가상 회의를 더욱 효율적으로 만드는 6가지 방법


언제 마지막으로 대면 회의를 열었나요? 실제로, 오늘날 업무를 위한 회의는 점점 더 전자화되고 있습니다. 오프라인 또는 가상 회의가 간편할 수 ​​있는 반면에 사람들의 관심을 잃을 수 있는 여지를 제공함으로써 참가자의 책임감을 낮춥니다. 사람들이 산만해지면 회의의 집중력이 없어지며 반복하기 위해 더 많은 시간이 필요합니다.

회의 및 일정을 적절히 추적하려면 다음 여섯 가지 팁을 고려하여 일상을 전환하세요.

1. 안건 준비 - 회의 참석자가 여러 건물에 있든지 아니면 전 세계에 있든지 상관없이 모든 사람을 같은 페이지에 넣는 것이 중요합니다. 공식 안건이 과거와 마찬가지로 일반적이지 않을 수도 있지만, 그 관행을 복원하세요. 일정 초대 본문에 회의 주제를 포함하거나 지정된 시간 24-48시간 전에 문서를 전자 메일로 보냅니다. 이를 통해 모든 당사자에게 회의 목표에 대한 기대치를 설정할 기회를 제공할 수 있습니다. 네, 회의 안건을 받으면 읽으세요! 프로젝트나 논의 주제에 익숙하다고 하더라도 상정된 관점 또는 관심사에 대한 중요한 정보를 알아볼 수 있으므로, 몰랐던 정보에 깜짝 놀랄 일은 없습니다.

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2. 회의 준비 - 회의에서 설정된 안건이 있는지와 상관없이 목표가 무엇인지 알아야 합니다. 회의 전에 참조해야 하는 메모나 배경 정보는 물론 질문도 수집합니다. 준비된 목록 또는 일련의 중요 항목을 갖추면 현장에서 질문을 받을 경우 생각의 압박을 덜어줄뿐만 아니라 직접 논의에 참여할 수도 있습니다. 안건에 대한 질문이 있는 경우 질문을 적어두거나, 맨 위에 초기 목표 또는 생각을 담은 메모 문서를 미리 준비하세요. 준비 스타일과 관계없이 이러한 준비 관행을 따르면 회의 당일 자신의 안건을 쉽게 기억할 수 있습니다.

3. 기술 문제 해결 - 온라인 회의에 참석할 때는 언제나 기술 사용 방법을 잘 알아야 합니다. 전화를 거는 방법을 확인하고 스피커가 작동하는지 확인합니다. 컨퍼런스 또는 (회의 관련) 전자 메일 또는 메모에 액세스할 수 있는 인터넷이 필요하면 Wi-Fi를 확인하세요. 한 사람이 컨퍼런스 회선에 액세스하는 데 1분이 더 필요할 경우, 종종 처음에 느끼는 좌절감이 커지게 됩니다. 미리 회의실에 들어가고 전화를 걸어서 그런 상황을 방지하세요. 다른 사람이 참여할 때까지 휴대폰을 음소거로 설정해도, 대화 참여보다 말할 내용에 집중할 수 있습니다.

4. 공유가 중요 - 영상 또는 통계가 포함된 정보를 검토하거나 외부 문서를 참조하는 경우 모두가 따를 수 있는지 확인합니다. 청중의 관심을 유도하고 모든 사용자를 동일한 페이지로 유지할 수 있도록 화면 공유를 설정합니다. 이 단계는 “잠깐만요! 지금 어디에 있는 거죠?”라는 질문은 물론 “잠깐만요, 적절한 페이지로 이동해야 합니다.”라는 말을 줄여 줍니다. 화면을 공유하면 일시 중지할 필요가 없으며 혼란이 생길 일도 없습니다. 기억해야 할 사항: 화면을 공유하는 경우 전자 메일, 전화 또는 메시징 프로그램이나 알림을 꺼서 불편한 알림을 방지하세요.

5. 직접적인 태도 - 온라인 회의의 과제 중 하나는 누가 말을 하려고 하는지, 누가 끼어들어야 하는지를 파악하는 것입니다. 회의 참가자와 그들의 개성에 따라, 가상 회의는 누군가가 말하기를 마친 후 긴 정적까지 포함하여 서로 이야기하는 모든 사람의 스펙트럼에 맞춰 진행될 수 있습니다. 불분명한 음성 혼란이나 아무도 말하지 않는 시간을 방지하기 위해 다른 회의 참가자에게 할 구체적인 질문을 준비하세요. 사람들이 함께 일하거나 프로세스의 다른 단계를 사용하여 진행하는 경우 추가할 사항이나 추가 질문이 있으면 구체적으로 질문하는 것을 두려워하지 마세요. 대화를 전환하는 직접적인 태도를 보임으로써, 모든 사람의 의견을 경청하면서도 회의 시간을 최대한 활용해야 합니다.

6. 개성의 특성 - 온라인, 전화 또는 가상 회의는 지루할 수 있습니다. 사람들이 어떻게 반응하는지 또는 사람들이 따라오고 있는지 여부를 알 수 있는 신체 언어가 없습니다. 사람들이 집중력을 잃지 않도록 개성을 가장 중요하게 평가하세요. 회의에서 필요한 대로 개인적으로 할 수 있는 만큼 개성을 드러내세요. 높은 에너지는 청중의 관심을 끌고 현재 다루는 주제에 계속 집중하도록 만듭니다. 사람들이 특정 주제에 어떻게 반응하는지 직접 묻는 습관을 지닌다면 사람들은 주제에 계속 집중할 것입니다. 모든 사람이 회의라는 게임에 최대한 참여하면 회의 주제를 빠르게 처리할 수 ​​있으며 더 짧은 시간에 더 많은 주제를 다룰 수 있습니다.

회의 형식과 관계없이 실제로 관심을 받지 못할 일은 없습니다. 충분히 준비하고 동료의 참여를 이끌어냄으로써 회의가 명확해지고 목표에 부합하게 됩니다.

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