A tervezés jövője – online projekttervezés a felhőben


Szinte minden cégnek – akár nagy, akár kicsi – szüksége van projektmenedzsmentre a rendszerezéshez és a rendezettség megtartásához. Cége több projektkezelő eszközt használhat az erőforrások kezeléséhez, a költségek tervezéséhez és felügyeletéhez, a hatékony kommunikációhoz a csapattagokkal és a haladás követéséhez bármely adott projekten. Míg az eszközök némelyike szoftverként telepíthető az egyes hálózati számítógépeken, nagy többségük webalapú – más szóval, a felhőben találhatók. 

A felhőben található projektkezelő eszközök előnyei

Előfordulhat, hogy Ön is azok közé tartozik, akik fenntartással kezelik a „felhőalapú számítógép-használat” kifejezést, de érdemes kis időt rászánnia, és átgondolni, hogy mit is jelent ez valójában. Míg a helyszíni projektkezelő eszközöknek megvan a maguk helye, a felhőalapú szoftverek számtalan előnnyel járnak. Ezek az alábbiak:

  • Alacsonyabb előzetes költség. A helyszíni projektkezelő eszközök használatakor számos egyéb költséggel kell számolnia, beleértve a szoftverlicencek díját, a kiszolgáló hardvert, a támogatási IT-munkatársakat, a hosszas telepítéseket és így tovább. Ezzel szemben a felhőalapú megoldások általában csak havi vagy éves díjfizetéssel járnak.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

A hatékonyan működő munkahely 4 titka

A közös munkavégzés hatalmas változáson esett át az elmúlt évek során. Tudja meg, hogyan tud az élvonalban maradni a folyamatosan változó üzleti közegben.

AZ E-KÖNYV LETÖLTÉSE (angol nyelven)
  • Minden eddiginél biztonságosabb. Számos cégvezető korábbi véleményével szemben a felhő épp olyan mértékű biztonságot nyújt, mint a helyszíni megoldások – annyi különbséggel, hogy nem a cég felügyeli a fizikai kiszolgálókat. Amint a Forbes egyik legutóbbi cikke sugallja, „a felhőalapú számítógép-használat a továbbiakban már nem egymásnak ellentmondó fogalmakat jelent”.
  • Bárhonnan elérhető. Amíg van internetkapcsolata, a projektkezelési szoftverét elérheti a felhőben. Mivel böngészőn keresztül érheti el, a csapattagok a dokumentumokat megtekinthetik, szerkeszthetik és kezelhetik a számítógépeiktől eltérő eszközökön.
  • Összekapcsolt csapat. A felhőalapú megoldással a munkatársak akkor is összetartó csapatnak érezhetik magukat, ha kilométerek választják el őket egymástól. Mivel mindenki percre pontosan megkapja a frissítéseket, egy érintett fél sem marad ki véletlenül a projekttel kapcsolatos beszélgetésből. Emellett a beszélgetések a projekt helyén folytathatók le (e-mail helyett) és tárolhatók jövőbeli referenciaként.
  • Nagyobb hatékonyság. A központi helynek köszönhetően, ahol a projekt minden összesítése, feladata, dokumentuma, hírcsatornája és naptára található, a felhőalapú projektkezelési megoldások időt takaríthatnak meg. Az időmegtakarítással együtt nő a hatékonyság is. A központi hely lehetővé teszi emellett a csapattagoknak a projektdokumentumok elérését valós időben, legyenek bárhol.
  • Valós idejű kommunikáció. A projektkezelési szoftver felhőbeli használatának egyik legnagyobb előnye, hogy amint feltöltötték a projekt munkaterületére, gyorsan visszajelzést lehet adni az adatokkal kapcsolatban. Ez is növeli a hatékonyságot, mivel csökkenti az újra elvégzendő munka mennyiségét.
  • Naprakész, adatokra támaszkodó döntések. A vállalatok szeretnének nyereségessé válni – és nyereségesnek maradni –, ezért fontos, hogy a döntéseket ne pusztán a pillanat hevében hozzák meg. Annak köszönhetően, hogy a felhőalapú szoftverek azonnal frissülnek, a szükséges információk mindig a keze ügyében vannak. Ráadásul a legtöbb eszköz beépített jelentésekkel fog rendelkezni, hogy ellássa az üzlettel kapcsolatos döntések meghozatalához szükséges háttérismeretekkel. 
  • Egyszerűsített IT. Amikor helyszíni projektkezelési szoftvereket használ, általában Ön felel a kiszolgáló karbantartásáért, ami belső IT-személyzet részvételét igényli. A felhőalapú szoftvert viszont a szolgáltató (vagy más erőforrás) tartja karban – ezzel időt takarít meg Önnek, és mentesíti a frissítések és hibák kezelésével kapcsolatos terhek alól, lehetővé téve, hogy projektjei problémamentes futtatására összpontosítson.
  • Azonnali frissítések. A helyszíni szoftverektől eltérően, amelyekhez mindig frissítéseket kell letölteni, valahányszor kiadnak egy új verziót, a felhőalapú eszközök automatikusan frissülnek. Nem kell a teljes alkalmazáscsomag frissítéséért fizetnie vagy megvárni, hogy az IT-csapatának legyen ideje a frissítések végrehajtására. 

