Utnytt e-post- og tidsanalyser for å oppnå maksimal effektivitet


e-postmeldinger på vei fra innboksen

En kontinuerlig strøm av e-postmeldinger kan raskt gjøre en håndterbar liste over gjøremål til et jobbmareritt. Alle disse meldingene i hopetall ødelegger fokus, skaper høyere stressnivå og skaper problemer i en ellers perfekt arbeidsflyt. Hvis du ikke er forsiktig, og noen ganger også til tross for at du er det, kan administrasjon av e-post bli en fulltidsjobb i seg selv.

Det sier seg selv at dette er en type kaos du ikke holder ut i lengden. Heldigvis finnes det personlige analyseverktøy tilgjengelig, som kan gi deg innsikt i daglige tidsplaner og e-postvaner. Du kan bruke denne innsikten til å lage strategier, omorganisere og sette grenser som gjør at du sparer dyrebar tid.

Oppgrader til profesjonell e-post

Med betalt, driftet profesjonell e-post får du forbedrede sikkerhetsfunksjoner og brukervennlighet som du ikke får fra gratis e-posttjenester

Last ned den gratis e-boken

Forstå innboksen

En gjennomsnittlig kunnskapsarbeider bruker 28 prosent av arbeidsdagen på e-post. Hvor mye tid bruker du? Hvor mye tid bruker du på å lese kontra å skrive? Hva med lesehastighet og responstid? Kommuniserer du effektivt med kolleger og andre medarbeidere?

Dette er mange spørsmål, men e-postanalyse kan gi deg nyttige svar og hjelp. La oss si at du tar et dypdykk inn i samhandlingene du har hatt med en bestemt klient eller kunde. Du oppdager at all tiden du har brukt på veloverveide, regelmessige oppdateringer er bortkastet, ettersom kontakten din ikke åpner e-postmeldingene sine. Hva kan du lære av dette? Det er sannsynligvis bedre å koke det ned til de viktigste punktene og kommunisere disse gjennom en annen kanal.

Det kan også hende du finner ut at e-postmeldinger som sendes etter kl. 15 har høy gjennomsnittlig responstid. Denne informasjonen gjør det mulig å etablere nøyaktige e-postvinduer, slik at du kan maksimere effektiviteten. Jo mindre tid som går til oppfølging av ignorerte e-postmeldinger, dess bedre er det.

Ta kontroll over tidsplanen

dataskjerm som viser tilordning av tidsplan

Vedvarende tidsblokker er sjeldne i disse dager. Til tross for at e-postmeldinger, møter og telefonsamtaler er nødvendige, blir de ofte irriterende forstyrrelser. Når tankene flyr i alle retninger, er det også vanskelig å fokusere på jobben som skal gjøres. Løsningen? Bruk tidsanalyser til å vurdere kilder til skjult ineffektivitet.

Tidsanalyser sørger for at du raskt ser hvor ofte du opplever perioder uten forstyrrelser i arbeidstiden, hvor ofte du jobber utenom normal arbeidstid, hvor mange møter du deltar på hver uke og mye mer. Når du får et helhetlig bilde av situasjonen, er det enklere å ta avgjørelser rundt arbeidsvaner på større skala.

Ser du at pausene dine i gjennomsnitt kun er på en halv time? Sett av to timer i kalenderen hver dag for arbeid som krever høy konsentrasjon. Gjør det klart at du trenger disse to timene for deg selv uten forstyrrelser fra kolleger. Hvis du får en forespørsel om et møte i løpet av den avsatte tiden, kan du se om det er mulig å sette opp et nytt. Hvis du i tillegg mener det ikke strengt tatt er nødvendig at du møter opp, kan du takke nei.

Du kan bruke samme plan når det gjelder å svare på e-postmeldinger. Velg to korte blokker hver dag, for eksempel 30 minutter per blokk, til å svare på e-postmeldinger som har hopet seg opp. Legg disse blokkene i kalenderen, slik at kollegene dine vet du er opptatt.

Ta tilbake kontrollen over arbeidsdagen

Få mest mulig ut av arbeidsdagen ved hjelp av personlige analyseverktøy. Innsikt i nettverket gjør det for eksempel mulig å sjekke status på kontaktene dine. Hvem har du mest kontakt med? Hvem står du i fare for å miste kontakten med? Tilgang til denne typen informasjon kan hjelpe deg å bevare relasjoner og passe på at lavprioriterte prosjekter ikke blir glemt.

På samme måte kan en funksjon for møtekvalitet gi deg innsikt som hjelper deg til å forstå hvorfor enkelte møter ikke er så effektive som de burde være. For mye å gjøre på en gang? For mye dødtid? For lite tid? Det kan hende du finner ut at ukentlige oppdateringsmøter ikke er nødvendig.

Kort oppsummert

organisering av innboks for e-post

E-post er og blir en del av en moderne kontorarbeidsdag, og dette vil ikke endre seg med det første. Det som kan endres, er hvordan du administrerer dette, og hvordan du legger opp dagen din. Bruk personlige analyser til å omstrukturere tiden, slik at du kan arbeide mer effektivt. Små endringer kan få stor betydning.

Relaterte produkter

bærbar Surface-datamaskin med Word

Komme i gang med Microsoft 365

Få Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå