E-pasta un laika analīze, lai palielinātu efektivitāti


e-pasta ziņojumi, kas iziet no iesūtnes

Nepārtraukta e-pasta ziņojumu plūsma var ātri pārvērst īstenojamu uzdevumu sarakstu par darbdienas murgu. Šie duči (vai simti) ziņojumu novērš jūsu uzmanību, palielina stresa līmeni un kopumā izjauc jūsu perfekto darbplūsmu. Ja neesat uzmanīgs — un dažreiz pat jūs nespējat visam izsekot, — e-pasts var kļūt par otru pilnas slodzes darbu.

Nav lieki jāsaka, ka šāda veida haoss nav ilgtspējīgs. Laimīgā kārtā ir pieejami personīgi analīzes rīki, kas var sniegt jums ieskatus par ikdienas grafiku un e-pasta ieradumiem. Varat izmantot šos ieskatus, lai stratēģiski plānotu, veiktu pārorganizēšanu un noteiktu ierobežojumus, kas ievērojami ietaupīs laiku.

Izveidojiet biznesa klases e-pastu

Apmaksāts un viesots biznesa klases e-pasts piedāvā uzlabotus drošības līdzekļus un vieglu lietošanu atšķirībā no bezmaksas e-pasta pakalpojumiem

Lejupielādēt bezmaksas e-grāmatu (angļu valodā)

Izprotiet, kā darbojas jūsu iesūtne

Vidējais darbinieks 28 procentus no savas dienas velta e-pastam, — un kā ar jums? Cik daudz laika atvēlat lasīšanai, nevis rakstīšanai? Un kā ar lasīšanas ātrumu un atbildes laiku? Vai efektīvi sazināties ar saviem kolēģiem?

Tie ir daudzi jautājumi, — taču e-pasta analīze var sniegt jums noderīgas atbildes. Pieņemsim, ka vēlaties iedziļināties saziņā ar konkrētu klientu. Jūs atklājat, ka ilgās stundas, ko veltījāt regulāru informācijas atjauninājumu izveidei, ir izniekotas veltīgi, jo jūsu kontaktpersona pat neatver jūsu e-pasta ziņojumus. Kā rīkoties? Iespējams, ir labāk ierobežot sevi līdz svarīgākajiem punktiem — un uzturēt saziņu pa citu kanālu.

Vai arī jūs atklājat, ka e-pasta ziņojumiem, kas nosūtīti pēc 15.00, ir labs vidējais atbildes laiks. Šī informācija ļauj jums noteikt precīzus e-pasta sūtīšanas laika periodus, lai maksimāli palielinātu efektivitāti. Jo mazāk laika jums jātērē, sekojot līdzi ignorētajiem ziņojumiem, jo labāk.

Kontrolējiet savu grafiku

datora monitors, kurā redzams grafika kartējums

Mūsdienās reti ir pieejami ilgstoši laika periodi bez pārtraukuma. E-pasta ziņojumi, sapulces un tālruņa zvani, lai arī nepieciešami, bieži ir kaitinoši pārtraukumi. Ja jūtaties apjucis, nevis koncentrējies, var būt ļoti grūti strādāt produktīvi. Kāds ir risinājums? Ļaujiet laika analīzei atklāt apslēptās nepilnības.

Laika analīze ļauj ātri uzzināt, cik bieži jums ir nepārtraukti darba laika periodi, cik daudz strādājat ārpus ierastā darba laika, cik daudz sapulču apmeklējat katru nedēļu, un šis saraksts turpinās. Kad redzat pilnu ainu, varat pieņemt risinājumus par saviem darba ieradumiem lielākā mērogā.

Vai uzzinājāt, ka jūsu vidējais brīvā laika periods ir tikai pusstunda? Rezervējiet divas stundas savā kalendārā katru dienu, ko atvēlēt tikai darbam. Paziņojiet kolēģiem, ka jums ir ļoti svarīgi šīs divas stundas uzturēties pie sava darbagalda. Ja savā rezervētajā laikā saņemat sapulces pieprasījumu, mēģiniet to pārcelt uz citu laiku. Ja uzskatāt, ka jūsu klātbūtne nav nepieciešama, nekautrējieties to pieklājīgi noraidīt.

Varat izmantot šo plānu arī atbildēšanai uz e-pasta ziņojumiem. Katru dienu izvēlieties divus neilgus laika periodus, ap 30 minūtēm katru, lai atbildētu uz uzkrātajiem e-pasta ziņojumiem. Pievienojiet šos laika periodus savā kalendārā, lai kolēģi zina, ka esat aizņemts.

Atgūstiet savu darbadienu

Lai pilnībā optimizētu savu darbadienu, izmantojiet citu personīgo analīzes rīku priekšrocības. Piemēram, tīkla ieskati sniedz iespēju uzzināt informāciju par kontaktpersonām. Ar ko jūs sazināties visbiežāk? Un ar ko riskējat zaudēt saikni? Piekļuve šai informācijai var palīdzēt saglabāt attiecības un novērst zemākas prioritātes projektu iziešanu ārpus kontroles.

Sapulces kvalitātes līdzeklis var arī sniegt ieskatus, kas palīdz izprast, kāpēc atsevišķas sapulces nav pietiekami efektīvas. Vai pārāk daudz uzdevumu vienlaikus? Vai ir jāatvēl pārāk daudz laika? Vai nav pietiekami daudz laika? Varbūt jūs atklāsit, ka iknedēļas sapulce nemaz nav nepieciešama.

Kopsavilkums

e-pasta iesūtnes organizācija

Mūsdienu birojā e-pasta klātbūtne ir nepārtraukta, un tas nemainīsies. Taču varat mainīt to, kā pārvaldāt e-pastu un savu darbadienu. Izmantojiet personīgo analīzi, lai pārorganizētu laiku un strādātu efektīvāk. Nelielām izmaiņām var būt milzīga ietekme.

Saistītie produkti

Surface klēpjdators, kurā parādīta programma Word

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt