם אתה מפנה למסמכים חיצוניים, ודא שכולם יכולים לעקוב אחריך. הגדר שיתוף מסך כדי שתוכל להפנות את תשומת הלב של הקהל למקום מסוים ולוודא שכולם מעודכנים. שלב זה עשוי לסייע במניעת שאלות מסוג "רגע! איפה אתה?" וכן "רגע, אני צריך להגיע לעמוד הנכון". שיתוף המסך שלך מונע את הצורך בהשהיות וברגעים של בלבול. זכור: אם אתה משתף את המסך שלך, הקפד לכבות את כל תוכניות או התראות הדואר האלקטרוני, הטלפון או העברת ההודעות כדי למנוע הודעות שעלולות לגרום לאי נוחות.

5. ישירות—אחד האתגרים הטמונים בפגישות מקוונות הוא לדעת מי עומד לדבר או מי צריך להתערב בשיחה. על סמך המשתתפים בפגישה ומגוון סוגי האישיות שלהם, פגישות וירטואליות עשויות להיראות כך: החל מפגישה שבה כולם מדברים עם כולם וכלה בפגישה שבה יש השהיות ארוכות לאחר שמישהו מסיים לדבר. כדי למנוע ערב רב של קולות לא ברורים או זמן אוויר ריק, יש לנסח את השאלות בצורה ספציפית למשתתפי הפגישה האחרים. אם אנשים עובדים יחד או מסתמכים על שלבים אחרים בתהליך כדי להתקדם, אל תחשוש לשאול אותם באופן ספציפי אם יש להם מה להוסיף או אם יש להם שאלות נוספות. אם תנהל את השיחה באופן ישיר, אתה גם תנצל את זמן הפגישה בצורה מרבית וגם תאפשר לכולם להתבטא.

6. סגנון אישיות—פגישות מקוונות, טלפוניות או וירטואליות יכולות להיות מייגעות - אינך יכול "לקרוא" תגובות של אנשים או לבדוק אם הם אכן עוקבים אחר הפגישה משום שאין לך שפת גוף להסתמך עליה. על מנת שלא לאבד את תשומת הלב של אנשים, היעזר באישיות שלך. נסה להרשים כפי שהיית עושה בפגישה פנים אל פנים - או יותר נכון, בהתאם לצורך שמתגלה בפגישה. אנרגיה גבוהה תסקרן את הקהל שלך ותגרום לו להיות מרוכז בנושאים הנידונים. הם לא ירצו לאבד את הריכוז, בפרט אם אתה מורגל לשאול אנשים ישירות כיצד הם מגיבים לנקודה מסוימת. כאשר כולם מעורבים בפגישה, הנקודות לדיון בפגישה יטופלו במהירות וכך תכסה היקף גדול יותר של חומר בפחות זמן.

תבנית הפגישה אינה חשובה, אין צורך לתעות במרחבים הווירטואליים. אם תהיה מוכן מראש, תסקרן את העמיתים שלך ותגרום להם להיות מעורבים, הפגישות שלך יהיו ברורות ואתה תשיג את היעדים שהצבת לעצמך.

האם הארגון שלך ידידותי לבני דור ה- Y? ענה על השאלון.

מוצרים קשורים

מחשב נישא מסוג Surface שמוצג בו Word

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו