중요한 파일의 수명 주기


대규모 재무 기관이 직원의 부주의로 이름, 사회 보장 번호, 투자 포트폴리오에 대한 상세한 재무 정보가 포함된 극비 정보가 담긴 스프레드시트를 공유하여 재산을 가장 많이 보유한 고객들의 수많은 기밀 데이터를 실수로 유출한 경우 어떻게 해야 할까요?

믿기지 않거나 위험한 이야기처럼 들리지만 언제든지 발생할 수 있는 단순한 실수입니다. 우리는 모두 실수로 전자 메일에 잘못된 문서를 첨부하거나, ‘받는 사람’ 필드에 잘못된 이름을 입력하여 기밀 토론에 받는 사람을 추가한 경험이 있습니다. 오늘날 업무용 휴대폰 및 태블릿과 같은 개인용 장치를 가지고 다니는 사람들이 늘어나고 클라우드 응용 프로그램의 대중화된 사용으로 인해, 중요한 데이터가 위험에 노출될 가능성이 더 큽니다. 중요한 데이터의 보안을 위협하는 주체는 악의적인 해커뿐만 아니라 선의의, 경험이 많은 직원이 될 수 있습니다.

그렇다면 조직이 이러한 위협으로부터 중요한 데이터를 어떻게 보호할 수 있을까요? 이 질문에 대한 답을 얻으려면 중요한 파일의 수명 주기를 따라 조직이 모든 단계에서 보안을 구현하여 중요한 데이터를 보호하는 방법을 알아보세요.

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데이터가 만들어졌습니다. 직원이 자신의 노트북으로 Excel 스프레드시트에 중요한 고객 데이터를 입력합니다. 이 단계에서 IT 팀은 해당 정보를 보호하기 위해 파일과 노트북 모두에 암호화 정책을 설정하여 특정 상황을 대비할 수 있습니다.

장치, 앱 및 서비스 사이에서 데이터가 이동할 때 스캔하여 중요한 데이터를 감지합니다. 직원은 스프레드시트를 클라우드에 저장하여 팀 구성원과 공유합니다. 직원이 파일을 업로드하면 스캔이 IT 또는 보안 팀이 만든 정책에 따라 사회 보장 번호 등의 중요할 수 있는 데이터를 감지합니다.

데이터가 분류되고 레이블이 지정되어 중요도 수준을 반영합니다. 중요도에 따라 데이터에 적용되는 작업이 달라야 할 수 있습니다. 예를 들어 직원의 Excel 파일에 직원 ID 번호가 포함된 경우 해당 파일에 기밀 레이블이 지정될 수 있습니다. 반면 이 파일에 사회 보장 번호가 포함된 경우 극비 레이블이 지정됩니다.

데이터에 레이블이 지정되면 IT 또는 보안 팀이 만든 보안 정책이 자동으로 파일에 적용됩니다. 이 정책은 파일에 어떤 보호 작업을 적용해야 하는지 정의합니다. 보호 작업에는 암호화, 제한된 액세스 권한, 시각적 표시 또는 워터마크, 보존 또는 삭제 정책, 사용자의 파일 공유 차단 등의 데이터 유출 보호 작업이 포함됩니다.

직원은 고객 측 담당자가 정보를 검토할 수 있도록 파일을 공유해야 합니다. 직원은 전자 메일로 파일을 보내 공유합니다. IT 팀에서 레이블을 지정하고 보안 정책을 설정했으므로 데이터가 이동할 때 파일이 계속 보호됩니다. 이 경우 파일에 제한된 액세스 권한이 설정되어 특정 사용자만 해당 파일을 열 수 있습니다.

또한 제한된 액세스 권한에서 남용 또는 위협이 감지된 경우 IT 팀이 알림 또는 전자 메일을 수신하여 데이터 액세스 및 공유를 모니터링할 수 있습니다. 직원이 DLP 경고를 무시하고 의도적으로 액세스 권한이 없는 다른 사람에게 스프레드시트를 전자 메일로 보내는 경우, IT 팀이 즉시 알림을 수신하여 빠르게 대처할 수 있습니다.

마지막으로, 시간이 지나면 스프레드시트의 정보가 오래되므로 해당 스프레드시트는 만료, 보존 또는 삭제 대상입니다. 중요한 데이터가 특정 환경에서 필요 이상으로 오래 보관되는 경우 데이터가 공개 및 해킹되는 불필요한 위험이 발생하므로, 이러한 데이터 거버넌스는 전체적인 정보 보호 과정의 중요한 부분입니다.

Microsoft는 정보 수명 주기에 걸쳐 조직 내외부의 중요한 데이터를 보호할 수 있도록 조직에 통합형 정보 보호 솔루션을 제공합니다. 보관 위치(클라우드, 온-프레미스 또는 모바일 장치)와 관계없이 Microsoft가 중요한 데이터에 대한 영구적인 정보 보안을 제공하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

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