Sfruttare le tecnologie IT per migliorare le riunioni online


Con i dipendenti che lavorano sempre più spesso da casa o in mobilità, le videoconferenze rappresentano ormai la soluzione ideale per comunicare tra colleghi. Le riunioni online sono sempre più importanti per le comunicazioni aziendali quotidiane e per la collaborazione.

Collaborando con il team IT, i dipendenti ottengono il vantaggio di ricevere gli strumenti e le conoscenze essenziali per sfruttare al meglio la tecnologia disponibile per le riunioni online. Possono quindi configurare le loro chiamate in videoconferenza nel modo più appropriato, facendo risparmiare tempo al team IT.

Controllare le impostazioni in anticipo

Prima di effettuare le chiamate, i dipendenti dovranno verificare con il team IT di avere i plug-in necessari e la tecnologia più aggiornata. Inoltre, diversi minuti prima della riunione, dovranno controllare che tutti gli input e gli output di videocamera e microfono vengano incanalati tramite la chiamata.

Evitare inutili rallentamenti

Spesso, a causa di problemi di connettività di rete, si verificano ritardi ed errori di sincronizzazione nella riproduzione di video e audio. Per evitare questi tipi di problema durante le riunioni, i dipendenti possono chiedere al team IT di configurare la qualità del servizio del traffico di rete in modo da dare priorità ai sistemi di videoconferenza usati per effettuare le chiamate dall'ufficio. Anche il numero di accessi esterni può rallentare la connessione. In questa ottica, i dipendenti dovrebbero includere solo i partecipanti più importanti oppure usare un singolo accesso esterno per più persone laddove possibile.

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Consigli del team IT per ottimizzare l'esperienza delle riunioni

Con l'ampia disponibilità di soluzioni per conferenze virtuali, i dipendenti non sempre sanno come sfruttarne al meglio tutte le funzionalità per le riunioni online. Il team IT può dare indicazioni sull'uso delle chat room online in-app, delle lavagne collaborative e degli strumenti di condivisione diretta dei file per ottimizzare le chiamate.

Sviluppare e condividere un elenco di controllo di suggerimenti

Per realizzare riunioni virtuali più efficienti possibile, è consigliabile che team IT e dipendenti collaborino per sviluppare una serie di suggerimenti da condividere nell'intera azienda. Le organizzazioni non sono tutte uguali e ognuna dovrà fare considerazioni specifiche, ma ecco alcuni suggerimenti per iniziare a formulare un elenco di controllo per i dipendenti:

        
  • Quando usano i microfoni esterni, gli organizzatori e i partecipanti della riunione potrebbero dover disattivare l'audio integrato predefinito e selezionare il microfono come dispositivo audio.
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  • Per evitare rumori di fondo accidentali che interrompono il flusso della conversazione e riducono la velocità delle comunicazioni, è consigliabile che, mentre una persona sta parlando, gli altri silenzino l'audio.
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  • Chi prevede di condividere lo schermo dovrebbe preparare tutto in anticipo per evitare sorprese nel mezzo della riunione. Se si selezionano schede o si aprono file durante una riunione, si possono verificare rallentamenti nella chiamata o ritardi nelle schermate.

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