4 módszer a tökéletes csapatmunkához intranetes szoftverhez


Minden projektvezetőnek meg kellett tanulnia, hogyan tarthatja csapata fókuszát a kijelölt célokon, amikor azt a megannyi részfeladat miatt könnyű elveszíteni. Ilyenkor gyakran kell együttműködni más projektvezetőkkel az egyes projektek fontossági sorrendjének meghatározásához, segíteni a csapattagok a növekvő munkaterhek mellett a rendszerezettség megtartásában, vagy ellátni a más városokban, államokban, országokban élő munkatársakat a hatékony együttműködés eszközeivel. A projektrangsorolási képességek elsajátítása idő és gyakorlat kérdése, de addig is számíthat az intranetes szoftverekre, amelyekkel nem csak rendszerezettséget és jó együttműködési feltételeket biztosíthat csapatának, de egyénekkel és a csapataival is hatékonyan kommunikálhat.

Mivel az intranetes szoftverek sem egyformák, érdemes az alábbi 4 fontos funkciót szem előtt tartani.

Információkezelés

Az összehangolt munka fontos feltétele, hogy mindenki tisztában legyen azzal, melyik feladatnak ki a megbízottja és az ütemezése. Emellett tájékoztatni kell a csapattagokat arról, hogyan léphetnek kapcsolatba egymással, hogyan érhetik el a fontos weboldalakat vagy dokumentumokat (főleg, ha jelszóval védettek, vagy átmeneti kiszolgálón találhatók meg), és hogyan oszthatók meg fontos bejelentések, bejegyzések vagy emlékeztetők. Olyan céges intranetes megoldást érdemes tehát választani, amelyben egyszerűen létrehozhatók – és testreszabhatók – csapatweboldalak. Így a fontos adatok egyetlen központi helyen tárolhatók és oszthatók meg.

none

Az innováció elősegítése felhőalapú együttműködéssel

Az IDG szervezetek körében felmérést végzett a felhőalapú együttműködési megoldások használatáról és arról, hogy milyen célok megvalósításában tudnak segítséget nyújtani ezek a megoldások.

Az ingyenes e-könyv letöltése (angol nyelven)

Tárak

Az együttműködési szoftver legfontosabb jellemzője, hogy hozzájárul a gördülékeny csapatmunkához. Olyan megoldásban gondolkodjon tehát, amely mindenkinek ugyanazon fájlokhoz, dokumentumokhoz, képekhez, értekezlet-feljegyzésekhez és egyebekhez biztosít hozzáférést. Ha lehetősége van dokumentumtárakat létrehozni, majd azokat a projekt és a csapat szempontjából informatív címkékkel ellátni, akkor – többek között – mindenki elérheti a legfrissebb projektadatokat, megnézheti a korábbi, ismétlődő projektcélkitűzéseket, átnézheti az aktuális grafikai anyagokat, ellenőrizheti a projektkövetelményeket.

Együttműködési eszközök

Egy alkalmazottaknak készült intranetes portál jó esetben lehetőséget ad a csapattagoknak olyan munkaterület létrehozására, ahol megoszthatják és kezelhetik az adatokat, és együtt dolgozhatnak fájlokon. Ezt szem előtt tartva olyan együttműködési szoftvert érdemes választani, amelyben elérhetők – többek közt – hozzászólásláncok, kérdőívek (amelyek megkönnyítik az értekezlet-összehívást és a döntéshozatalt), megosztott naptárak, feladatlisták és tárgyalók, illetve ahol minden értekezlet-feljegyzés, dokumentum és ütemterv tárolható. A tárgyalókhoz hasonlóan a közös munkaterületet biztosító intranetes megoldások lehetővé teszik az egyes csapattagok – például egy grafikus és egy szövegíró – számára, hogy egy helyen, egy fájlon dolgozzanak közösen anélkül, hogy felülírnák egymás munkáját, és mindez sokat javíthat a hatékonyságon.

Integráció meglévő eszközökkel

Függetlenül attól, hogy egy intranetportálbeli szoftver milyen hatékonyságnövelő és együttműködést segítő funkciókkal kecsegtet, ha a használata bonyolult, vagy ha miatta le kellene cserélni a korábbi eszközöket (például a szövegszerkesztőt, a táblázatkezelőt, a grafikai szoftvert és a levelezőprogramot), akkor a csapat nem fogja támogatni a váltást. A megfelelő hatékonysági és szervezettségi szint eléréséhez olyan intranetes megoldást szerezzen be, amely kompatibilis a csapat által használt meglévő eszközökkel. Ha így tesz, a szervezetet megkíméli költséges – és feltehetően kevésbé hatékony – programok beszerzésétől, és a csapatát sem terheli a betanítás nehézségeivel.

Ha együttműködési szoftvert keres, egyszerű, gördülékeny és testreszabható megoldásra törekedjen, amellyel a teljes csapat vagy kisebb csoportok is hatékonyan tudnak együtt dolgozni. Ha olyan megoldást választ, amellyel saját igényei szerint rendszerezheti fájljait, használhatja meglévő eszközeit, egyidejű közös munkavégzésre alkalmas együttműködési eszközöket biztosít, dokumentumokat és információt oszthat meg, és nyomon követhet fontos beszélgetéseket, akkor elérheti a minden projektvezető által megálmodott célt: csapata szervezett és hatékony lesz.

Kapcsolódó termékek

surface laptop a worddel

Az Office 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás