향상된 커뮤니케이션 소프트웨어로 시간과 비용 절감


다국적 기업의 소유자이거나 직원이든, 클라이언트가 해외에 있는 소규모 기업 소속이든, 국내 기업이든 출장이 현실의 일부가 될 가능성이 큽니다. 대면 회의를 통해 비즈니스 커뮤니케이션을 개선할 뿐만 아니라 클라이언트와 서로 보고 들을 수 있어야 더 잘 이해할 수도 있습니다. 어조는 전자 메일이나 인스턴트 메시지를 통해 추론하기가 어렵습니다.

안타깝게도 출장은 비용이 많이 들고 생산성 측면에서도 비효율적입니다. 비행기가 취소되거나, 지연되거나, 우회하는 경우 비용은 훨씬 더 증가할 수 있습니다. 출장은 회사에 영향을 줄 뿐만 아니라 시차 적응 문제, 해로운 수준의 방사능, 면역 체계 약화, 가정생활 방해 등 직원에게도 영향을 줍니다. 이러한 모든 상황은 클라이언트를 만나야 하기 때문에 발생합니다.

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물론 중요한 대면 회의도 있지만 반드시 만나야 하는 경우가 아니라면 커뮤니케이션 솔루션을 사용하여 멀리 떨어져 있어도 클라이언트를 보고 이야기를 나눌 수 있습니다. 바로 화상 회의는 출장을 줄이는 데 중요한 역할을 합니다. 모든 솔루션이 똑같이 만들어지지는 않으므로 커뮤니케이션 소프트웨어를 현명하게 선택하고 다음과 같은 옵션이 있는지 확인해야 합니다.

  • 다자간 HD 화상 회의. 모든 사람이 참여할 수 있도록 구분선이나 화면에 많은 공간을 제공하는 회의 앱을 찾으세요. HD 비디오 및 오디오에 액세스할 수 있는지 확인하세요. 이런 식으로 모든 사람이 명확하게 서로 보고 들을 수 있어야 합니다.
  • 콘텐츠 공유. 실제로 모든 회의에서 콘텐츠가 공유되며, 일반적으로 회의실에 있는 화면을 통해 공유됩니다. 따라서 모든 참가자가 문서, 앱, URL, 프레젠테이션 및 화면을 원활하게 공유할 수 있는 화상 회의 도구를 찾아야 합니다. 또한 실시간으로 문서에서 공동 작업할 수 있는 솔루션을 찾아야 합니다. 그러면 공동 작업이 훨씬 더 수월해집니다.
  • 통합된 프로듀서 컨트롤. 비즈니스 커뮤니케이션 앱에 직접 빌드된 프로듀서 도구를 사용하여 제어판에서 전체 회의를 관리할 수 있습니다. 일부 도구는 어떤 참석자가 어떤 콘텐츠를 볼 수 있는지 선택할 수 있는 기능을 제공하므로 회의를 보다 엄격하게 관리할 수 있습니다.
  • 터치 한 번으로 참가. 사용자가 수행해야 하는 단계가 많을수록 제품을 사용할 가능성이 줄어듭니다. 따라서 회의 참가 방법이 간단한 커뮤니케이션 소프트웨어를 찾아야 합니다. 모임 미리 알림, 일정 등에서 터치 한 번으로 액세스를 사용하는 모임 참가자는 최소한의 노력으로 모임에 참가할 수 있습니다.
  • 타사 호스팅. 타사에서 호스팅하는 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션을 사용하면 필요한 도구 및 기능을 활용하기 위해 인프라에 투자할 필요가 없습니다. 또한 모든 유지 관리가 호스트의 책임이므로 비용도 절감할 수 있습니다.

팀원 한 명이나 두 명이 비행기를 타고 모임에 참가하는 경우 항공편, 호텔, 식사, 택시 또는 자동차 레트 등에 수백만 원의 비용이 들어갈 뿐만 아니라 이동 중에 시간도 낭비하게 됩니다. 일 년에 여러 번 출장을 가는 경우 실제로 비용도 추가될 수 있습니다. 따라서 비용을 절감할 뿐만 아니라 직원의 스트레스도 줄이고 클라이언트와의 명확한 공개 커뮤니케이션도 유지할 수 있는 솔루션을 찾고 있다면 현재 사용할 수 있는 화상 회의 소프트웨어를 살펴보세요. 이 소프트웨어는 10년간 크게 발전하여 처음 도입되는 즉시 조직과 클라이언트에게 혁신을 불러올 수 있습니다.

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