Kas augošiem uzņēmumiem ir jāzina par e-pasta arhivēšanu


Lielākajai daļai biroju darbinieku e-pasta ziņojumu sūtīšana un atbildēšana uz tiem vairs nav konkrēts uzdevums, bet drīzāk pastāvīgs process, kas bieži tiek veikts gandrīz automātiski — gluži kā elpošana. Aplūkojiet statistiku: līdz gada beigām būsim nosūtījuši un saņēmuši vairāk nekā 215 miljardus e-pasta ziņojumu. Kā būs līdz 2020. gada beigām? Vairāk nekā 257 miljardi.

Tas ir ļoti daudz e-pasta ziņojumu.

Tas arī ir ļoti daudz svarīgas informācijas. Padomājiet par visiem dokumentiem, attēliem un datiem, kas saglabāti vidēja lieluma iesūtnē, nemaz nerunājot par sarakstēm, ideju meklēšanas sesijām un pieņemtajiem lēmumiem. Vai jūsu uzņēmums dara visu nepieciešamo, lai aizsargātu šo intelektuālo īpašumu? Turpiniet lasīt, lai uzzinātu par dažiem e-pasta arhivēšanas aspektiem, kas ir jāņem vērā augošam uzņēmumam.

none

Izveidojiet biznesa klases e-pastu

Apmaksāts un viesots biznesa klases e-pasts piedāvā uzlabotus drošības līdzekļus un vieglu lietošanu atšķirībā no bezmaksas e-pasta pakalpojumiem

Lejupielādēt bezmaksas e-grāmatu (angļu valodā)

Atbilstības apsvērumi

Sāksim ar pašiem pamatiem. E-pasta arhivēšana nozīmē tieši to, ko jūs iedomājaties: tas ir e-pasta ziņojumu glabāšanas process, kura ietvaros tajos tiek nodrošināta meklēšana. Un bieži vien to pieprasa likums.

Pirms desmit gadiem tika pieņemti likumi, kas nosaka, ka visiem uzņēmumiem ir jāuzglabā biznesa datu elektroniskie ieraksti, tostarp e-pasta ziņojumi. Tiesas procesa gadījumā jābūt iespējai viegli izgūt katru ierakstu — jūs nevarat paļauties uz vispārīgu dublēšanu. Respektīvi, frāze “Es nevaru atrast šo failu” nebūs pieņemams attaisnojums.

Dažiem uzņēmumiem arī jāievēro papildu noteikumi. Publiskajām akciju sabiedrībām, piemēram, ir jāievēro 2002. gada Sarbanesa-Okslija akts (Sarbanes-Oxley Act), tikmēr veselības aprūpes un apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējiem jāievēro HIPAA prasības.

Paturēt savā uzņēmumā vai viesot?

Uzņēmumā e-pasta arhivēšana nozīmē visu darbinieku nosūtīto un saņemto e-pasta ziņojumu saglabāšanu — arī to ziņojumu, kas izdzēsti no individuālajām iesūtnēm. Taču kur jūs saglabāsit šos e-pasta ziņojumus?

Pirmā iespēja ir iestatīt serveri uzņēmumā, nodrošinot visu e-pasta ziņojumu glabāšanu darba vietā. Šī metode nodrošina vislielāko elastību, jo jums ir plašākas iespējas kontrolēt platformu un sakārtot failu informāciju precīzi pēc savas izvēles. Taču tas ir dārgi, un tas attiecas gan uz šāda servera iestatīšanas, gan uzturēšanas izmaksām. Jums ir jāiestata un jāinstalē fiziski serveri, un jāmaksā savas IT nodaļas darbiniekiem par to pārvaldību.

Cita iespēja ir izvēlēties viesošanas risinājumu, kurā maksājat trešās puses avotam, lai saglabāt uzņēmuma e-pasta ziņojumus. Šī metode ļauj piekļūt informācijai mākonī un novērš lokālā servera augstās izmaksas. Taču tā arī samazina kontroles iespējas, jo konkrētās platformas funkcionalitāti nosaka pakalpojumu sniedzējs.

Neviena no opcijām nav īpaši drošāka par otru. Izvēle starp abām būs atkarīga no specifiskajām prasībām. Vai jūsu uzņēmumam ir lieli naudas līdzekļi un nepieciešama augsta līmeņa krātuves kontrole? Šādā gadījumā varat izvēlēties lokālo serveri. Pretējā gadījumā apsveriet iespēju ietaupīt, izmantojot ārējus resursus.

Papildiespējas

Neatkarīgi no tā, vai esat izvēlējies lokālā servera vai viesošanas risinājumu, ir daži papildu līdzekļi, ko jums vajadzētu apsvērt. Piemēram, ja būtu svarīgi, lai darbinieki var veikt meklēšanu vecajos e-pasta ziņojumos, pat līdz desmit gadus vecos, apsveriet iespēju ieviest piekļuvi no datora. Visai saglabātajai informācijai nav vienkārši jāatrodas kādā vietā gaidot, līdz tā būs nepieciešama kādā tiesvedībā.

Un kā ar citām saziņas formām? Ja nepieciešams, ir iespējams arhivēt tālruņa sarunas, tērzēšanas ziņojumus un tvītus.

Pirms izdarāt izvēli par platformu un tās izmantošanu, atvēliet laiku, lai apsvērtu sava uzņēmuma vajadzības un prasības.

Saistītie produkti

Surface klēpjdators, kurā parādīta programma Word

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt