공동 작업 도구를 사용하여 편리하게 원격 팀 관리


원격 근무가 과거 어느 때보다 많이 활용되고 있다는 가정하에 비즈니스를 운영 중이라면 제대로 생각한 것입니다. Bloomberg에 따르면 “미국 내 기업 중 60%가 원격 근무 조건을 제공하며, 이는 1996년 20%에서 오른 수치”이며 미국뿐 아니라 인도, 인도네시아, 멕시코에서도 원격 근무가 많이 채용되는 추세입니다. 다시 말해, 여러분은 이미 원격 팀과 함께 일하는 중이거나 원격 근무 직원을 처음으로 고용하려는 단계에 있을 수 있습니다. 가상 팀을 관리하거나 가상 팀의 구성원으로 일하는 데는 고유한 특성이 있으며 각자의 많은 신뢰가 필요합니다.

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물론 신뢰는 가상 팀을 이끄는 데 있어 가장 어려운 부분이며 그냥 “느껴야” 하는 것입니다. 다행히 동료 및 부하 직원과 관계를 개발하는 데 활용할 수 있는 리더십 도구와 다양한 기술이 있으며, 이는 편하고 원활한 협력 관계, 깊은 존경, 상호 신뢰를 발전시키는 데 도움이 될 수 있습니다. 다음과 같은 4가지 도구를 사용하여 효과적으로 원격 팀을 관리할 수 있습니다.

  • 영상 통화: 전자 메일은 예정된 회의나 PTO 등에 대한 빠른 메모를 보내는 등 그룹이 나중에 참조해야 하는 프로젝트 관련 정보를 전달하는 데 매우 유용합니다. 그러나 브레인스토밍 세션이나 직원 성과 검토 또는 좀 더 설득력을 발휘해야 하는 경우에는 직접 얼굴을 보고 진행하는 회의가 가정 효과적이며 이 경우 영상 통화가 유용합니다. 영상 통화를 하면 참가자는 서로를 보며 특성이나 분위기를 느끼고 미묘한 어감 차이와 억양을 알아차릴 수 있으므로, 아이디어를 공유하고 쉽지 않은 대화를 진행하고 의견을 개진하기가 더 쉽습니다.
  • 채팅/메신저 대화: 가상 팀을 이끌 때 전통적인 사무실 환경에서 일할 때와 동일한 수준의 자연스러움을 경험하는 것은 불가능합니다. 그러나 채팅 클라이언트를 사용하면 어수선한 환경이 아니라 집중할 수 있는 분위기에서 명확하고 신속하게 대화를 진행할 수 있습니다. 무엇보다도, 한 번에 2명 이상에게 메시지를 보내려는 경우 대부분의 채팅 클라이언트에서 제공하는 옵션을 사용하여 더욱 쉽게 즉석에서 아이디어를 도출하고 문제 해결 방법을 찾아낼 수 있습니다.
  • 공유 작업 영역: 세계에 흩어진 팀을 관리하든 몇 사람과 함께 일하든 어떤 경우에도 어느 시점에는 프레젠테이션, 고객 결과물, 고유 내부 문서 및 프로세스 등을 공동으로 작업해야 할 가능성이 큽니다. 물론 모든 일을 전자 메일로 처리할 수 있지만 얼마 못 가서 버전 제어가 악몽이 될 수 있습니다. 이런 경우 공유 작업 영역이 유용합니다. 하나의 중앙 위치에서 그룹의 모든 사람이 동일한 파일을 실시간으로 작업할 수 있고 다른 사람이 완료한 내용을 확인할 수 있으므로 버전 제어를 유지 관리하고 생성 프로세스를 단순화할 수 있습니다.
  • 공유 가상 작업 목록: 여러 시간대에 걸쳐 있는 가상 팀과 함께 작업하는 경우 모든 사람에게 공유 프로젝트 최신 상황을 업데이트하는 일은 꽤 어렵습니다. 그러나 가상 작업 목록을 사용하면 팀(또는 팀의 일부 구성원)이 모든 작업 및 작업 상태를 목록으로 확인할 수 있어 작업을 공유하거나 모든 사람에게 최신 상황을 업데이트하기가 간편합니다. 가상 작업 목록 기능이 있는 일부 앱은 프로세스를 더 간소화할 수 있도록 작업에 파일을 첨부하고, 이 파일을 공동으로 작업하며, 별도의 앱을 사용하지 않고도 메모를 공유하고 이에 대해 대화할 수도 있는 옵션을 제공합니다. 덕분에 일정이 맞지 않더라도 함께 작업하기가 쉽습니다.

글로벌 팀 및/또는 가상 인력을 감독하는 사람은 원격 관리에 따른 문제를 직접 경험했을 것입니다. 하지만 원격 근무의 인기는 높아지고만 있으므로 공동 작업 환경을 만들고, 개인 관계를 발전시키고, 탁월한 프로젝트를 제공하는 데 필요한 기술에 투자하는 일은 당연히 합당한 일입니다. 다행히 이런 기술은 이미 나와 있으므로, 직원과 조직에 적합한 솔루션을 찾기만 하면 됩니다.

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