5 hal tambahan yang harus ada dalam obrolan grup kantor Anda


Tidak diragukan lagi, obrolan grup telah mengubah cara kita bekerja. Sekarang kita tidak harus menyusun jadwal secara personal, atau melakukan panggilan konferensi untuk segera mendapatkan jawaban, menyebarkan informasi, atau menggagas ide. Semuanya kini dapat dilakukan melalui obrolan tim yang dapat dilihat dan ditanggapi oleh semua orang secara real-time.

Terkait hal ini, sebagian besar organisasi memiliki aplikasi obrolan grup khusus. Namun, jika hanya menggunakannya untuk berbicara dengan kolega tentang pekerjaan proyek (atau rencana makan siang), Anda melewatkan beberapa fitur hebat yang dapat membantu Anda menjadi lebih produktif dan berinteraksi secara lebih efektif baik ketika sama-sama berada di kantor maupun di bagian dunia lainnya.

Untuk lebih memanfaatkan obrolan grup Anda selanjutnya, cari layanan yang memberikan akses ke berbagai fitur atau add-on, termasuk:

  • Kolaborasi File: Beberapa alat obrolan memungkinkan Anda membuka file dan mengerjakannya dengan orang lain secara real-time. Fitur yang berguna ini membantu memastikan semua ide, perubahan, dan pembaruan ada di satu tempat, juga memberikan peluang kepada anggota obrolan tim untuk meninjau dokumen dan menyetujuinya dari mana saja. Jika seseorang memerlukan waktu tambahan, mereka tentunya dapat mengunduh file, menambahkan perubahan atau komentar, lalu mengunggahnya kembali ke obrolan nanti. Dengan cara ini, semua hal tentang file tersebut akan terkumpul di satu tempat.
none

Panduan utama ke alat berbasis obrolan

Cari tahu 4 persyaratan paling penting untuk alat berbasis obrolan

Dapatkan e-book interaktif gratis (dalam bahasa Inggris)
  • Akses ke Aplikasi: Saat ini, kita semakin banyak menggunakan aplikasi untuk menangani proyek di dalam dan di luar kantor sehingga akan lebih mudah jika aplikasi obrolan grup juga terintegrasi dengan aplikasi yang kita gunakan. Misalnya, jika Anda menggunakan aplikasi pustaka atau repositori file untuk menyimpan dan menata semua dokumen, gambar, video, dan audio terkait proyek di satu tempat, pilihlah layanan obrolan grup yang memungkinkan Anda mengakses aplikasi tersebut langsung dari obrolan. Dengan kemampuan untuk mengirim dokumen dalam jendela obrolan, Anda pun dapat lebih mudah mendiskusikannya.
  • Riwayat Obrolan: Aplikasi obrolan tim yang memungkinkan Anda melihat seluruh riwayat obrolan akan memudahkan pencatatan notula, permintaan dokumen, atau perubahan pada file, serta untuk meninjau setiap peran anggota pada percakapan secara umum. Dengan demikian, akan sangat mudah untuk menjelaskan suatu informasi jika seseorang memerlukannya. Kemudian, jika anggota tim tidak dapat mengikuti obrolan, mereka hanya perlu meninjau riwayat obrolan untuk mengikuti semua perkembangan.
  • Panggilan Grup: Ketika perlu berbicara dan bertatap muka dengan peserta obrolan (tidak hanya melihat desktop dan dokumen mereka), carilah aplikasi obrolan grup yang terintegrasi dengan aplikasi obrolan video favorit Anda. Dengan demikian, Anda dapat langsung melakukan panggilan dari obrolan grup.
  • Penjadwal Rapat: Untuk manajer proyek atau siapa pun yang perlu menjadwalkan rapat, memiliki akses ke aplikasi pengatur jadwal akan memudahkan perencanaan obrolan, panggilan, dan rapat personal. Dengan kemampuan untuk melihat semua kalender tim di satu lokasi, baik dalam obrolan langsung maupun tidak, perencanaan diskusi tindak lanjut akan menjadi lebih mudah.

Aplikasi obrolan tim memungkinkan Anda terhubung dengan orang-orang yang bekerja dengan Anda, baik di kantor yang sama maupun di belahan dunia lainnya. Juga, dengan kemampuan untuk menggunakan fitur bawaan seperti kolaborasi dokumen dan menambahkan aplikasi khusus seperti layanan panggilan, aplikasi ini dapat benar-benar bermanfaat. Cukup pastikan untuk memilih aplikasi obrolan grup dengan bijak, serta gunakan aplikasi dari perusahaan dengan riwayat yang terbukti dan komitmen untuk masa depan. Bagaimanapun juga, Anda pasti tidak ingin memperkenalkan aplikasi obrolan baru kepada tim setiap tahunnya. Jadi, pastikan untuk memilih aplikasi yang selalu tersedia.

Produk terkait

laptop surface menampilkan word

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang