Le caratteristiche ideali di una chat di gruppo aziendale


Le chat di gruppo hanno indubbiamente trasformato il nostro modo di lavorare. Non è più necessario pianificare chiamate personali o teleconferenze per ottenere risposte immediate alle domande, divulgare informazioni o sviluppare nuove idee in collaborazione. Al contrario, possiamo fare tutto questo in una chat di gruppo visibile a tutti e scambiare risposte in tempo reale.

A questo punto, la maggior parte delle organizzazioni avrà già qualche tipo di app per chat di gruppo, ma se vengono usate solo per comunicare con i colleghi su un progetto o un piano di lancio, significa che alcune funzionalità avanzate per aumentare la produttività e per stabilire interazioni più significative, sia nello stesso ufficio che in tutto il mondo, non vengono ancora sfruttate.

Per trarre il massimo vantaggio dalle chat di gruppo, occorre un servizio che offra l'accesso a un'ampia gamma di funzionalità o componenti aggiuntivi, ad esempio:

  • Collaborazione ai file: alcuni programmi per chattare offrono funzionalità per aprire effettivamente i file e collaborare con altre persone in tempo reale. Queste funzionalità utili assicurano che tutte le idee, le modifiche e gli aggiornamenti vengano incorporati e offre a chiunque partecipi alla chat di gruppo la possibilità di rivedere i documenti e approvarli al momento. Ovviamente, se qualcuno ha bisogno di più tempo, può scaricare il file, apportare modifiche o commenti e quindi ricaricarlo nella chat in seguito. In questo modo, tutte le comunicazioni su un file vengono archiviate in un unico posto.
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  • Accesso alle app: sempre più spesso usiamo le app per gestire i progetti in ufficio e fuori sede, per cui è opportuno scegliere un'app per chat di gruppo che si integri anche con le altre app di uso quotidiano. Se ad esempio usi un repository di file o un'app di raccolte che consente di archiviare e organizzare tutti i documenti, le immagini, i video e l'audio di un progetto in un unico spazio, scegli un servizio di chat di gruppo che ti permetta di accedere a questa app direttamente dalla chat. Avendo la possibilità di inserire i documenti direttamente nella finestra della chat, sarà più facile discuterne.
  • Cronologia della chat: le app per chat di gruppo che consentono di visualizzare l'intera cronologia della chat semplificano la registrazione di note delle riunioni, richieste di documenti o modifiche apportate a un file, e più in generale permettono di rivedere chi ha aggiunto cosa alla conversazione. In questo modo, con un semplice clic del mouse chiunque potrà fare chiarezza sulla discussione. E se qualcuno non riesce a partecipare alla chat, non dovrà fare altro che controllarne la cronologia per mettersi subito al passo.
  • Chiamate di gruppo: nei casi in cui sia necessario parlare e vedere i partecipanti della chat dal vivo (non solo tramite desktop o documenti), scegli un'app per chat di gruppo che si integra con la tua app di videochat preferita. In questo modo, puoi avviare una chiamata direttamente dalla chat di gruppo.
  • Pianificazione delle riunioni: per i project manager o chiunque abbia la necessità di organizzare riunioni, l'accesso a un'apposita app può semplificare la pianificazione di chat, chiamate e riunioni di persona. Con la possibilità di vedere tutti i calendari del team in un'unica posizione, sia che si partecipi a una live chat o meno, è facile pianificare discussioni di follow-up.

Le app per chat di gruppo consentono di entrare in contatto con tutti i colleghi, sia nello stesso edificio che nel resto del mondo. E risultano ancora più utili se offrono la possibilità di usare funzionalità integrate, come la collaborazione ai documenti, e di aggiungere le app necessarie, come i servizi per le chiamate di gruppo. È importante che l'app per chat di gruppo venga scelta con oculatezza e che venga offerta da un'azienda con una tradizione consolidata e un impegno per il futuro. Dopo tutto, non è consigliabile introdurre una nuova app per chat ogni anno, quindi assicurati di sceglierne una destinata a durare nel tempo.

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