Condividere file online per facilitare il telelavoro


È ormai assodato che il telelavoro ha raggiunto un massimo storico. Infatti, "negli Stati Uniti, il 60% delle aziende offre modelli di telelavoro, in crescita rispetto ad appena il 20% del 1996", secondo Bloomberg, ed è anche una tendenza ampiamente diffusa in India, Indonesia e Messico. È quindi probabile che la tua organizzazione abbia già un team remoto o che stia per assumere il primo telelavoratore. La gestione di un team virtuale (così come l'appartenenza) presenta alcune peculiarità e richiede una buona dose di fiducia da parte di ognuno.

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Ovviamente, la fiducia è forse la parte più difficile, perché è qualcosa che bisogna "sentire". Esistono però diversi strumenti di gestione e un'ampia gamma di tecnologie che possono aiutare a coltivare le relazioni con colleghi e dipendenti diretti e, in ultima analisi, a sviluppare rapporti di lavoro senza soluzione di continuità, un profondo rispetto e una fiducia reciproca. Ecco quattro strumenti efficaci per la gestione dei team remoti:

  • Videochiamate: l'email è ideale per comunicare informazioni sui progetti da usare come riferimento futuro, per inviare note rapide sulle prossime riunioni o sui permessi e così via, ma per le sessioni di brainstorming, l'analisi delle prestazioni dei dipendenti o i casi un cui è necessario essere più persuasivi, lo strumento più efficace in assoluto è la riunione faccia a faccia, ed è in questo contesto che si collocano le videochiamate. Con le videochiamate infatti le persone possono guardarsi in faccia, farsi un'idea della personalità e dell'umore, e cogliere sfumature e intonazioni, semplificando la condivisione di idee, le conversazioni difficili e le prese di posizione.
  • Chat/messaggi istantanei: con la gestione di team virtuali, non è possibile raggiungere lo stesso livello di spontaneità offerto dai tradizionali ambienti di ufficio. Tramite un client per chat, però, si possono comunque intrattenere le stesse conversazioni rapide e immediate che solitamente si scambiano nelle aree comuni degli uffici. Soprattutto, la maggior parte dei client per chat offre la possibilità di raccogliere le opinioni di più persone alla volta, per elaborare idee e problemi al momento.
  • Aree di lavoro condivise: per la gestione di team globali o di poche persone nella stessa città, è probabile che a un certo punto si avverta l'esigenza di collaborare a una presentazione, a un progetto o a documenti e processi interni personali. Ovviamente a questo scopo si può usare l'email, ma il controllo delle versioni può rapidamente trasformarsi in un incubo ed è per questo che le aree di lavoro condivise rappresentano una valida alternativa. Offrendo un unico spazio centrale in cui tutti i membri del gruppo possono lavorare agli stessi file in tempo reale, oltre a vedere cosa fanno gli altri, puoi mantenere il controllo delle versioni e semplificare il processo di creazione.
  • Elenchi condivisi di attività virtuali: se i team virtuali operano in zone con fusi orari diversi, può risultare problematico mantenere tutti aggiornati sui progetti condivisi. Ma con gli elenchi di attività virtuali, il team (o solo alcuni membri) possono vedere gli elenchi di tutte le attività e il relativo stato, così diventa facile condividere il lavoro e rimanere aggiornati. E per semplificare ulteriormente le cose, alcune app che offrono elenchi di attività virtuali prevedono anche l'opzione per allegare file alle attività, per collaborare a questi file e anche per condividere note e intrattenere conversazioni senza la necessità di usare altre app. Così collaborare diventa facile anche in orari diversi.

Chiunque supervisioni team globali e/o una forza lavoro virtuale avrà verificato in prima persona le sfide associate alla gestione remota. Ma la popolarità del telelavoro è in rapida ascesa, quindi è quanto mai opportuno investire nella tecnologia necessaria per creare esperienze collaborative, sviluppare rapporti personali e offrire progetti innovativi. Fortunatamente questa tecnologia esiste già, basta solo trovare la soluzione giusta per i tuoi dipendenti e la tua organizzazione.

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