6 consigli per un online meeting chiaro ed efficace


Quando è stata l'ultima volta che hai partecipato a una riunione di persona? Ammettiamolo: gli incontri lavorativi stanno diventando sempre più elettronici. Pur essendo comode, le riunioni online o virtuali  riducono la responsabilità dei partecipanti, offrendo più occasioni per perdere l'attenzione delle persone. Quando le persone sono distratte, le riunioni perdono d'interesse ed è necessario più tempo per ripetere gli stessi concetti.

Sei suggerimenti per rispettare gli orari delle riunioni e le scadenze, trasformando la routine.

1. Intervento sull'ordine del giorno: sia che i partecipanti all'online meeting si trovino nello stesso edificio o dall'altra parte del mondo, è importante che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Anche se gli ordini del giorno formali potrebbero non essere più in voga come in passato, ristabilisci la prassi. Includi gli argomenti della riunione nel corpo dell'invito nel calendario o invia un documento tramite email 24-48 ore prima dell'orario designato. In questo modo tutti i partecipanti avranno la possibilità di definire le loro aspettative riguardo agli obiettivi della riunione. E sì, se sei il destinatario dell'ordine del giorno di una riunione, leggilo! Anche se hai familiarità con il progetto o i temi in discussione, potrai acquisire informazioni importanti sulle prospettive o i timori che verranno affrontati ed è meglio non farsi mai prendere alla sprovvista.

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2. Preparati con cura: sia che la riunione includa o meno un ordine del giorno predefinito, assicurati di sapere quali sono i tuoi obiettivi. Prima della riunione, compila eventuali note o informazioni di background da usare come riferimento, oltre a eventuali domande. Con un elenco o una serie di punti già pronti, potrai evitare di pensare a quali domande porre al momento, oltre a consentirti di interagire con la discussione in corso. Annota liberamente le domande sull'ordine del giorno, se disponibile, oppure configura in anticipo il documento di note a partire dagli obiettivi e dalle idee iniziali. Indipendentemente dal tipo di preparazione, segui queste procedure per ricordarti il tuo ordine del giorno al momento dell'online meeting.

3. Risolvi i problemi tecnici: a prescindere dal numero di riunioni online a cui hai partecipato, assicurati di sapere come usare la tecnologia disponibile. Verifica come dovrai connetterti e che gli altoparlanti funzionino. Se ti serve Internet per partecipare alla conferenza o per accedere alle email o alle note associate, verifica che il Wi-Fi funzioni. Le frustrazioni iniziali nascono spesso quando una persona impiega più di un minuto ad accedere alla linea della conferenza. Evita situazioni di questo tipo: entra in anticipo nella sala riunioni e connettiti. Anche se disattivi l'audio del telefono finché non arrivano gli altri partecipanti, puoi almeno concentrarti sul contenuto della discussione invece di pensare a come accedere.

4. È importante condividere: se rivedi informazioni con immagini o statistiche di accompagnamento o se fai riferimento a documenti esterni, assicurati che anche gli altri possano seguire. Configura la condivisione dello schermo in modo da indirizzare l'attenzione del pubblico e mantenere tutti aggiornati. Questo passaggio può ridurre le domande di tipo "Aspetta! Dove siamo?" oppure "Un attimo, devo aprire la pagina giusta". La condivisione dello schermo elimina la necessità di queste pause e i momenti di confusione. Però ricorda: se condividi lo schermo, assicurati di disattivare le notifiche di email, telefono o messaggistica per evitare annunci sgradevoli.

5. Sii diretto: una delle principali difficoltà delle riunioni online è sapere chi sta per parlare o chi deve intervenire. In base ai partecipanti alla riunione e alla loro personalità, nelle riunioni online può succedere che si accavallino gli interventi di due o più persone o che si verifichino lunghe pause quando qualcuno finisce di parlare. Per evitare sovrapposizioni di voci indistinte o tempi morti, formula le domande specificamente per gli altri partecipanti. Se le persone lavorano insieme o si basano su altre procedure per andare avanti, non esitare a chiedere espressamente se hanno qualcosa da aggiungere o altre domande. Gestendo la conversazione con domande dirette, riuscirai a massimizzare il tempo dedicato alla riunione e allo stesso tempo consentirai a tutti di essere ascoltati.

6. Metti in mostra la tua personalità: le riunioni online, telefoniche o virtuali possono essere noiose. Non puoi leggere il linguaggio del corpo per capire il tono delle risposte o verificare se gli altri ti stanno seguendo. Per evitare che gli altri partecipanti perdano la concentrazione, è importante far valere la tua personalità. Cerca di essere affabile come saresti di persona, oppure anche di più se la riunione lo richiede. Un atteggiamento positivo coinvolgerà i partecipanti e li terrà concentrati sugli argomenti in questione. Non perderanno il filo del discorso, soprattutto se hai l'abitudine di porre le domande direttamente alle persone. Quando tutti sono coinvolti al massimo nella riunione, i punti all'ordine del giorno verranno affrontati rapidamente e potrai trattare più questioni in meno tempo.

A prescindere dal formato della riunione, non c'è nessuna necessità di perdersi nella confusione virtuale. Se sarai preparato e riuscirai a coinvolgere i colleghi, le riunioni saranno produttive e in linea con i tuoi obiettivi.

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