Menemukan fitur layanan email yang tepat bagi kebutuhan bisnis Anda


Layanan email saat ini digunakan hampir untuk semua aktivitas online, seperti berkomunikasi dengan klien serta kolega hingga menyiapkan akun media sosial dan perbelanjaan online. Selain itu, di setiap negara di seluruh dunia, orang-orang terhubung secara virtual ke satu klien email yang memungkinkan gaya hidup modern. Faktanya, berdasarkan studi yang dilakukan oleh The Radicati Group, Inc., tahun 2017, setidaknya setengah dari populasi dunia menggunakan email dan "di akhir 2021, jumlah pengguna email di seluruh dunia akan mencapai lebih dari 4,1 miliar." Ini adalah hal yang menakjubkan dan menunjukkan betapa pentingnya platform email.

Namun, fungsi email kini tidak hanya untuk mengirim dan menerima pesan sederhana. Melalui inovasi yang diciptakan untuk membantu individu dan organisasi berkomunikasi secara lebih efisien dan efektif, email telah berkembang untuk mencakup berbagai peralatan yang dapat benar-benar meningkatkan cara Anda bekerja. Tentu saja, tidak setiap bisnis perlu mengakses semua alat yang tersedia sehingga solusi ini terbagi menjadi "dasar" dan "tingkat lanjut" untuk membantu menentukan tipe klien email mana yang paling tepat. Mari kita lihat.

none

Tingkatkan email Anda ke kelas bisnis sekarang

Email kelas bisnis berbayar yang dihosting menawarkan fitur keamanan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan yang tidak disediakan oleh layanan email gratis

Unduh eBook gratis (dalam bahasa Inggris)

Fitur Dasar

Sebagian besar layanan email menyediakan beberapa fitur dasar yang memungkinkan Anda mengelola dan menyusun email secara efisien, seperti:

  • Balasan Otomatis: Dengan mengaktifkan pengiriman pesan otomatis kepada siapa pun yang menghubungi melalui email, fitur ini memudahkan Anda memberi tahu orang lain ketika sedang tidak berada di kantor, tentang waktu kembali ke kantor, dan siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada.
  • Menerapkan Aturan: Aturan adalah tindakan yang dapat diterapkan secara otomatis ke pesan masuk dan/atau keluar. Aturan ini memungkinkan Anda memilih hal yang dapat memicu suatu aturan beserta tindakan yang harus dilakukan saat aturan tersebut terpicu. Sebagai contoh, jika Anda ingin semua pesan dari bos masuk ke folder khusus, Anda dapat melakukannya dengan menetapkan suatu aturan. Atau, jika ingin langsung menghapus pesan berisi "daftar hari ini" dalam subjeknya, Anda dapat membuat aturan yang akan melakukan tindakan tersebut.
  • Folder: Sebagian besar layanan email menawarkan beberapa tipe fitur pengelolaan, seperti folder, yang memungkinkan pesan disusun dan disimpan secara manual berdasarkan cara yang paling tepat untuk Anda. Sebagai contoh, jika sedang mengerjakan "Project X," Anda dapat membuat folder berjudul "Project X" dan memindahkan semua pesan yang berhubungan dengannya secara manual ke folder tersebut sehingga memudahkan penyimpanan rekaman komunikasi yang terkait dengan proyek tersebut. Atau, jika sedang meneliti harga produk yang diperlukan perusahaan, Anda dapat membuat folder untuk semua pesan dan menghitung estimasi yang akan diterima di hari itu, kemudian menyimpannya di satu tempat yang mudah.

Fitur Tambahan dengan Layanan Email Perusahaan

Tentu saja, saat Anda memerlukan kemampuan untuk melakukan hal lebih dari yang diberikan fitur dasar, email perusahaan dapat menjadi solusinya. Meskipun setiap klien email memang berbeda, beberapa tipe fitur yang dapat Anda temukan dalam solusi perusahaan di antaranya adalah:

  • Komunikasi dan Penyimpanan Email yang Aman: Dengan enkripsi dan berbagai jenis fitur keamanan tingkat lanjut, banyak solusi email perusahaan mampu menjaga keamanan pesan Anda baik saat disimpan di perangkat maupun dalam kotak masuk.
  • Kalender Bersama: Dengan kalender bersama, Anda dapat mengetahui jadwal seseorang (atau seluruh tim) sehingga memudahkan pembuatan jadwal rapat, serta acara grup lainnya, di waktu yang paling sesuai untuk semua orang. Kalender bersama juga dapat menjadi cara yang tepat untuk memberi tahu orang lain bahwa Anda sedang berada di luar kantor. Cukup tambahkan item kalender untuk cuti Anda dan blok waktu yang sesuai sehingga semua orang yang memiliki akses ke kalender tersebut dapat mengetahui kapan Anda akan pergi.
  • Kirim Pesan ke Beberapa Orang Menggunakan Satu Alias Email: Beberapa layanan email memudahkan pengiriman pesan sekaligus ke semua orang yang bekerja sama dengan Anda pada proyek tertentu, cukup menggunakan satu nama. Jadi, misalnya Anda bekerja dengan 10 orang pada suatu proyek, Anda dapat memasukkan 10 orang tersebut ke satu grup dengan nama "Tim Proyek X" dan mengirim pesan ke 10 orang tersebut kapan saja dengan mengirim email ke "Tim Proyek X" yang akan memudahkan aktivitas berbagi file dan memberikan informasi terbaru kepada semua orang.
  • Penyimpanan Email: Pengarsipan pesan email perusahaan adalah hal yang penting untuk mematuhi peraturan industri dan pemerintah serta standar tata kelola perusahaan Anda sendiri. Untungnya, sebagian besar solusi email memberikan kemampuan untuk mengatur kebijakan penyimpanan sendiri sehingga Anda dapat mengarsipkan hal-hal yang diperlukan sampai kapan pun Anda membutuhkannya.

Layanan email gratis memiliki keuntungannya sendiri, dan jika Anda merupakan pemilik bisnis mandiri, layanan ini mungkin adalah opsi yang tepat untuk memulai. Namun, jika Anda menjalankan perusahaan dengan puluhan karyawan atau harus mematuhi peraturan industri atau pemerintah, atau memerlukan kemampuan lebih dari mengirim dan menerima pesan, solusi email perusahaan merupakan pilihan terbaik karena menyediakan alat untuk bekerja, berkembang, dan membangun bisnis dalam cara yang tepat.

Produk terkait

laptop surface menampilkan word

Mulai menggunakan Office 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang