Racionalizējiet savu saturu ar uzņēmuma satura pārvaldību


Mārketinga materiāli līgumi, e-pasta ziņojumi, klientu prezentācijas, izklājlapas, teksta faili, .pdf faili, fotoattēli, videoklipi, veidlapas, rēķini, CV no darba kandidātiem. Gan mazi, gan lieli uzņēmumi ir satura radīšanas mašīnas. Lai gan satura radīšana var būt viegla, tā organizēšana nav viegls uzdevums.

Šajā brīdī kļūst būtiski uzņēmuma satura pārvaldības (ECM) risinājumi. Tie sniedz iespēju organizēt un pārvaldīt jūsu saturu visā tā dzīves ciklā – no izveides līdz arhivēšanai. Taču visas uzņēmuma satura pārvaldības sistēmas nav vienlīdzīgas – tāpēc aplūkosim dažus līdzekļus, kas var palīdzēt organizēt saturu (un padarīt to pieejamu), vienlaikus palīdzot jūsu darba grupai strādāt efektīvāk.

  • Vienota krātuve dažādiem satura tipiem. Izvēloties ECM pakalpojumu, kas sniedz iespēju glabāt video, izklājlapas, attēlus, teksta dokumentus un citus failus vienuviet, varat glabāt vienkopus visus konkrēta projekta vai pasākuma darba failus.
  • Izveidojiet galvenās mapes ar praktiski bezgalīgu skaitu apakšmapju. Tādējādi, ja jums ir aktuāls vai ikgadējs projekts vai pasākums, varat vienkārši izveidot vienu galveno mapi, piemēram, Meža sakopšana, pēc tam izveidot apakšmapes katram gadam, kad rīkojat šo pasākumu. Katrā no šīm apakšmapēm varat izveidot papildu apakšmapes, piemēram, līgumiem, brīvprātīgo pieteikumu veidlapām, mārketinga materiāliem u. c.
none

Kā sadarbība mākonī veicina inovācijas

IDG aptaujāja organizācijas, lai uzzinātu, kā tās izmanto mākoņa sadarbības risinājumus un kādus uzdevumus tie palīdz veikt

Iegūt bezmaksas pārskatu (angļu valodā)
  • Viegli rediģējami dokumentu rekvizīti vai metadati. Izmantojot iespēju atrast un rediģēt faila metadatus no dokumenta, varat ietaupīt laiku un nodrošināt, ka faili tiek pareizi atzīmēti turpmākajām meklēšanas reizēm.
  • Kontrolējiet piekļuvi informācijai. Ne visiem jūsu organizācijā ir nepieciešama piekļuve katram dokumentam, un, izmantojot ECM, kas ļauj lietot definētas atļaujas dokumentiem, failu grupām, veselām sistēmas sadaļām vai pašai sistēmai, varat precīzi kontrolēt, kāda pieeja ir katram lietotājam.
  • Sadarbība. Daži ECM risinājumi ļauj izveidot dokumentu darbplūsmas, kas sniedz iespēju izsekot līdzi izmaiņām un sadarboties ar citiem uz dokumentiem orientētos procesos, izmantojot labi pazīstamas programmas.
  • Atskaņojiet multivides saturu no sava uzņēmuma satura pārvaldības sistēmas. Organizācijām, kas izmanto video un audio failus, iespēja atskaņot multividi no ECM sistēmas var ietaupīt darba grupas laiku, samazinot veicamo darbību skaitu, lai skatītos vai klausītos šo saturu.
  • Glabājiet un aizsargājiet uzņēmuma informāciju un svarīgus juridiskos failus. Izmantojot drošu krātuvi, varat nodrošināt, ka jūsu ieraksti ne tikai tiek glabāti noslēgtā un beigu stāvoklī, bet arī to vieglu atrašanu un izgūšanu, ja tie ir nepieciešami juridisko datu atklāšanai. Turklāt ērta piekļuve visiem jūsu dokumentiem var palīdzēt samazināt kopējās atklāšanas izmaksas.
  • Atslēgvārdu meklēšana. EMC pakalpojums, kas ļauj lietotājiem meklēt dokumentus un informāciju pēc atslēgvārda, var palīdzēt jūsu grupai atrast failus, par kuru eksistenci viņi, iespējams, nav informēti, taču šie faili var būt saistīti ar viņu projektu. Tas var palīdzēt ietaupīt laiku un strādāt efektīvāk. Meklējamās zonas ietver dokumenta tekstu, metadatus, anotācijas u. c. vietas. Papildus dokumentus iespējams meklēt pēc izveides datuma.
  • Pieejamība plašā ierīču klāstā. Izvēloties uzņēmuma satura pārvaldības risinājumu, kas paredzēts izmantošanai galddatoros, klēpjdatoros, planšetdatoros un tālruņos, lietotāji var piekļūt nepieciešamajiem failiem jebkurā brīdī – no biroja, strādājot attālināti, ceļojuma laikā vai tiekoties ārpus darba vietas.

Sniedzot iespēju glabāt, aizsargāt, atrast, veikt izmaiņas un izveidot failus un dokumentus vienuviet, uzņēmuma satura pārvaldības pakalpojumi ļauj racionalizēt grupas saziņu, darbu ar projektiem un pat juridisko datu atklāšanu. Turklāt neatkarīgi no tā, vai jūsu organizācijā ir tikai daži darbinieki vienā birojā vai tūkstošiem cilvēku visā pasaulē, uzņēmuma satura pārvaldības sistēma var palīdzēt jums organizēt darbu.

Saistītie produkti

Surface klēpjdators, kurā parādīta programma Word

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt