エンタープライズソーシャルネットワークに役立つ 4 つのアイデア


ビジネス SNS を利用すると、チームのメンバーがいるオフィス、街、都道府県、さらには国までが異なる場合でも、リアルタイムでプロジェクトに関してのコミュニケーションとコラボレーションを進めることのできる安全な空間が得られます。一度も顔を合わせたことがない人ともプロジェクトの詳細について議論をし、タスクを分担して片付け、顧客のニーズについて話し合い、全体に渡って協力し合って共通の目標に到達することができます。さらに追加のメリットとして、定期的に一緒に作業をするチームが会社のエンタープライズソーシャルネットワークを使うと、互いを知ることができ、それぞれの強みを把握し、考え方を理解し、チームとしての絆を深めることができます。そこからチームとしての力が高まり、よりよい成果が得られます。

一般向けのソーシャルネットワークと同様に、企業 SNS も基本は交流です。リアルタイムのコミュニケーションが可能であり、メッセージの雰囲気を推測しやすくする絵文字などの楽しみの要素が 1 つか 2 つあるのが一般的です。しかし、エンタープライズソーシャルメディアは、チームの作業効率や実効性を高めるさまざまな企業向け機能も備えています。チームにとって最も役立つ 4 つの要素は、次のとおりです。

  • ドキュメントのコラボレーション: ドキュメントをチームで共有し、それについて話し合いができ、さらにソーシャルネットワーク内で直接ドキュメントを編集、共同編集できるため、深い分析情報と包括的な視野を備えた、意義深い成果物をチームとして作り上げることができます。また、グループ内での話し合いに基づいて、アイテムをその場ですぐに編集、共有できる独自の機能を備えています。
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現代のワークスタイルを代表する 5 つの顔

多様なチーム メンバーの距離を縮めるためにできることは、まだあります。従業員が遠隔地で働いている場合や、使用しているデバイスが異なる場合、あるいは単にコラボレーションの好みがそれぞれ違う場合でも、会社側は最適なツールを見つける必要があります。そのすべてをサポートする方法を説明します。

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  • 内部グループと外部コラボレーション: 内部グループの作成により、チームメンバーは自分たちだけの空間を確保でき、そこへ招待をすることで新たな参加者を追加することもできます。ここでは、チームで作業について話し合ったり、プロジェクトやイニシアティブに共同で取り組んだりすることができます。いくつかのエンタープライズソーシャルネットワークでは、内部グループに加えて、チームがその空間に外部の顧客の代表者やベンダー、コンサルタント、契約業者などを招待して、全員で期間限定で、または継続的に、プロジェクトについて議論やコラボレーションを行うことができます。
  • 検索と探索: 一部のビジネス SNS では、自分の作業に関係する専門家、会話、ファイルをシステム全体から検索できます。これにより、チームは重複作業を減らし、成功事例に沿って作業を進め、より効率的に働くことができます。検索に加えて、探索機能では社内 (全般) で何が起きているかを常に把握でき、チームは自分たちや顧客、関心事などに関係する人、情報、グループを見つけることができます。探索プロセスでは、ユーザーはメンターに出会ったり、異種間コラボレーションの領域を見つけたりする可能性があります。これによって専門家として成長するだけでなく、作業の質も高まります。
  • シームレスな連携: エンタープライズソーシャルメディアというソリューションがどれだけ高く評価されても、文書作成やプレゼンテーションのプログラムなどの現在のツールがサポートされなければ、適切なソリューションとは言えません。このようなソリューションを購入する最終的な目標は、コミュニケーションを効率化し、コラボレーションを促進することです。プログラムとプラットフォームを連携させるために特別な「裏技」が必要となってくるのであれば、時間が無駄になり、プロセスの速度は低下します。

チームが日々使用する機能に加えて、チームが目にしない 1 つの機能が企業 SNS の成否を決定的に左右します。セキュリティです。保存されているデータでも送信されるデータでも常に暗号化し、多要素認証によってアイデンティティ保護を強化しているエンタープライズソーシャルネットワークであれば、データだけでなく従業員も確実に保護することができます。

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