Mudahnya mengelola tim jarak jauh dengan alat kolaborasi ini


Jika Anda berpikir bahwa bekerja dari jarak jauh selalu menjadi aktivitas yang digemari, Anda benar. Faktanya, "di A.S., 60 persen perusahaan menawarkan metode kerja jarak jauh; jumlah ini meningkat dari hanya 20 persen di tahun 1996," menurut Bloomberg, yang juga menjadi tren populer di India, Indonesia, dan Meksiko. Artinya, Anda mungkin telah bekerja dengan tim jarak jauh atau sedang dalam proses mempekerjakan staf jarak jauh pertama Anda. Mengelola tim virtual (dan menjadi bagian darinya) memiliki keistimewaannya sendiri, dan membutuhkan kepercayaan penuh bagi semua orang.

none

6 tipe umum pekerja jarak jauh

Karyawan yang bekerja dari jarak jauh memiliki beragam kebutuhan, pelajari cara untuk mendukung mereka

Dapatkan eBook gratis (dalam bahasa Inggris)

Tentu saja, kepercayaan mungkin adalah bagian tersulit dalam memimpin tim virtual, dan kepercayaan adalah sesuatu yang harus Anda "rasakan." Untungnya, terdapat alat kepemimpinan dan beragam teknologi yang dapat membantu Anda mengembangkan hubungan dengan rekan kerja dan bawahan langsung, yang pada akhirnya dapat membantu Anda mengembangkan hubungan kerja yang mudah dan lancar, rasa hormat yang mendalam, dan rasa saling percaya. Empat alat efektif untuk mengelola tim jarak jauh mencakup:

  • Panggilan Video: Email adalah alat yang tepat untuk menyampaikan informasi tentang proyek yang nantinya perlu dirujuk oleh grup Anda, mengirimkan catatan singkat tentang rapat mendatang atau PTO, dll. Akan tetapi, untuk bertukar pikiran, meninjau kinerja karyawan, atau kapan pun Anda harus bersikap persuasif, bertatap muka adalah cara yang jauh lebih baik sehingga panggilan video akan dibutuhkan dalam hal ini. Pada akhirnya, panggilan video memungkinkan seseorang untuk menghubungi orang lain, memahami kepribadian dan suasana hati masing-masing, serta merasakan situasi dan intonasi. Fitur ini memudahkan Anda berbagi ide, berbicara tentang hal serius, dan menyampaikan pendapat.
  • Obrolan/Pesan Instan: Saat memimpin tim virtual, Anda tidak mungkin melakukan berbagai hal secara spontan seperti ketika berada di kantor. Namun, dengan klien obrolan, Anda masih dapat melakukan percakapan singkat dan cepat; hanya suasana dan tempatnya yang berbeda. Lebih baiknya lagi, jika Anda ingin menggagas ide dengan lebih dari satu orang secara bersamaan, hampir semua klien obrolan memungkinkan Anda melakukannya sehingga ide dan masalah dapat ditangani dengan mudah di mana saja.
  • Ruang Kerja Bersama: Baik mengelola tim global maupun hanya bekerja dengan beberapa orang di sekitar kota, akan sangat mungkin bahwa suatu saat Anda harus berkolaborasi pada presentasi, hasil untuk klien, atau proses dan dokumen internal Anda sendiri. Tentu saja semuanya dapat dilakukan dengan email, tetapi kerancuan versi dapat mengacaukan segalanya sehingga muncullah ruang kerja bersama. Dengan menyediakan satu lokasi terpusat bagi semua orang dalam grup untuk mengerjakan file yang sama secara real-time serta melihat pekerjaan yang dilakukan orang lain, kerancuan versi akan dapat dikontrol dan proses pembuatan pun menjadi lebih mudah.
  • Daftar Tugas Virtual Bersama: Ketika bekerja dengan tim virtual di berbagai zona waktu, sulit untuk memastikan bahwa semua orang mendapatkan informasi terbaru tentang proyek yang sedang dikerjakan bersama. Namun, dengan daftar tugas virtual, tim Anda (atau anggota yang dipilih) dapat melihat semua tugas dan statusnya sehingga memudahkan proses berbagi pekerjaan dan/atau penyampaian informasi terbaru kepada semua orang. Selain itu, beberapa aplikasi yang menyertakan daftar tugas virtual juga memberikan opsi untuk melampirkan file yang akan dikerjakan, mengerjakan file tersebut bersama-sama, bahkan berbagi catatan tentang file tersebut dan membahasnya tanpa harus menggunakan aplikasi lain sehingga kerja sama menjadi mudah meskipun jadwal setiap orang berbeda-beda.

Siapa pun yang mengawasi tim global dan/atau tenaga kerja virtual pasti pernah merasakan sulitnya menangani manajemen jarak jauh. Namun, dengan meningkatnya tren bekerja dari jarak jauh, ada baiknya Anda mulai menerapkan teknologi yang diperlukan untuk menciptakan pengalaman kolaboratif, mengembangkan hubungan pribadi, dan menghasilkan proyek yang hebat. Untungnya, teknologi tersebut kini sudah tersedia sehingga Anda hanya memerlukan solusi yang tepat bagi karyawan dan organisasi Anda.

laptop surface menampilkan word

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang