5 projektkezelési funkció, amelyet az Ön csapata nem használ


Beépített sablonok, praktikus ütemezési eszközök, azonnali együttműködés és elérés több eszközről – nem titok, hogy a megfelelő projektkezelő szoftver képes növelni a projektvezetők és a csapataik termelékenységét, mely nagyban hozzájárulhat a projektek gyors és zökkenőmentes lebonyolításához. De megfeledkeznek-e a szervezetek a kevésbé nyilvánvaló potenciális eszközökről?

Egy friss kutatás szerint a legnépszerűbb projekttervezési eszközök a fájlmegosztás, az időbeosztás nyilvántartása, a levelezés integrációja és a Gantt-diagramok. Ez aligha meglepő. De milyen hasznos eszközöket használnak ki a szervezetek a legkevésbé? Érdekes módon a videoképes csevegés, a valós idejű csevegés, a közösségi média integrálása és a mobileszközről való elérés a projektkezelő szoftverek elfeledett képességei közé tartoznak. Mindeközben a kommunikációt a sikeres projektvezetés legfontosabb tényezőjeként tartjuk számon – elképzelhető vajon, hogy a projektvezetők kiaknázatlanul hagyják ezeket a lehetőségeket? Tekintsük át alaposabban ezt az öt ki nem használt lehetőséget, és hogy miként segíthetnek a projektek könnyebb és hatékonyabb végrehajtásában:

1. és 2. Videoképes és valós idejű csevegés – A kommunikációs eszközöket beépítve tartalmazó projektkezelő szoftver választása lehetővé teszi a projektcsapatok tagjainak, hogy együttműködjenek hangos, videoképes vagy szöveges csevegéssel a projekten belül. Mennyire fontos ez a csapat sikeréhez? A Project Management Institute (PMI) a cégek beszámolói alapján feltárta, hogy a projektek sikertelenségének egyik legfőbb oka a hiányos kommunikáció. A projektek sikerének kulcsa az a képesség, hogy a fontos beszélgetések gyors és biztonságos átvitelére tervezett eszközöket használva valós időben kommunikáljon a csapattagokkal, akár ugyanazon a folyosón, akár a világ más pontján tartózkodnak.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

A hatékonyan működő munkahely 4 titka

A közös munkavégzés hatalmas változáson esett át az elmúlt évek során. Tudja meg, hogyan tud az élvonalban maradni a folyamatosan változó üzleti közegben.

AZ E-KÖNYV LETÖLTÉSE (angol nyelven)

3. Közösségi média integrálása – A közösségi média ma már nemcsak a Facebook-bejegyzések megosztását és a legújabb trendekről szóló tweeteket jelenti, hanem hatékony módjává vált a csapatok és a projektek érdekeltjei közötti kommunikáció javításának. A kutatások szerint a közösségi média használata „csevegéshez” vezet, mely „megértést és összhangot teremt, és segít egy támogató, együttműködő és bizalomra épülő környezetet kialakítani”. Miért ne használná ki ezeket az előnyöket a projektje sikerességének növeléséhez? A vállalati közösségi szolgáltatásokat nyújtó szoftverek – például a SharePoint-webhelyeken beágyazott különálló Yammer-hírcsatornák – hatékony segítséget nyújthatnak a munkatársak közötti, projektekről szóló valós idejű kommunikáció elősegítésében.

4. Hozzáférés mobileszközről – A Windows, iOS és Android rendszerhez elérhető szoftverek használata fontos szerepet tölt be annak biztosításában, hogy mindenki képes legyen az eszközén frissíteni a feladatok állapotát és megtekinteni az ütemterveket, akár útközben is. Az időbeosztás-nyilvántartást a projektvezetők a sikeres projektkezelés kritikus fontosságú részének tartják, így lényeges olyan megoldást választania, amely lehetővé teszi a csapattagoknak a frissítések útközbeni közzétételét is. A fejlett időkezelési és tevékenység-beviteli funkciók révén a projektvezetők azonnal ráláthatnak a projekt előrehaladására, mely felgyorsítja a megalapozott döntéshozatalt.

5. Szponzorbarát beállítások – A „jól teljesítőként” kategorizált projektek több mint 80%-ának van szponzora, aki aktívan részt vesz a projektben. A kutatások újra és újra arra a következtetésre jutnak, hogy a támogató szponzorok projektkezdéstől befejezésig való részvétele a siker kritikus fontosságú része. A szponzor nem része ugyan a mindennapos munkának, de fontos, hogy elegendő hozzáféréssel rendelkezzen a csapat segítéséhez, amikor szükséges. Ehhez rálátással kell rendelkeznie a projekt előrehaladására és teljesítményére. Emellett fontos, hogy olyan szoftvert használjon, amely lehetővé teszi a projektirányítási irodának vagy szponzornak a projektportfólió-kezelési beállítások felügyeletét minden további segítség nélkül.

Mivel egyre több csapat dolgozik együtt távolról, akár globálisan is, a kommunikációs készségek és az időgazdálkodás kritikusabbak, mint valaha. Ha a csapata hozzáfér olyan eszközökhöz, amelyek lehetővé teszik az érdekelteknek a projekt útközbeni kezelését, a beszélgetést, a projektütemtervek megtekintését, valamint a legutóbbi állapotok megosztását egy kijelölt projektwebhelyen keresztül, az mindenkit összekapcsol és tájékoztat. Tudjon meg többet a projektteljesítménybe való betekintés javításáról, valamint a kiadások csökkentéséről, a megtakarítások növeléséről és más kapcsolódó szempontokról.

Kapcsolódó termékek

surface laptop a worddel

Az Office 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás