אחסון דואר אלקטרוני בארכיון – 5 סיבות לכך שזו התכונה הטובה ביותר של דואר אלקטרוני שאתה לא משתמש בה


ללא קשר לסוג העבודה שלך, סביר להניח שאתה שולח הודעות דואר אלקטרוני רבות מדי יום. זוהי דרך נוחה ומהירה לתקשורת עם עמיתים, לקוחות, חברים ובני משפחה. מן הסתם, דואר אלקטרוני הוא כלי תקשורת פופולרי מאוד עבור חברות – בין היתר, הודות ליכולתו לתעד שיחות ולשמש כמאגר מידע הניתן לחיפוש.

למעשה, מחקרים מציינים ש- 75% מהקניין הרוחני של ארגונים נמצא במערכות דואר אלקטרוני והעברת הודעות. לפיכך, חשוב להגן על הנתונים הללו, ולא לשלוח אותם לתיקיית הזבל. עם זאת, שמירת כמות מידע גדולה כל כך עלולה ליצור עומס על שרתי האחסון של החברה.

none

קדם את הדואר האלקטרוני שלך לרמה עסקית

דואר אלקטרוני מתארח ברמה עסקית, אשר כרוך בתשלום, מציע תכונות אבטחה מתקדמות וקלות שימוש שאינך מקבל עם שירותי דואר אלקטרוני בחינם

הורד את הספר האלקטרוני בחינם

אז מהו הפתרון הטוב ביותר?

אחסון דואר אלקטרוני בארכיון אינו כלי חדש. הוא קיים כבר שנים – אז מדוע חברות רבות אינן משתמשות בו? הנה חמישה יתרונות לשימוש בפתרון לאחסון דואר אלקטרוני בארכיון:

  • שטח אחסון. כאשר נתוני דואר אלקטרוני מאוחסנים בשרתים חיים, ביצועי השרת עלולים להיפגע מאוד עקב העומס. האפשרויות האחרות הן מחיקת הודעות הדואר האלקטרוני – אך זו אינה אפשרות חכמה, מכיון שכך קיים סיכוי לאובדן נתונים חשובים לצמיתות – או אחסונן במקום אחר. אחסון דואר אלקטרוני בארכיון משתמש באפשרות השניה ומעביר את הנתונים לסביבת ענן מאובטחת או לשרת מאוחסן מחוץ למשרד. חלק מהפתרונות משתמשים ביכולות מתקדמות של דחיסה ו/או ביטול כפילויות כדי לצמצם את שטח הדיסק הנדרש בארכיון – לעתים, ב- 50% או יותר.
  • שחזור. בהתאם לפתרונות הגיבוי שכבר נמצאים ברשותך, אחסון דואר אלקטרוני בארכיון יכול לזרז את התהליך כאשר יש צורך בשחזור הנתונים. הסיבה לכך היא שנתונים שמאוחסנים בארכיון תופסים פחות מקום. בנוסף, ניתן לבצע שחזור של הודעות דואר אלקטרוני שאינן מאוחסנות בארכיון בצורה קלה ומהירה יותר, מכיוון שקיים פחות עומס נתונים על שרת הדואר.
  • אבטחה. למרות שהודעות הדואר האלקטרוני "נעלמות" ומאוחסנות במקום אחר, אין הדבר אומר שהן אינן זוכות לרמת ההגנה שקיימת עבור הודעות הדואר האלקטרוני בסביבה החיה של תיבת הדואר הנכנס. באמצעות הפתרון המתאים לאחסון דואר אלקטרוני בארכיון, הנתונים שלך נשמרים ומוגנים לצמיתות, עם גיבוי נתונים רציף ויכולות מעולות של שחזור מאסונות. לקבלת השירות הטוב ביותר, חפש ספק שמציע מהימנות, זמינות וביצועים עם התחייבות לזמן פעולה תקינה של 99.9% והסכם רמת שירות בגיבוי פיננסי.
  • פרודוקטיביות. כאשר השרתים החיים שלך נתונים לעומס רב עקב כמויות עצומות של נתוני דואר אלקטרוני, קשה מאוד לחפש הודעת דואר אלקטרוני מסוימת או נושא מסוים. בנוסף, הודות לוויתור על מיכסות של תיבות דואר אלקטרוני ולהגדרת אחסון אוטומטי של דואר אלקטרוני בארכיון, העובדים אינם צריכים עוד לבזבז זמן על מחיקת הודעות דואר אלקטרוני או העברתן לקבצי PST, כפי שהם נהגו לעשות קודם לכן. ולבסוף, כאשר אתה מספק לעובדים את היכולת לגשת בקלות לנתוני דואר אלקטרוני שנמצאים בארכיון או בגיבוי, הכוח עובר לידיים שלהם – כך שהם לא יצטרכו לפנות למחלקת ה- IT לצורך ביצוע פעולה זו.
  • תאימות. רוב התעשיות דורשות מארגונים לשמור רשומות עסקיות – ומכיוון שהודעות דואר אלקטרוני מכילות לעתים קרובות רשומות כאלו, חל איסור על מחיקתן. בתעשיות מסוימות, כגון שירותי בריאות, שירותים פיננסיים, תעשיית התרופות ותעשיית האנרגיה, קיימות תקנות מחמירות יותר לגבי הרשומות העסקיות שיש לשמור.

כאשר אתה שוקל לקנות פתרון לאחסון דואר אלקטרוני בארכיון, הקפד לבצע מחקר לגבי הספקים השונים ולבחור ספק שמציע פתרון ידידותי למשתמש שמאפשר לך לשמור על שליטה וכן תואם לסטנדרטים גבוהים של אבטחה ומהימנות.

מוצרים קשורים

מחשב נישא מסוג Surface שמוצג בו Word

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו