שימוש בניתוח זמן ודואר אלקטרוני כדי להגביר את היעילות


הודעות דואר אלקטרוני יוצאות מתיבת הדואר הנכנס

שטף בלתי פוסק של הודעות דואר אלקטרוני עלול להפוך במהירות רשימת משימות הניתנת לניהול לסיוט שגוזל יום שלם. עשרות (או מאות) ההודעות לא מאפשרות לך להתמקד, מגבירות את רמות הלחץ ובאופן כללי מהוות מכשול בזרימת העבודה האידיאלית שלך. אם לא תיזהר - ולעתים גם אם אתה נזהר - דואר אלקטרוני עלול להפוך למשרה מלאה נוספת.

אין צורך לומר שלא ניתן לקיים תוהו ובוהו כזה. למרבה המזל, ישנם כלי ניתוח אישיים שיכולים לספק לך תובנות בנוגע ללוח הזמנים היומיומי שלך ולהרגלי הדואר האלקטרוני שלך. אתה יכול להשתמש בתובנות הללו כדי ליצור אסטרטגיה, להתארגן מחדש ולהגדיר מגבלות אשר יחסכו לך זמן רב.

קדם את הדואר האלקטרוני שלך לרמה עסקית

דואר אלקטרוני מתארח ברמה עסקית, אשר כרוך בתשלום, מציע תכונות אבטחה מתקדמות וקלות שימוש שאינך מקבל עם שירותי דואר אלקטרוני בחינם

הורד את הספר האלקטרוני בחינם

הכר את תיבת הדואר הנכנס שלך

העובד הממוצע בתחום הידע מבלה 28% מיומו בדואר אלקטרוני - ואתה? כמה זמן אתה מקדיש לקריאה לעומת כתיבה? ומהם שיעורי הקריאה שלך וזמני התגובה שלך? האם אתה מקיים תקשורת יעילה עם העמיתים ועם העמיתים שלך לעבודה?

זוהי רשימת שאלות ארוכה - אולם ניתוח של דואר אלקטרוני יכול לספק לך תשובות מועילות. נאמר שאתה בוחן לעומק את האינטראקציות שלך עם לקוח מסוים. אתה מגלה שהשעות הארוכות שאתה משקיע בניסוח מחושב של עדכונים רגילים הולכות לאיבוד, מכיוון שהלקוח שלך אפילו לא פותח את הודעות הדואר האלקטרוני שלך. מה הלקח? כנראה שעדיף להגביל את עצמך לנקודות חשובות - ולהעביר אותן דרך ערוץ אחר.

לחלופין, אולי תגלה שזמן התגובה הממוצע של הודעות דואר אלקטרוני שנשלחות לאחר השעה 15:00 הוא גבוה. ידע זה מאפשר לך ליצור חלונות דואר אלקטרוני מדויקים כדי להגביר את היעילות בצורה מרבית. ככל שתקדיש פחות זמן למעקב אחר ההודעות שלך שלא נקראו, כך מצבך יהיה טוב יותר.

נהל את לוח הזמנים שלך

צג מחשב שמציג מיפוי לוח זמנים

משבצות זמן פנויות נדירות בימינו. על אף שהן נחוצות - הודעות דואר אלקטרוני, פגישות ושיחות טלפון לרוב מפריעות. וכשאתה מרגיש שאתה מאבד את השליטה במקום להיות ממוקד, אתה עלול להתקשות בביצוע העבודה החשובה באמת. מה הפתרון לכך? הנח לניתוח הזמן לעזור לך להיפטר ממקרים סמויים של חוסר יעילות.

ניתוח זמן מאפשר לך לראות במהירות באיזו תדירות אתה חווה תקופות בלתי מופרעות של זמן עבודה, כמה זמן אתה עובד מחוץ לשעות העסקים הרגילות, כמה פגישות אתה מנהל בשבוע - והרשימה עוד ארוכה. ברגע שאתה רואה את התמונה המלאה, אתה יכול לקבל החלטות בנוגע להרגלי העבודה שלך בקנה מידה רחב יותר.

גילית שקטע הזמן הממוצע הפנוי שלך נמשך חצי שעה בלבד? הקדש שעתיים בלוח השנה שלך מדי יום לעבודה בפועל. הבהר לעמיתיך לעבודה שחשוב לך לא לעזוב את שולחן העבודה שלך במהלך השעתיים הללו. אם אתה מקבל בקשה לפגישה במהלך הזמן שהקצית, בדוק אם יש אפשרות לקבוע מועד חדש. ואם אתה מאמין שהנוכחות שלך אינה באמת חיונית, אל תחשוש לדחות אותה.

אתה יכול ליישם את אותה תוכנית בדיוק בנוגע למענה להודעות הדואר האלקטרוני שלך. מדי יום, בחר שני קטעי זמן קצרים, אולי למשך 30 דקות, כדי להגיב להודעות שהצטברו. שוב, הוסף שני קטעים אלה ללוח השנה שלך כדי שעמיתיך לעבודה ידעו שאתה עסוק.

החזר לעצמך את השליטה על יום העבודה

כדי למטב את יום העבודה שלך, נצל כלים אחרים של ניתוח אישי. תובנות בנוגע לרשת, למשל, מאפשרות לך לעקוב אחר אנשי הקשר שלך. עם מי אתה יוצר קשר בתדירות הגבוהה ביותר? ועם מי אתה מסתכן באובדן קשר? גישה למידע זה יכולה לעזור לך לשמור על קשרים ולמנוע מפרוייקטים בסדר עדיפות נמוך יותר ליפול בין הכיסאות.

בדומה, תכונת איכות פגישה יכולה לספק תובנות שעוזרות לך להבין מדוע פגישות מסוימות אינן יעילות כפי שהן היו אמורות להיות. יש לך יותר מדי משימות? יש לך יותר מדי זמן פנוי? אין לך מספיק זמן? אולי תגלה שפגישת מעקב שבועית אינה נחוצה כלל.

היתרונות והחסרונות

ארגון של תיבת הדואר הנכנס

במשרד של ימינו, הדואר האלקטרוני תופס חלק ניכר, וזה לא עומד להשתנות. מה שכן יכול להשתנות זה אופן הניהול שלו - והאופן שבו אתה מנהל את יומך. השתמש בניתוח אישי כדי לארגן מחדש את הזמן שלך ואת העבודה שלך ביתר יעילות. שינויים קטנים יכולים להיות בעלי השפעה ניכרת.

מוצרים קשורים

מחשב נישא מסוג Surface שמוצג בו Word

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו