Informazioni utili alle aziende sull'archiviazione email


Per la maggior parte dei dipendenti da ufficio, l'invio e la risposta alle email non sono più viste come attività definite, ma piuttosto come qualcosa da fare costantemente e, in alcuni casi, quasi automaticamente, un po' come respirare. Basta guardare i numeri: entro la fine di quest'anno avremo inviato e ricevuto più di 215 miliardi di email. E entro la fine del 2020? Più di 257 miliardi.

Sono tantissime email.

Ma sono anche tantissime informazioni importanti. Pensa a tutti i documenti, le immagini e i dati archiviati in una tipica cartella della posta in arrivo, per non parlare della corrispondenza, delle sessioni di brainstorming e delle decisioni prese. La tua azienda sta facendo tutto il necessario per proteggere questa proprietà intellettuale? Continua a leggere per saperne di più su alcuni aspetti dell'archiviazione email che le aziende in crescita dovrebbero considerare.

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Considerazioni sulla conformità agli standard

Iniziamo con le basi. L'archiviazione email è esattamente quello che sembra: il processo di archiviare le email di una persona e renderle ricercabili. Ed è un processo imposto per legge.

Diversi anni fa sono entrate in vigore normative che impongono a tutte le organizzazioni di conservare record elettronici di tutti i dati aziendali, incluse le email. In caso di vertenza legale, ogni record deve essere facilmente recuperabile, il che significa che non puoi fare affidamento su un generico backup. In altre parole, "non riesco a trovare il file" non è una scusa accettabile.

Determinate organizzazioni devono anche adempiere ad altre normative. Negli Stati Uniti, ad esempio, le aziende quotate in borsa devono conformarsi al Sarbanes-Oxley Act del 2002, mentre i provider di servizi sanitari e assicurativi devono rispettare i requisiti dell'HIPAA.

Soluzione interna o ospitata?

Per le organizzazioni, l'archiviazione email implica di archiviare ogni email inviata e ricevuta da ogni dipendente, anche quei messaggi che sono stati eliminati dalle singole cartelle della posta in arrivo. Ma dove andranno archiviate queste email?

La prima opzione consiste nel configurare un server interno per archiviare tutte le email in loco. Questo metodo offre la maggiore flessibilità, perché avrai più controllo sulla piattaforma e potrai archiviare le informazioni come preferisci. È però costoso, sia in termini di investimenti iniziali che di manutenzione continuativa. Dovrai configurare e installare i server fisici e assumerti i costi del reparto IT per gestirli.

L'altra opzione è la scelta di una soluzione ospitata, per cui paghi una terza parte per archiviare per conto tuo le email aziendali. Questo metodo ti consente di accedere alle informazioni tramite il cloud ed elimina i costi elevati associati a un server in loco. Tuttavia, riduce anche il controllo, perché le funzionalità della piattaforma specifica sono regolamentate dal provider.

Nessuna delle due opzioni è necessariamente più sicura dell'altra. La scelta di una delle due dipende da specifici requisiti. La tua organizzazione gestisce una quantità elevata di contanti e ha bisogno di un livello elevato di controllo sull'archiviazione? In questo caso, è preferibile scegliere l'opzione interna. Altrimenti, per risparmiare sui costi, scegli l'outsourcing.

Altre funzionalità

Sia che scelga una soluzione in loco o ospitata, esistono alcune altre funzionalità da valutare. Ad esempio, se è importante offrire ai dipendenti la possibilità di eseguire ricerche nelle email passate, anche risalenti a più di dieci anni prima, è consigliabile implementare l'accesso da desktop. Tutte le informazioni archiviate non devono necessariamente rimanere in attesa, per così dire, di rivelarsi utili per future controversie legali.

E per quanto riguarda altre forme di comunicazione? Se necessario, è anche possibile archiviare le conversazioni telefoniche, i messaggi istantanei e i tweet.

Prima di scegliere la piattaforma da usare e di decidere come verrà usata, prenditi tutto il tempo necessario per valutare i requisiti e le esigenze della tua azienda.

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