Az Önnek legalkalmasabb felhőalapú projektkezelési megoldás keresésének lépései

Az új projektkezelési megoldások használatbavétele sajnos nem olyan egyszerű, mint a helyszíni és online projektkezelési megoldások közötti különbségek megértése. A cége számára legjobb megoldás kiválasztásához meg kell tennie néhány lépést – a végeredmény azonban megéri a befektetett erőfeszítést. Az alábbi lépéseket követve válasszon ki egy jogosult szolgáltatót.

1. lépés: Végezzen igényfelmérést.

Nem fogja meglepetésként érni, de minden cég másmilyen – eltérő méretekkel, különböző célokkal és igényekkel. Ez azt jelenti, hogy a cégének kell pontosan meghatározni, hogy melyik megoldás felel meg neki a legjobban. Ügyeljen arra, hogy a terméket ténylegesen használók is hangot adhassanak a véleményüknek. Vegyen számításba különféle tényezőket, például hogy a projektek bevonnak-e belső alkalmazottakat vagy külső ügyfeleket is, illetve milyen típusú jelentéseket kell futtatnia. Miután feltárta az igényeit, egyszerűen értékelheti a szolgáltatókat az általuk ajánlott szolgáltatások alapján.

2. lépés: Kutatás, kutatás, kutatás.

A szolgáltatók keresésekor fordítson figyelmet az alábbi jellemzőkre:

  • Nagyvállalati szintű megbízhatóság 
  • Csapatok és projektek gyors felvételének képessége
  • A portfólióba gyors betekintést nyújtó jelentéskészítési funkciók
  • Ismerős vagy legalább könnyű navigálást és használatot nyújtó környezet
  • Feladatok megtekintése és végzése egyetlen helyen
  • Ütemezési funkciók, amelyek lehetővé teszik a feladatok hatékony tervezését és kezelését
  • Összefoglaló irányítópultok az adatokra támaszkodó döntésekhez
  • Napi 24 órás támogatás a hét minden napján
  • Folyamatos biztonsági adatmentés, vészhelyreállítás és globálisan redundáns adatközpontok
  • A vállalkozásával együtt növekvő méretezhető megoldás

3. lépés: Próbálja ki.

Ahogyan egy járművet kipróbál, mielőtt megvásárolná, ugyanúgy ki kell próbálnia a projektkezelési megoldást is a bevezetése előtt. A kipróbálás lehetővé teszi, hogy közelebbről szemügyre vegye az eszköz funkcióit, és elképzelje, hogy miként működne az eszköz az Önéhez hasonló helyzetben.

4. lépés: Gondolja át a bevezetés ütemtervét és eljárását.

Ha internetalapú eszközt szeretne használni a projektmenedzsmenthez, nem számít, ha az megegyezik a jelenlegi alkalmazásaival – ez csak a helyszíni megoldásokra vonatkozik. Figyelembe kell azonban vennie, hogy mikor lesz elegendő munkaerő és költségvetés a váltáshoz, majd a kiválasztott szolgáltatóval egyeztetnie kell a megvalósításról.

5. lépés: Megvalósítás és képzés.

Sikeresen bevezetett egy új projektkezelési szoftvermegoldást. Gratulálunk! A munka azonban sajnos még nem teljes. Fontos, hogy biztosítsa alkalmazottainak az új eszköz hatékony használatához szükséges képzést. Állítson be több munkamenetet, hogy mindenki a saját ütemterve szerint dolgozhasson. Ezenkívül hozzon létre gyakorló projekteket, hogy mindenki megismerhesse és kipróbálhassa az eszköz funkcióit, mielőtt élesben használnia kellene.

A felhőbeli projektmenedzsment a jövő útja. Keresse meg az Ön számára megfelelő eszközt – és ne maradjon le.

Kapcsolódó termékek

surface laptop a worddel

Az Office 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás