A projektvezető útmutatója a tökéletes terv megalkotásához


A projektvezető munkája olyan, mint a zsonglőré – egyszerre több labdát dobál a levegőben, és ez nem könnyű feladat. Meglehetősen sűrű az időbeosztása, nyomon kell követnie a csapattagok munkáját, és gyakran lehetetlennek tűnő határidőket kell betartania.

Ugyanakkor nélkülözhetetlen feladatkör, amely rendkívüli értéket képes teremteni a cégben. A PricewaterhouseCoopers tanulmánya szerint a sikertelen projektek 60%-ának hátterében belső problémák állnak, mint például a megfelelő erőforrások hiánya vagy az elmulasztott határidők – ezek elkerülését pedig nagyban segítheti a projektvezető.

A szerepkör továbbá egyre népszerűbb, ahogy egyre több cég ismeri fel a határozott projektvezetés jelentőségét. A Project Management Institute külön tanulmány szerint számokban kifejezve ez azt jelenti, hogy 2010 és 2020 között világszerte 16 millió új projektvezetői pozíció nyílik majd, az iparág pedig 6,61 ezer milliárdos növekedést fog mutatni. Mindezek mellett a projektvezetés óriási felelősség, függetlenül a munkáltató kilététől. Legyen akár hivatalos projektvezető vagy egyszerűen egy projekt irányítója, az alábbi 7 tipp iránymutatóul fog szolgálni, és hozzájárul majd a projekt sikeréhez.

1. tipp: Tűzzön ki egyértelmű célokat

Alkosson átfogó képet a helyzetről, és így határozza meg a projekt célkitűzéseit. Ha a projektben egy ügyfél vagy külső érintett is részt vesz, akkor külső forrásokat mindenképp érdemes felhasználni. Az átfogó célok megalkotásakor az alábbiakra törekedjen:

  • Ne engedje elburjánzani a projektet, azaz maradjon a projekt az eredeti hatókörön belül.
  • Ne lépje túl a költségkeretet.
  • A projekt minden célkitűzése valósuljon meg.
  • Minőségi munkavégzés folyjon.
  • Tartsa be a határidőket.
  • Biztosítsa előre a szükséges erőforrásokat.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

A hatékonyan működő munkahely 4 titka

A közös munkavégzés hatalmas változáson esett át az elmúlt évek során. Tudja meg, hogyan tud az élvonalban maradni a folyamatosan változó üzleti közegben.

AZ E-KÖNYV LETÖLTÉSE (angol nyelven)

2. tipp: Határozza meg előre az elvárásokat

A közreműködők összehangoltan kell, hogy dolgozzanak – így garantálható a projekt sikere. Minden projekt előkészítésének kulcsa, hogy projektvezetőként – a csapattagokat bevonva – világos elvárásokat fogalmazzon meg. Az elvárásoknak tartalmaznia kell a már kitűzött célok magvalósításához szükséges konkrét módszereket. Emellett célszerű meghatározni az alábbiakat:

  • A célkitűzések listáját és a határidőket.
  • A projekt hatókörét.
  • A szerepköröket és a kötelezettségeket.
  • A felmerülő kérdések megvitatásának módját.
  • A kommunikációs tervet, amely tartalmazza az ügyféllel/illetékes felekkel történő kommunikáció gyakoriságát.

3. tipp: Határozza meg a lehetséges problémákat és azok esetleges megoldását

Lássuk be, ha a legapróbb részletekig megterveztünk is mindent, előfordulhatnak váratlan események. Mit tehet ilyenkor egy jó projektvezető? Készít egy tervet a váratlan eseményekre is, természetesen. Nyilvánvalóan nem mindig megjósolható, milyen akadályokba fog ütközni egy projekt. A kedvezőtlen időjárástól a politikai válságokon át a technikai jellegű problémákig bármi felmerülhet, de a kockázatkezelés által csökkenthető ezen események potenciális hatása.

4. tipp: Minimalizálja az értekezletek számát

A Verizon Conferencing tanulmánya szerint az értekezletek csupán 22 százaléka mondható rendkívül hatékonynak és 44 százaléka nagyon hatékonynak. Az értekezletek 34 százaléka tehát csak kis mértékben vagy egyáltalán nem hatékony. Az értekezletek persze nélkülözhetetlenek a projektek során, de érdemes mindig átgondolni, hogy valóban ez-e a legjobb módszer, vagy netán a levelezés vagy más kommunikációs formák – például a projekttervező szoftverek, amelyekkel fájlok is megoszthatók, feladatok oszthatók ki, és ötletek cserélhetnek gazdát – jelentik a célravezetőbb utat. Az értekezleteken töltött minden perc a tényleges munkától veszi el az időt. Ezt érdemes szem előtt tartani, mielőtt új értekezletet hívna össze.

5. tipp: Tervezze meg a tökéletes projektindító értekezletet

Ha már az értekezleteknél tartunk, a projektindító értekezlet adja meg az egész projekt alaphangját. Ennek az értekezletnek a tervezésekor az alábbiakra ügyeljen:

  • A megfelelő embereket hívja meg, és gondoskodjon róla, hogy minden kulcsszereplő részt vegyen.
  • Készítsen részletes napirendet az értekezlet témáiról. Az értekezlet ütemezése és céljai így mindenki számára világosak lesznek.
  • Döntse el, hogy személyes vagy online értekezletre van szükség. Ehhez mérlegelni kell a projekt méretét, az ügyfél kilétét, a költségvetést stb. Ne feledje, hogy a személyes részvételt igénylő értekezletek lebonyolítása körülményesebb és drágább is, főleg ha jelentős útiköltségek merülnek fel.
  • Ha a kulcsszereplők nem tudnak részt venni, ütemezze át az értekezletet, hiszen nélkülük értelmét veszti a megbeszélés. Új értekezletet kell tartani a korábbi hiányzók tájékoztatására és ötleteik meghallgatására.
  • A napirend elkészítése előtt gondolja át az értekezlet célját és azt, hogy milyen információkat szeretne átadni a résztvevőknek.

6. tipp: Támaszkodjon jelentésekre a projekt során

Csak úgy állapítható meg, hogy sínen van-e a projekt, ha rendszeres jelentéseket követel meg. A kockázatkezelés egyik eszköze egy projektvezetői szoftver lehet. A jelentésekből megállapítható az erőforrások felhasználásának hatékonysága, valamint az, hogy tartható-e a költségkeret és a határidők.

7. tipp: A megfelelő eszközökkel dolgozzon

Ugyan számos projektkezelő eszköz található a piacon, de nem egyformák. Döntse el, mire van szüksége, és ez alapján hasonlítsa össze a lehetséges termékeket. A kiválasztott szoftver az alábbi funkciókkal mindenképp rendelkezzen:

  • Feladatok rendszerezése és csatolása idővonalak és tervek létrehozásához.
  • Információk megosztása a projekt előrehaladásának kommunikálására.
  • Átlátható felhasználói felület.
  • A terv testreszabása a csapat igényeihez igazodva.

Kiváló projektvezetővé válni komoly kihívás, de nem lehetetlen. A lényeg tehát, hogy a munka elvégzéséhez és a célok teljesítéséhez szükség van a megfelelő tudásra, módszerekre és eszközökre.

Kapcsolódó termékek

surface laptop a worddel

Az Office 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás