엔터프라이즈 콘텐츠 관리로 원활하게 콘텐츠 관리


마케팅 자료, 계약서, 전자 메일 메시지, 클라이언트 프레젠테이션 및 광고, 스프레드시트, 텍스트 파일, .pdf, 사진, 비디오, 양식, 송장, 입사 지원자의 이력서 등 크고 작은 조직들은 콘텐츠를 만들어내는 기계 같습니다. 이러한 콘텐츠 작성은 간단하지만 구성은 간단한 일이 아닙니다.

여기서 ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리) 솔루션이 등장합니다. 이 솔루션을 사용하면 작성부터 보관까지 수명 주기 내내 콘텐츠를 구성하고 관리할 수 있습니다. 그러나 모든 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템이 똑같이 만들어지지는 않으므로, 콘텐츠를 구성하고 액세스하는 데 도움이 되고 팀이 보다 효율적으로 역할을 수행하는 데 도움이 되는 몇 가지 기능을 살펴보겠습니다.

  • 다양한 콘텐츠 형식에 대한 단일 리포지토리: 비디오, 스프레드시트, 이미지, 텍스트 문서 등을 단일 위치에 저장할 수 있는 ECM 서비스를 선택하면 특정 프로젝트나 이니셔티브에 대한 모든 파일을 함께 보관할 수 있습니다.
  • 실제로 하위 폴더가 수없이 많은 기본 폴더 만들기: 계속 진행 중이거나 매년 수행되는 프로젝트나 이니셔티브가 있는 경우 Trails Cleanup과 같은 기본 폴더 하나만 만든 다음, 이니셔티브에 대해 수행하는 작업을 위해 매년 하위 폴더를 만들 수 있습니다. 각 하위 폴더 내에 계약서, 자원봉사자 양도 계약서, 마케팅 자료 등의 하위 폴더를 추가로 만들 수 있습니다.
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  • 문서 속성 또는 메타데이터를 간편하게 편집: 문서 내에서 파일의 메타데이터를 찾아 편집하는 기능을 사용하여 시간을 절약하고 나중에 검색할 수 있도록 파일에 올바르게 레이블을 지정할 수 있습니다.
  • 정보에 대한 액세스 제어: 조직의 모든 사람이 모든 문서에 액세스해야 하는 것은 아닙니다. 따라서 정의된 사용 권한을 문서, 파일 그룹, 시스템의 전체 섹션 또는 시스템 자체에 적용할 수 있도록 하는 ECM을 사용하면 누가 어떤 내용을 볼 수 있는지를 엄격하게 제어할 수 있습니다.
  • 공동 작업: 일부 ECM 솔루션에서는 이미 사용 중인 프로그램을 사용하여 문서 중심 프로세스에서 다른 사람을 추적하고 함께 공동 작업할 수 있는 문서 워크플로를 만들 수 있습니다.
  • 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템 내에서 미디어 콘텐츠 재생: 비디오 및 오디오 파일을 사용하는 조직의 경우 ECM 내에서 미디어를 재생할 수 있는 기능을 사용하면 미디어를 보거나 듣는 데 필요한 단계를 줄여 팀의 시간을 절약할 수 있습니다.
  • 비즈니스 레코드와 중요한 법률 관련 파일 저장 및 보호: 보안 리포지토리를 사용하면 레코드가 잠긴 최종 상태로 저장될 뿐만 아니라 법적 개시에 필요한 경우 쉽게 검색 가능하도록 할 수 있습니다. 또한 모든 문서에 편리하게 액세스할 수 있으므로 전체적인 검색 비용을 절감할 수 있습니다.
  • 키워드 검색: 사용자가 키워드로 문서 및 정보를 검색할 수 있는 EMC 서비스는 팀이 잘 모르지만 진행 중인 프로젝트와 관련이 있는 파일을 찾는 데 도움이 됩니다. 따라서 시간을 절약하고 보다 효율적으로 업무를 처리할 수 있습니다. 검색 가능한 영역에는 문서 텍스트, 메타데이터, 주석 등이 포함되어야 합니다. 또한 문서는 만든 날짜로 검색할 수 있어야 합니다.
  • 다양한 장치에서 액세스 가능: 데스크톱, 노트북, 태블릿 및 휴대폰에서 사용할 수 있도록 설계된 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션을 선택한 사용자는 사무실에 있든, 원격으로 작업하든, 이동 중이든, 오프사이트 회의 중이든 관계없이 언제든지 필요한 파일에 액세스할 수 있습니다.

단일 위치에서 파일 및 문서를 저장하고, 보호하고, 찾고, 조작하고, 만드는 기능을 제공하는 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 서비스를 사용하면 팀 커뮤니케이션, 프로젝트 작업 및 법적 개시를 원활하게 처리할 수 있습니다. 사무실 하나에 직원이 몇 명뿐인 조직이든, 전 세계에 수천 명의 직원이 있는 조직이든 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 콘텐츠의 체계적인 구성이 도움이 됩니다.

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