7 vienkārši kalendāra padomi, kas uzlabos grupas produktivitāti


Kāds ir noslēpums, lai palielinātu produktivitāti un efektivitāti? Viens brīnumlīdzeklis nepastāv, taču drošs paņēmiens ir kalendāra ieteikumi, kas palīdz organizēt darbu un koncentrēties. Sākot no sapulcēm nepiemērotu laika bloku ieplānošanas līdz mobilo ierīču integrācijai, lai nenokavētu sapulces, kalendāra optimizēšana ir būtiska.

Tālāk sniegti septiņi vienkārši kalendāra ieteikumi, ko varat izmantot, lai palielinātu produktivitāti.

  1. Sapulcēm nepiemērotu laika posmu iestatīšana. Tā vietā, lai vienlaikus veiktu vairākus uzdevumus, atvēliet laiku darbam bez pārtraukumiem. “Kad cilvēki dara vairākas lietas vienlaikus, viņi bieži vien dara šīs lietas slikti,” norāda Deivids Senbonmatsu (David Sanbonmatsu), Jūtas Universitātes psiholoģijas profesors. “Bieži vien cilvēki, kas nodarbojas ar daudziem uzdevumiem vienlaikus, ir vissliktākie…tie ir cilvēki, kuriem trūkst impulsu kontroles.” (Avots: Forbes.)
  2. Iestatiet laiku, ko pavadāt ārpus biroja. Norādiet laika posmus savā kalendārā kā “nepieejams”, “nestrādā” vai “ārpus biroja”, ja nestrādājat konkrētā dienā vai ceļojat.
    • Profesionāļa ieteikums. Ja jums ir regulārs laika periods, kad esat aizņemts ārpus darba vai pārbraucienā un neesat pieejams, iestatiet to kā regulāru laiku, ko pavadāt ārpus biroja. Lai to izdarītu programmā Outlook, vienkārši atveriet sapulci, kuru vēlaties iestatīt kā periodisku, un cilnē Sapulce (grupā Opcijas) noklikšķiniet uz Atkārtota. Atlasiet vēlamo biežumu, iestatiet biežuma opcijas un noklikšķiniet uz Labi.
  3. Kalendāra savienošana ar mobilo ierīci. Tā gadās katram: neesat pie sava klēpjdatora un sapulce ieilgst, jūs aizmirstat, kad un kur ir jūsu nākamā sapulce, un beigās esat spiest atvainoties par kavēšanos piecas minūtes pēc sapulces sākuma. Integrējiet savu kalendāru ar mobilo ierīci, lai sekotu līdzi visām savām sapulcēm.
Image_SaveTime_243x150.jpg

Ietaupiet laiku ar šo bezmaksas e-grāmatu

Laika taupīšanas padomi augošam uzņēmumam

Lejupielādēt e-grāmatu (angļu valodā)
  1. Norādiet rezerves laiku. Kad vien iespējams, ieplānojiet papildu 10 minūtes pirms un pēc katras sapulces, lai jums būtu pietiekami daudz laika atgūties no pašreizējās sapulces un sagatavoties nākamajai. Tas palīdzēs jums izvairīties no "skriešanas" sajūtas no sapulces uz sapulci.
  2. Ieplānojiet pārtraukumus. Ja veicat visus uzdevumus vienpersoniski, ir viegli nonākt līdz izdegšanai. “Darba dienas laikā ir obligāti jāpieceļas un jāizkustas, lai uzlabotu asinsriti un smadzenēm pieplūstu vairāk skābekļa,” norāda Huffington Post veselīga dzīvesveida komanda. Ieplānojiet pārtraukumus savā kalendārā, lai izvairītos no izdegšanas un uzlabotu radošumu, un sekojiet līdzi kalendāra atgādinājumiem, lai iekļautos darba procesā.
  3. Iestatiet izpildes termiņa atgādinājumus. Kad tuvojas lielu projektu termiņi, ieplānojiet izpildes atgādinājumus, lai atzīmētu progresu darba gaitā. Tādējādi varat izvairīties no projekta beigu stresa un pabeigt savus uzdevumus laicīgi. Iekļaujiet grupas dalībniekus savos kalendāra atgādinājumos, lai mudinātu arī viņus iestatīt izpildes termiņa atgādinājumus.
  4. Integrējiet biznesa kontaktpersonas. Vienkāršojiet biznesa kontaktpersonu uzaicināšanu, integrējot savu kalendāru ar kontaktpersonu sarakstu.

Profesionāļa ieteikums. Varat pievienot kontaktpersonas no e-pasta ziņojumiem pakalpojumā Office 365. Atveriet ziņojumu, lai personas vārds būtu redzams kādā no šīm rindiņām: No, Kam, Kopija vai Diskrētā kopija. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz attiecīgā vārda un noklikšķiniet uz Pievienot Outlook kontaktpersonām. Tiek atvērts jauns logs, kurā varat ievadīt nepieciešamo informāciju, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi, kad esat pabeidzis.

Saistītie produkti

Surface klēpjdators, kurā parādīta programma Word

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt