仕事の必要に応じてグループチャットに追加する 5 つの要素


グループチャットによって働き方が変化したことは間違いありません。質問にすぐに回答したり、情報やブレーンストーミングのアイデアを広めたりするために、直接または電話会議でスケジュールを設定する必要はもうありません。代わりに、チーム チャット経由でそのすべてを行うことができます。そこでは、誰もがリアルタイムで閲覧でき、反応することができます。

現時点で、多くの組織には何らかのグループチャット アプリがありますが、プロジェクト業務 (またはランチの計画) について同僚と話すためだけに使用しているのであれば、相手が同じオフィスにいるか世界各地に分散しているかに関わらず、生産性を高め、より有意義なやりとりを行うのに役立つ優れた機能を見逃していることになります。

次回のグループチャットをさらに有意義にするには、さまざまな機能やアドオンを利用できるサービスを探します。

  • ファイルの共同作業: チャットツールには、実際にファイルを開いて、リアルタイムで他のユーザーと共に作業できる機能を持つものがあります。この便利な機能によって、すべてのアイデア、変更、更新が確実に組み込まれるようにし、チーム チャット内の全員とドキュメントを確認して、その場で承認することもできるようになります。もちろん、さらに時間を必要としているユーザーがいる場合は、ファイルをダウンロードし、編集やコメントの作成を行い、後からチャットにアップロードし直すことができます。このように、ファイルに関するすべてのコミュニケーションは、1 か所にまとまっています。
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チャットベースのツールに求められる 4 つの重要事項とは

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  • アプリへのアクセス: オフィスや外出先でプロジェクトに取り組む際に、アプリが使用されるケースが増えてきています。そのため、自分が普段よく使用する他のアプリと統合されたグループチャット アプリを選択しないと意味がありません。たとえば、プロジェクトのすべてのドキュメント、画像、ビデオ、オーディオを 1 か所で保存して整理することができる、ファイル リポジトリまたはライブラリ アプリを使用する場合は、チャットから直接そのアプリにアクセスできるグループチャット サービスを選択します。チャット ウィンドウ内でドキュメントを取得する機能があれば、議論がより簡単になります。
  • チャット履歴: チャット履歴全体を表示できるチーム チャット アプリを使用すると、議事録、ドキュメントの要求、ファイルへの変更を簡単に記録することができ、多くの場合、誰がその会話に関与したのかを確認することができます。ですから、議論の参加者が何かを明確に知りたい場合は、クリックするだけで情報を得られるのです。また、チーム メンバーがチャットに参加できなかった場合は、チャット履歴を確認してすばやく情報を取得するだけです。
  • グループ通話: 通話時に、(チャット出席者のデスクトップやドキュメントを見るだけでなく) チャット出席者のライブ映像を見ることは重要です。使い慣れたビデオ チャット アプリと統合されたグループチャット アプリを探してください。そうすると、グループチャットから直接通話に参加することができます。
  • 会議のスケジュール設定: プロジェクト マネージャーや、会議をスケジュールする必要があるユーザーは、会議スケジュール設定アプリを使用することで、チャット、通話、対面会議をより簡単に計画することができます。チームの予定表を 1 か所で確認する機能を使用すると、ライブ チャットに参加しているかどうかに関わらず、簡単にフォローアップの議論を計画できます。

チーム チャット アプリを使用すると、そのユーザーが同じ建物にいるか、地球の裏側にいるかに関わらず、一緒に作業しているユーザーとつながることができます。また、ドキュメントの共同作業などの組み込み機能を使用し、グループ通話サービスなどのお気に入りのアプリに追加すると、より便利になります。グループチャット アプリを賢く選択してください。確かな実績を持ち、将来性のある企業のアプリを使用してください。毎年新たなチャット アプリを導入するようなことにならないためにも、チームが使い続けられるようなアプリをお選びください。

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