מדריך למנהלי פרוייקטים שמסביר כיצד לתכנן פרוייקט מושלם


להיות מנהל פרוייקט דומה לתפקיד של להטוטן שמעיף כמה צלחות באוויר בו זמנית - לא פשוט. תובעים ממך דרישות שמכלות את זמנך, עליך לעקוב אחר אנשים מסוימים, מפעילים עליך לחץ לבצע כמות מסוימת של עבודה בפרק זמן שנראה קצר בצורה בלתי רגילה וכן הלאה.

אולם מדובר גם בתפקיד חשוב שיכול לתרום ערך רב לחברה שלך. למעשה, על-פי מחקר שנערך על-ידי PricewaterhouseCoopers, יותר מ- 60% מהכשלים בפרוייקטים קשורים לבעיות פנימיות, כגון משאבים לא מספיקים או תאריכי יעד שלא עמדו בהם - כלומר, מצבים שמנהל פרוייקט יכול לעזור למנוע.

כמו כן, זוהי תעשייה מתפתחת, מכיוון שיותר ויותר חברות מכירות בחשיבותו של ניהול פרוייקטים יציב וטוב. באופן ספציפי, מחקר נפרד שנערך על-ידי Project Management Institute העריך כי כ- 16 מיליון תפקידים חדשים של ניהול פרוייקטים ייווצרו ברחבי העולם בין השנים 2010 עד 2020 וכי התעשייה תצמח ב- 6.61 טריליון דולר. עם זאת, ניהול פרוייקטים הוא אחריות אדירה, ללא קשר למעסיק. בין שאתה מנהל פרוייקטים רשמי או פשוט עומד בראש פרוייקט, שבע העצות הבאות אמורות לעזור לך להתמצא היטב ולהוביל את הפרוייקט שלך להצלחה.

עצה מס' 1: הצב יעדים ברורים עבור הפרוייקט

הבט בתמונה המלאה וקבע מה אתה מעוניין להשיג בעזרת הפרוייקט. אם לקוח או בעל עניין חיצוני מעורב בפרוייקט, מקורות חיצוניים ודאי יעזרו לך לקבוע את היעדים. להלן יעדי העל שעליך לקחת בחשבון:

  • למנוע התגנבות (זחילת) תכולה, כלומר למנוע צמיחה של היקף הפרוייקט.
  • שמירה על תקציב נתון.
  • השלמת כל ההיבטים של הפרוייקט.
  • אספקת עבודה איכותית.
  • השלמת העבודה בזמן.
  • אבטחת המשאבים הנכונים מראש.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 סודות לסביבת עבודה מחוברת

האופן שבו אנו עובדים יחד השתנה באופן דרמטי בשנים האחרונות. למד כיצד להדביק את הקצב בסביבה עסקית שמשתנה ללא הרף.

קבל את הספר האלקטרוני

עצה מס' 2: תאם ציפיות מראש

כולם צריכים להיות מעודכנים כדי להבטיח את הצלחת הפרוייקט. הבהר מראש מהן הציפיות שלך כראש הפרוייקט ובקש מאחרים לומר מה הציפיות שלהם. זהו שלב חשוב בהגדרה של כל פרוייקט. ציפיות אלה צריכות לכלול דרכים ספציפיות שבהן הצוות שלך יכול להשיג את היעדים שכבר הצבת. כמו כן, כדאי לכלול את הפרטים הבאים:

  • רשימת מוצרים מוגמרים ותאריך יעד.
  • תכולת העבודה.
  • הגדרת תפקידים ותחומי אחריות.
  • תהליך שאלות ותשובות.
  • תוכנית תקשורת, כולל התדירות שבה אתה מתכונן ליצור קשר עם בעלי עניין/לקוחות.

עצה מס' 3: ציון סיכונים פוטנציאליים ואופן ניהולם במקרה של אסונות

בוא נודה על האמת - גם אם תכננת הכל עד לפרט האחרון, הבלתי צפוי עדיין יכול להתרחש. אז מה אמור מנהל פרוייקט טוב לעשות? להתכונן למקרה בלתי צפוי, כמובן! ודאי שלא תוכל לצפות את האסון המדויק אשר יקרה בפרוייקט שלך - כל דבר יכול לקרות, החל ממזג אוויר רע, סערה פוליטית או תקלות טכניות - אולם עדיין תוכל להפחית את ההשפעה הפוטנציאלית של אסונות על-ידי ניהול סיכונים.

עצה מס' 4: צמצם את מספר הפגישות

מחקר שנערך על-ידי Verizon Conferencing גילה כי 22% בלבד מהפגישות נחשבות לפגישות "פרודוקטיביות במיוחד" ו- 44% בלבד מהפגישות נחשבות לפגישות "פרודוקטיביות מאוד". במילים אחרות, 34% מהפגישות הן פרודוקטיביות במידה או כלל לא פרודוקטיביות. ברור שפגישות הן חלק חיוני בתכנון הפרוייקט, אולם רצוי באמת לשקול אם פגישה מסוימת היא השימוש הטוב ביותר של הזמן שלך או שאולי דואר אלקטרוני או צורה אחרת של תקשורת - למשל תוכנה לניהול פרוייקטים, המאפשרת לך לשתף קבצים, להקצות פעילויות ולהחליף רעיונות מבלי להיפגש - יכולים לעשות את העבודה באותה מידה. ככל שתקדיש זמן רב יותר לפגישות כך תקדיש פחות זמן לתוצר המוגמר. קח זאת בחשבון לפני שתשלח הזמנה נוספת לפגישה.

עצה מס' 5: תכנן את פגישת ההתחלה המושלמת

אפרופו פגישות, פגישת ההתחלה נותנת את הטון עבור הפרוייקט כולו. כאשר אתה מתכנן פגישה זו, הקפד לעמוד בסטנדרטים הבאים:

  • הזמן את האנשים הנכונים וודא שהשחקנים המרכזיים יכולים להשתתף.
  • צור סדר יום מפורט וציין מה תכלול הפגישה. כך יכולים כולם להתעדכן בפעילות ולהבין את מטרת הפגישה.
  • קבע אם זו יכולה להיות פגישה מקוונת או אם היא צריכה להתקיים פנים אל פנים. זה ישתנה לפי קנה המידה של הפרוייקט, עבודה עם לקוח חדש - כן או לא, התקציב שהוקצה לפרוייקט וכו'. זכור שפגישות פנים אל פנים הן לרוב קשות יותר לתכנון - ויקרות יותר, בפרט אם הן כרוכות בנסיעות.
  • קבע מועד מחדש אם השחקנים המרכזיים לא יכולים להשתתף - אין טעם לקיים פגישה בלעדיהם. לרוב תצטרך לקיים פגישה נוספת לצורך עדכון או קבלת משוב.
  • לפני שאתה יוצר את סדר היום, ודא שאתה מבין את הטעם לקיום הפגישה ויודע איזה מידע אתה מעוניין שייקחו אתם האנשים שהשתתפו בה.

עצה מס' 6: קבל דיווחים לכל אורך הפרוייקט

הדרך היחידה לדעת אם הפרוייקט עומד בזמנים היא לקבל דוחות בצורה עקבית. לרוב ניתן להשיג זאת באמצעות תוכנית תוכנה לניהול פרוייקטים שברשותך. הדוחות עוזרים לך למדוד את היעילות של הקצאת המשאבים ולהבטיח שאתה עומד בזמנים מבחינת השגת יעדי התקציב ותאריכי היעד שלך.

עצה מס' 7: השג את הכלים הנכונים

על אף שישנם כלים רבים לניהול פרוייקטים בשוק, לא כולם בעלי אותו ערך. קבע מהם הצרכים שלך והשווה בין המוצרים שמעניינים אותך. לכל הפחות, הקפד לבחור כלי שמאפשר לך לבצע את הפעולות הבאות:

  • לארגן ולקשר פעילויות כדי ליצור צירי זמן ותוכניות.
  • לשתף תובנות שעוזרות לך להבהיר טוב יותר מהי מידת ההתקדמות.
  • הבן במהירות כיצד להשתמש בממשק.
  • התאם אישית את התוכנית כך שתענה לצרכים של הצוות שלך.

על אף שהשאיפה להיות מנהל פרוייקט מדהים היא משימה לא פשוטה, היא עדיין אפשרית. אתה פשוט זקוק לכישורים, לידע ולכלים הנכונים כדי לבצע את העבודה ולהשיג את התוצאות הנכונות.

מוצרים קשורים

מחשב נישא מסוג Surface שמוצג בו Word

תחילת העבודה עם Office 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו