Mit tanulhatnak az alkalmazottak az IT-csapattól, ha jobb online értekezleteket szeretnének tartani?


Mivel egyre több alkalmazott dolgozik otthonról és útközben, a videokonferencia a munkatársak közötti kapcsolattartás megkerülhetetlen eszközévé vált. Az online értekezletek egyre inkább fontos részét képezik a napi üzleti kommunikációnak és együttműködésnek.

Az alkalmazottak az IT-csapattal együttműködve gondoskodhatnak arról, hogy a megfelelő eszközökkel rendelkezzenek a virtuális értekezletekhez, és a legjobbat tudják kihozni a rendelkezésre álló technológiából. Ha segítenek az alkalmazottaknak a video-konferenciahívások sikeres beállításában, azzal az IT-csapat is értékes időt takaríthat meg.

Beállítások ellenőrzése az értekezlet előtt

A hívás előtt az alkalmazottaknak célszerű egyeztetni az informatikai csapattal, hogy rendelkeznek-e a szükséges beépülő modulokkal és a legújabb technológiával. Az értekezlet előtti percekben az alkalmazottaknak maguknak érdemes ellenőrizni az összes kamera és mikrofon működőképességét.

Az elkerülhető lassulások megelőzése

Nem ritka eset, hogy az értekezlet során késedelem tapasztalható, a videó és a kép nincs egymással szinkronban. Ez gyakran hálózati kapcsolódási problémák miatt fordul elő. Ha ezt meg szeretnék akadályozni, az alkalmazottak megkérhetik az IT-csapatot, hogy állítsák be úgy a szolgáltatást, hogy az előnyben részesítse a videokonferenciákra irányuló hálózati adatforgalmat az irodából hívásokat kezdeményező alkalmazottak számára. A kapcsolat a betárcsázások számától függően is lassulhat. Emiatt az alkalmazottaknak csak az igazán fontos résztvevőket célszerű meghívniuk, illetve több résztvevőt egy betárcsázással csatlakozó csoportokba tanácsos szervezniük, amennyiben lehetséges.

none

A legjobb értekezleti útmutató

Az e-könyv bemutatja, hogy hogyan hozhatja létre a lehető legjobb értekezleteket hatásosan és hatékonyan.

AZ E-KÖNYV LETÖLTÉSE (angol nyelven)

Az informatikai háttérismeretek javíthatják az értekezleti élményt

Mivel a mai virtuális konferenciamegoldásokban nagyon sok funkció érhető el, az alkalmazottak sokszor nem tudják, hogy milyen sok lehetőség áll a rendelkezésükre az online értekezletek során. Az informatikai csapat útmutatást adhat az alkalmazottaknak az appon belüli élő csevegőszobák, az együttműködésre szolgáló rajztáblák és a közvetlen fájlmegosztási eszközök használatáról, amelyet az előbbiek aztán felhasználhatnak a következő hívásuk során.

Tipplista létrehozása és megosztása

A siker esélye növelhető úgy is, hogy az alkalmazottak és az IT-csapat közösen összegyűjti azokat a tippeket, amelyek az egész cégben megosztva segíthetnek abban, hogy a virtuális értekezletek a lehető leghatékonyabbak legyenek. Minden szervezet más, és mindegyiküknek megvannak a saját egyedi szempontjaik, az alábbi tippek azonban mindenkinek segítséget nyújthatnak az IT-ellenőrzőlista létrehozásához:

        
  • Külső mikrofon használata esetén előfordulhat, hogy az értekezlet szervezőinek és résztvevőinek módosítaniuk kell az alapértelmezett „beépített hangszolgáltatást”, és a mikrofont kell kiválasztaniuk hangeszközként.
  •     
  • Ha meg szeretnék előzni, hogy a véletlen háttérzajok megzavarják a beszélgetés menetét, és csökkentsék a résztvevők kommunikációjának sebességét, az alkalmazottak megkérhetik a résztvevőket, hogy némítsák el a mikrofonjukat arra az időre, amíg nem ők beszélnek.
  •     
  • Akik képernyőmegosztást terveznek, azoknak célszerű mindent előre beállítani, hogy elkerüljék a meglepetéseket. Ha az értekezlet közben kell a megfelelő lapokat vagy fájlokat megnyitni, az lelassíthatja a hívást, és a megjelenítésben is késedelmet okozhat.

Kapcsolódó termékek

surface laptop a worddel

Az Office 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás