プロジェクト計画の失敗に繋がる 6 つの理由


プロジェクトの失敗は高くつきます。実際に、Project Management Institute (PMI) の調査によると、組織はプロジェクトとプログラムへの投資 10 億ドルにつき 1 億 900 万ドルを失っています。そして、プロジェクトの規模が大きいほど、失敗の傷は深くなります。別の業界レポートによると、大きなプロジェクトは小さなプロジェクトに比べ、失敗する率は 10 倍に達し、遅延、予算超過、重要機能の欠落が発生する率は 2 倍です。中小規模のプロジェクトには危険が少ないのかもしれませんが、関わったことのある人であればだれでも、苦労と無縁ではなかったと承知しています。

では、規模の大小によるこの違いをもたらしている要素は何でしょうか? PMI によると、プロジェクトが失敗する一般的な要因は、組織内での優先順位の変更 (40%) やリソース不足 (20%) などです。プロジェクト マネージャーが制御できる範囲外の要素もありますが、多くはそうではありません。

ここでは、プロジェクト計画が短期間で失敗する 6 つの理由を説明します。

  1. 固定的な手法 — 現在のプロジェクトには、動的な部分が数多くあります。マーケティング、人事、IT、製造、その他どのような分野のプロジェクトであっても、俊敏性と柔軟性の欠如は失敗に直結するおそれがあります。プロジェクト マネジメント ソフトウェア ソリューションおよびアプリケーションの導入と歩調を合わせて成長してきたアジャイル型のプロジェクト管理がここ数年のトレンドであり、PM Times によると「今後さらに発展していくであろう」ということです。 PricewaterhouseCoopers によると、アジャイル向けフレームワークとして最も人気があるのは Scrum (43%)、次は Lean & Test Driven Development (11%)、eXtreme Programming (10%) です。アジャイル型の組織は非アジャイル型の企業よりも売上の伸びが 37% 速く、30% 多く利益を上げていますが、アジャイル手法を使用していると回答した企業は全体の 3 分の 1 未満でした。
  2. ローエンドのソフトウェア ソリューション — 優れたソフトウェア ソリューションに投資せずに、機能が不十分なローエンドのツールを購入することもまた、多くの企業が犯す誤りです。驚くことに、一部の企業 (23%) はプロジェクト マネジメント ソフトウェアをまったく使っていません。しかし、成績のよい企業 (87%) は、プロジェクト マネジメント (PM) ソフトウェアによる効率の向上と機能の強化が重要であると理解しています。とは言え、どんなソフトウェアでもよいわけではありません。成功を収めている企業は、新しいプロジェクト マネジメント ソフトウェア選定の際に、信頼性、連携のしやすさ、使いやすさを重要な特性と考える傾向があります。優れたソフトウェアは、Office、Office 365、Skype、PowerPoint、SharePoint など、世界中でよく使用されているツールとシームレスに連携できることに加えて、技術面での複雑さを避けながら柔軟性とセキュリティを高めるために、最先端のクラウドベースのプロジェクト マネジメント サービスを提供している必要があります。
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  1. 仮想チームとの非効率なやり取り — リモートで、ときには地球規模で異なるタイムゾーン、さまざまな文化、言語にまたがって活動するチームの場合、コミュニケーション スキルと時間管理がこれまで以上に欠かせません。関係者が外出先にいてもプロジェクト専用サイト (優れたプロジェクト マネジメント ソフトウェアの多くが備えている機能) を通じて最新の状況、会話、プロジェクト タイムラインをすばやく管理できるツールを利用できれば、常に全員がつながり、組織としてまとまることができます。
  2. 経営層からのサポートが弱い — 権限を持つ経営層や開始から終了までプロジェクトのために働いてくれる人を後援者とすることは、プロジェクトを成功に導く大きな要因です。それでも、後援者に働きかけて明確な方向性を示してもらったり問題の解決に手を貸してもらったりしているプロジェクトは、全体の 3 分の 2 未満です。時間の不足が問題になることも少なくありません。そのため、プロジェクトのキックオフに先だって後援者とプロジェクト マネージャーが会い、プロジェクトのために割く時間、報告、会議、問題のエスカレーションなどの点について話し合うことが必要です。さらに、プロジェクト マネジメント オフィス (PMO) や後援者が単独でプロジェクト管理の設定を管理できるソフトウェアを用意することが大事です。
  3. 組織の目標や戦略と合致していない — プロジェクトの目標が定義されていないことは、プロジェクトが失敗する大きな原因の 1 つです。しかし、5 つのうち 3 つのプロジェクトがビジネス戦略と合致していないというレポートがあります。会社の中心的な戦略上の優先順位を把握した上で、プロジェクトが会社や部署の戦略目標とどの程度合致しているかを確かめることが不可欠です。これにより、プロジェクトでの優先順位付けがしやすくなり、優先順位が低いものや全体の戦略に無関係なものを打ち切ることも容易になります。そのため、貴重な時間、労力、資金、リソースを節約できるだけでなく、優秀なプロジェクトであると示すことができ、経営層から必要なサポートを得やすくなります。
  4. コミュニケーションの崩壊 — PMI によると、プロジェクトが失敗する原因の上位には、社内のコミュニケーションが不十分であることが挙げられています。幸いなことに、最近の調査では、適切なプロジェクト マネジメント ソフトウェアを購入することで、チーム内コミュニケーションも顧客とのコミュニケーションも大幅に改善できることが示されています。重要な会話をすばやく安全に伝えられるように設計されているツールを使って、別の部屋、または地球の反対側にいるチーム メンバーともリアルタイムでコミュニケーションを取ることができることが、プロジェクトの成功を左右します。

単純な問題でも複雑な問題でも、そしてその中間のすべての場合について、さまざまな落とし穴によってプロジェクトはつまずく可能性があります。しかし、どんな状況にも解決策はあります。パフォーマンスの低い組織は、失敗したプロジェクトでパフォーマンスの高い組織の 12 倍近くものリソースを無駄にしていることを考えれば、強く求められているこの変化を今すぐに取り入れるべきです。

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