6 nem túl nyilvánvaló ok, amely miatt kudarcba fulladhatnak a projekttervek


A rossz projektek drágák. A Project Management Institute (PMI) tanulmánya szerint a szervezetek valójában óriási, 109 millió USD veszteséget könyvelhetnek el a projektekbe és programokba fektetett minden 1 milliárd USD után. És minél nagyobbak a projektek, annál súlyosabb a veszteség. Egy másik iparági jelentés szerint a nagy projektek esetén 10-szer nagyobb a valószínűsége, hogy sikertelenek lesznek, és 2-szer nagyobb a valószínűsége, hogy késni fognak, túllépik a költségvetést, és a kisebb projektekhez viszonyítva fontos funkciók hiányoznak majd belőlük. A kis és közepes méretű projektek feltehetően kevesebb kockázattal járnak, de aki már részt vett ilyenben, tudja, hogy bizonyára ezeknek is megvannak a hátulütői.

Mik állnak tehát ezek mögött a hatalmas és nem túl hatalmas kudarcok mögött? A PMI szerint a projektek sikertelenségének általános okai a prioritások módosításától kezdve (40 százalék) a korlátozott erőforrásokig (20 százalék) terjednek. Projektmenedzserként nem tehet néhányról, másokra azonban befolyása lehet.

Az alábbiakban bemutatunk hat nem túl nyilvánvaló okot, amelyek miatt gyorsan kudarcba fulladhat egy projektterv:

  1. Statikus módszerek: Manapság a projekteknek számos változó része van. Akár a marketing, a HR, az IT, a gyártás vagy más ipari területen dolgozik, az agilitás és rugalmasság hiánya bármely projekt halálos ítélete lehet. A PM Times szerint néhány éve már tendencia az Agile-projektmenedzsment, amely a projektkezelési szoftvermegoldások és -alkalmazások bevezetésével együtt erősödött, és „napjainkban és a jövőben még fontosabb lesz”. A PricewaterhouseCoopers szerint a Scrum a legnépszerűbb (43 százalékkal) Agile keretrendszer az összetett feladatok elvégzéséhez, amelyet a Lean & Test Driven Development (11 százalékkal) és az eXtreme Programming (10 százalékkal) követ. Miközben az Agile-szervezetek bevétele 37 százalékkal gyorsabban nő, és 30 százalékkal nagyobb profitot érnek el, mint a nem Agile-cégek, a cégeknek kevesebb mint egy harmada használ Agile-t rendszeresen.
  2. Alsó kategóriás szoftvermegoldások: Számos cég elköveti azt a hibát, hogy ahelyett, hogy egy jó szoftvermegoldásba fektetne, olyan alsó kategóriás eszközt vásárol, amelyből hiányoznak funkciók. Meglepő módon egyes cégek (23 százalék) egyáltalán nem használnak projektkezelési szoftvert. A nagy teljesítményű cégek (87 százalék) értik a projektkezelési szoftverek által kínált javított hatékonyság és megnövelt funkcionalitás fontosságát. De nem minden szoftver készül egyformán. A sikeres cégek rámutatnak az új projektkezelési szoftver kiválasztásakor legfontosabb jellemzőkre, amelyek a megbízhatóság, az egyszerű integrálhatóság és használat. A jó szoftver problémamentesen működik az egységesen népszerű eszközökön (Office, Office 365, Skype, PowerPoint és SharePoint) keresztül, és vezető felhőalapú projektkezelési szolgáltatásokat kínál a rugalmasság és biztonság nyújtásához, a technikai összetettség csökkentése mellett.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

A hatékonyan működő munkahely 4 titka

A közös munkavégzés hatalmas változáson esett át az elmúlt évek során. Tudja meg, hogyan tud az élvonalban maradni a folyamatosan változó üzleti közegben.

AZ E-KÖNYV LETÖLTÉSE (angol nyelven)
  1. A virtuális csapatok nem hatékony egyeztetése: A távolban, gyakran globálisan, különböző időzónákban és eltérő kultúrában és nyelven dolgozó csapatokkal a kommunikációs képességek és időkezelés minden korábbinál fontosabbá vált. Mindenkinek megkönnyíti a kapcsolattartást és a rendezettséget, ha olyan eszközökhöz férnek hozzá, amelyek lehetővé teszik az érintetteknek, hogy útközben is kezeljék a projektet, megosszák a legutóbbi állapotokat, beszélgetéseket és projektütemterveket egy kijelölt projektwebhelyen keresztül (amilyeneket a jó projektkezelési szoftverek kínálnak).
  2. Gyenge vezetői támogatás: A projekt sikerében nagy szerepe van egy érdekelt és a projektet az elejétől a végéig támogató projektszponzornak. Mégis, háromból kettőnél kevesebb projektben vettek részt aktívan projektszponzorok, hogy iránymutatást adjanak, illetve segítsék a problémák megoldását. Az időhiány gyakran problémát jelent. A projektindító megbeszélést megelőzően tehát a szponzoroknak és projektmenedzsereknek meg kell vitatniuk a kérdéses témákat, többek között az időráfordítást, a jelentéskészítést, az értekezleteket, a felmerülő problémákat stb. Emellett fontos, hogy olyan szoftvert használjon, amely lehetővé teszi a projektirányítási irodának vagy szponzornak a projektmenedzsment beállításainak kezelését minden további segítség nélkül.
  3. Nincs összhang a szervezet céljaival és stratégiáival: A meghatározatlan projektcélok jelentős szerepet játszanak a projektek sikertelenségében. A szervezetek beszámolója szerint átlagban ötből három projekt nincs összhangban a vállalkozás stratégiájával. Kritikus fontosságú megérteni cége fontos stratégiai prioritásait, majd a projekteket megvizsgálva megnézni, hogy összhangban vannak-e egyáltalán a vállalati és részlegszintű stratégiai célokkal. Ez segíthet a projektek prioritásának felállításában és azok befejezésében, amelyek prioritása alacsony vagy nem kapcsolódik az általános stratégiához. Ez nem csak értékes időt, munkát, pénzt és erőforrást takarít meg, de a jó projektek alapjául szolgál, amelyek megszerzik a szükséges végrehajtói támogatást is.
  4. Kommunikációs zavar: A PMI a cégek beszámolói alapján feltárta, hogy a projektek sikertelenségének egyik legfőbb oka a hiányos kommunikáció. A legújabb kutatások szerencsére azt jelzik, hogy a megfelelő projektkezelői szoftver megvásárlása jelentősen javítja a csapatok belső kommunikációját, valamint az ügyfelekkel folytatott kommunikációt is. A projektek sikerének kulcsa az a képesség, hogy a fontos beszélgetések gyors és biztonságos átvitelére tervezett eszközöket használva valós időben kommunikáljon a csapattagokkal, akár ugyanazon a folyosón, akár a világ más pontján tartózkodnak.

Az egyszerű problémáktól az összetett kérdésekig, és ezeken belül bármi jelenthet csapdát a projekt számára, ami súlyos következményekkel járhat. De minden kelepcéből van kiút. Az alulteljesítő szervezetek közel 12-szer több erőforrást pazarolnak a sikertelen projektekre, mint a jól teljesítő cégek, itt az ideje tehát bevezetni az elengedhetetlenül szükséges módosításokat.

surface laptop a worddel

Az Office 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás