E-postarkivering — fem grunner til at dette er den beste e-postfunksjonen du aldri bruker


Uansett om du arbeider i bedriftenes verden eller ikke, sender og mottar du sannsynligvis mange e-postmeldinger hver dag. Det er en rask og praktisk måte å kommunisere med motparter, kolleger, kunder, venner og familie på. E-post er selvfølgelig et ekstremt populært kommunikasjonsverktøy for selskaper, delvis på grunn av muligheten til å dokumentere samtaler og fungere som et søkbart depot med informasjon.

Studier anslår faktisk at tre fjerdedeler av en organisasjons immaterielle eiendeler er oppbevart i e-post- og meldingssystemer. Det betyr at det er viktig å beskytte disse dataene og ikke bare sende dem til papirkurven. Det å beholde så mye informasjon kan overbelaste selskapets lagringsservere.

none

Oppgrader til profesjonell e-post

Med betalt, driftet profesjonell e-post får du forbedrede sikkerhetsfunksjoner og brukervennlighet som du ikke får fra gratis e-posttjenester

Last ned den gratis e-boken

Hva er så den beste løsningen?

E-postarkivering er ikke noe nytt. Verktøyet har eksistert i årevis, så hvorfor bruker ikke flere bedrifter det? Her er fem fordeler med å bruke en løsning for e-postarkivering:

  • Lagring. Når e-postdata lagres på live-servere, kan ytelsen reduseres kraftig etter hvert som serveren fylles opp. De eneste andre alternativene er å slette e-postmeldinger helt og holdent, eller lagre dem et annet sted. Det er ikke et klokt valg å slette dem, da viktige data kan gå tapt for alltid. E-postarkivering følger det siste alternativet og flytter data til en sikker, ekstern server eller et skymiljø. Noen løsninger bruker avansert komprimering og/eller deduplisering for å redusere den påkrevde diskplassen i arkivet, noen ganger med 50 prosent eller mer.
  • Gjenoppretting. Avhengig av hvilke løsninger du allerede har for sikkerhetskopiering, kan e-postarkivering øke hastigheten på prosessen når dataene trenger å bli gjenopprettet. Dette er fordi de arkiverte dataene tar opp mindre plass. I tillegg blir gjenoppretting av ikke arkiverte e-postmeldinger raskere og enklere, fordi e-postserverens datamengde har blitt mindre.
  • Sikkerhet. Selv om dine gamle e-postmeldinger er ute av syne og lagret et annet sted, betyr det ikke at de ikke er like godt beskyttet som e-postmeldingene i innboksmiljøet. Hvis du har den riktige løsningen for e-postarkivering, er dataene uforanderlig bevart og sikret med kontinuerlig sikkerhetskopiering og førsteklasses funksjoner for katastrofeoppretting. For å få de beste tjenestene bør du se etter en leverandør som leverer pålitelighet, tilgjengelighet og ytelse med en garantert oppetid på 99,9 prosent, og finansielt støttet tjenestenivåavtale.
  • Produktivitet. Når live-serverne er nedlesset med massevis av e-postdata, kan det å søke etter en bestemt e-postmelding eller et bestemt emne være tungvint. Hvis du kvitter deg med e-postbokskvoter og konfigurerer automatisk e-postarkivering, trenger ikke ansatte lenger bruke verdifull tid på å slette e-postmeldinger eller flytte dem til PST-filer som i gamle dager. Til slutt, når du gir de ansatte muligheten til enkel tilgang til arkiverte og sikkerhetskopierte e-postdata, plasserer du makten i deres hender, noe som betyr at de ikke trenger å engasjere IT-avdelingen til å gjøre det for dem.
  • Overholdelse av regler og standarder. De fleste bransjer krever at organisasjoner oppbevarer dataoppføringer, og siden e-postmeldinger ofte inneholder slike oppføringer, er det ikke akseptabelt å slette dem. Spesielle bransjer, som helsevesenet, finanstjenester, apoteker og energibransjen har strengere reguleringer om hvilke oppføringer som må bevares.

Når du vurderer en løsning for e-postarkivering, bør du undersøke leverandører og velge en som vil levere en brukervennlig løsning som gjør at du har kontroll og opprettholder høye standarder på sikkerhet og pålitelighet.

bærbar Surface-datamaskin med Word

Komme i gang med Microsoft 365

Få Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå