Creare diagrammi di flusso per migliorare la collaborazione


Qualsiasi programma per diagrammi di flusso degno di questo nome offre alcune funzionalità di base come standard: modelli di layout e forme, formattazione automatica, compatibilità con il cloud. Le opzioni più avanzate, però, vanno ben oltre, consentendo di collegare i diagrammi a origini dati esterne. Il collegamento ai dati offre agli utenti la possibilità di aggiornare i diagrammi di flusso semplicemente cambiando le informazioni archiviate in un foglio di calcolo o in un database SQL. Questa funzionalità è particolarmente utile quando un diagramma di flusso viene condiviso a livello di team, perché le modifiche significative apportate allo stato possono essere comunicate in modo semplice e immediato a tutti i dispositivi e in tutte le località. Il collegamento ai dati viene comunemente usato per la gestione dei budget e la registrazione delle ferie.

Ovviamente, con il collegamento ai dati, i programmi per diagrammi di flusso di fascia alta diventano estremamente versatili. È uno di quegli scenari in cui l'unico limite potrebbe essere l'immaginazione. Se è questo il caso, ecco alcune idee per dare libero sfogo alla creatività con la creazione di diagrammi.

Allocazione di risorse

I responsabili della gestione e dell'allocazione di tempo e risorse del team devono affrontare diverse difficoltà. Hanno l'esigenza continua di informazioni aggiornate sulla disponibilità degli stakeholder, che non sempre è assicurata. E anche quando lo è, viene spesso presentata in vari modi, con diversi formati e messaggi. Sarebbe preferibile avere un hub centrale di informazioni affidabili, trasmesse tramite semplici oggetti visivi. Con il collegamento ai dati, tutto questo diventa una realtà.

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Cosa fare:

  1. Crea un diagramma di base con un'icona o un'immagine che rappresenta ogni membro del team di progetto
  2. Collega questo diagramma a un foglio di calcolo condiviso in cui gli stakeholder possono segnare le loro ore previste di disponibilità
  3. Scegli un modo per rappresentare visivamente la disponibilità di ogni stakeholder nel diagramma, ad esempio cambiando i colori, le forme, eccetera
  4. Assegna in modo rapido e sicuro le attività in base alle conoscenze acquisite dallo stato visivo di ogni stakeholder

Assegnazione dello spazio appropriato

Gli ambienti di lavoro così come li conosciamo stanno cambiando. Cubicoli e uffici vengono sostituiti da spazi di collaborazione flessibili, senza postazioni fisse ma con laptop e mobilità interna. Considerando questi cambiamenti, molte aziende, in particolare quelle più grandi con più piani o edifici, vorranno offrire ai dipendenti un record sempre aggiornato delle aree disponibili e di quelle riservate. Il collegamento ai dati offre una soluzione semplice.

Cosa fare:

  1. Crea uno o più diagrammi della planimetria degli uffici aziendali
  2. Collega questi diagrammi a un foglio di calcolo condiviso in cui i dipendenti possono prenotare un'area per specifici orari
  3. Scegli un modo per rappresentare visivamente una sala o un'area riservata
  4. Condividi i diagrammi nell'intera azienda in modo che l'intero team sappia quali spazi sono disponibili

Aggiornamento dello stato

I programmi per diagrammi di flusso sono ovviamente ideali per visualizzare i principali processi aziendali, ma risultano anche efficaci per segnare le fasi dei singoli progetti. Sono inoltre utili per tenere traccia dello stato di avanzamento di tali progetti. E quando tutti gli stakeholder coinvolti possono vedere esattamente quali attività sono state completate e quali è necessario affrontare in seguito, le probabilità di stallo diminuiscono enormemente. Con il collegamento ai dati tutto questo è possibile.

Cosa fare:

  1. Crea un diagramma con un'icona o un'immagine che rappresenta ogni fase del progetto e il coinvolgimento di ogni stakeholder
  2. Collega questo diagramma a un foglio di calcolo condiviso in cui gli stakeholder possono segnare le attività che hanno completato
  3. Scegli un modo per rappresentare visivamente un'attività completata
  4. Condividi il diagramma con l'intero team di progetto in modo che ognuno sappia quali attività devono essere ancora completate e quando. Con la comunicazione visiva tutti possono analizzare rapidamente informazioni complicate, indipendentemente dalle competenze. Con il programma per diagrammi di flusso appropriato, puoi evitare i fraintendimenti e garantire il successo delle comunicazioni. Come lo userai?

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