Komandos produktyvumą į kitą lygį perkeliančios 7 paprastos kalendoriaus gudrybės


Kur slypi maksimalaus produktyvumo ir efektyvumo padidinimo paslaptis? Vienareikšmio atsakymo nėra, tačiau viena yra aišku – pasinaudojus kalendoriaus gudrybėmis, galėsite dirbti organizuotai ir sutelkę dėmesį į reikiamus dalykus. Nuo laiko, kada susitikimas negalimas, planavimo iki mobilių funkcijų integravimo, kad niekada nepraleistumėte susitikimų, – gebėjimas optimizuoti kalendorių yra ypač svarbus.

Štai septynios paprastos kalendoriaus gudrybės, kuriomis galite pasinaudoti norėdami perkelti savo produktyvumą į aukštesnį lygį:

  1. Planuokite laiko atkarpas, kada susitikimai negalimi. Užuot atlikdami kelias užduotis vienu metu, pasilikite sau laiko dirbti be trukdžių. „Kai žmonės atlieka kelis darbus vienu metu, jie dažnai padaro kelis dalykus blogai“ – teigia Jutos universiteto psichologijos profesorius David Sanbonmatsu. „Labai dažnai žmonės, kurie daugiausiai atlieka kelis darbus vienu metu, yra tie, kurie atlieka juos blogiausiai... Tai žmonės, kurie sunkiai kontroliuoja savo impulsus“ (iš „Forbes“).
  2. Nustatykite laiką „Išvykęs“ (OOO). Savo kalendoriuje nustatykite laiko atkarpas, kada esate „nepasiekiamas“, „nedirbantis“ ar „OOO“, jei tam tikrą dieną nedirbate arba keliaujate.
    • Gudrybė: Jei reguliariai turite su darbu nesusijusių susitikimų ar keliaujate į darbą ar iš darbo, kai esate nepasiekiami, pažymėkite tai kaip pasikartojantį OOO laiką. Norėdami tai padaryti programoje „Outlook“, tiesiog atidarykite susitikimą, kurį norite nustatyti kaip pasikartojantį, ir skirtuke Susitikimas (grupėje Parinktys) spustelėkite Pasikartojimas. Pasirinkite norimą dažnumą, nustatykite dažnumo parinktis ir spustelėkite Gerai.
  3. Prijunkite savo kalendorių mobiliajame įrenginyje. Tai nutinka visiems: nesate prie savo kompiuterio, o susitikimas jau prasidėjo, tačiau jūs pamiršote, kada ir kur jis vyksta. Galiausiai įžengiate pažerdami daugybę atsiprašymų, pavėlavę į susitikimą penkias minutes. Integruokite savo kalendorių į mobilųjį įrenginį, kad niekada nepraleistumėte jokių susitikimų.
Image_SaveTime_243x150.jpg

Taupykite laiką naudodami šią nemokamą el. knygą

Laiko taupymo patarimai jūsų augančiam verslui

Atsisiųsti el. knygą (anglų k.)
  1. Įtraukite laiko rezervą. Kaskart, kai įmanoma, suplanuokite papildomas 10 minučių kiekvieno susitikimo pradžioje ir pabaigoje, kad turėtumėte pakankamai laiko susitvarkyti pasibaigus dabartiniam susitikimui ir pasiruošti paskesniam. Tai taip pat padės išvengti skubėjimo iš vieno susitikimo į kitą pojūčio.
  2. Planuokite pertraukas. Kai atliekate užduotis stengdamiesi viską apimti, nesunku greitai visiškai išsekti. „Darbo dienos metu būtina kelioms minutėms pakilti ir leisti kraujui tekėti, kad jis aprūpintų smegenis didesniu deguonies kiekiu“ – teigia „Huffington Post“ sveikos gyvensenos komanda. Suplanuokite pertraukas savo kalendoriuje, kad išvengtumėte „perdegimo“ ir pagerintumėte kūrybiškumą, ir leiskite kalendoriaus priminimų funkcijai padėti jums prisiminti, už ką esate atsakingi.
  3. Nustatykite registravimo priminimus. Artėjant pagrindiniams terminams, suplanuokite būsenos registravimus pasitelkdami priminimus. Tokiu būdu išvengsite įtampos artėjant projekto pabaigai ir užtikrinsite užduočių atidavimą prieš pasibaigiant terminui. Įtraukite į kalendoriaus priminimus komandos narius, kad ir juos paskatintumėte atlikti registravimą.
  4. Integruokite verslo kontaktus. Supaprastinkite verslo kontaktų kvietimo procesą, integruodami savo kalendorių su savo kontaktų sąrašu.

Gudrybė: „Office 365“ galite įtraukti kontaktą iš el. laiško. Atidarykite laišką, kad asmens vardas būtų rodomas vienoje iš šių eilučių: Nuo, Kam, Kopija arba Nematoma kopija. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite atitinkamą vardą, tada spustelėkite Įtraukti į „Outlook“ kontaktus. Atidaromas naujas langas, kuriame galite užpildyti norimą informaciją. Baigę, spustelėkite Gerai.

Susiję produktai

„Surface“ nešiojamasis kompiuteris ir jame rodoma „Word“

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar