5 project management tools die tijd, geld & energie besparen


Een project over de gestreste en stressvolle wateren van een voortdurend veranderende organisatie sturen kan afschrikwekkend zijn. Tegenwoordig wordt de gemiddelde kantoormedewerker belast door ontelbare deadlines, vergaderingen, e-mails en taken – en dat betekent dat ze waarschijnlijk niet de tijd of ruimte in hun hoofd hebben om hun volledige talenten op jou en je project te richten. Gelukkig kun jij helpen dingen gemakkelijker te maken. Of je nu iets voor een klant of voor een interne belanghebbende maakt, zorg voor beter projectsucces door deze vijf project management tools te bekijken die tijd, geld en energie besparen.

Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 geheimen van een verbonden werkomgeving

De manier waarop we samenwerken is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Ontdek hoe je een stap vóór kunt blijven in een voortdurend veranderende bedrijfsomgeving.

DOWNLOAD HET EBOOK

Gantt charts en scrum boards

In een tijdperk van oneindige inhoud – armada’s van woorden die voortdurend om onze beperkte aandacht vechten – kan een eenvoudige visual verfrissend en zeer effectief zijn. Gantt charts maken gebruik van eenvoudige horizontale balken om projectfasen en de voortgang weer te geven. Je teamleden kunnen in één oogopslag zien welk werk er momenteel wordt uitgevoerd (of ten minste zou moeten worden uitgevoerd) en wanneer hun bijdragen nodig zijn. Ze kunnen ook zien hoeveel tijd elke fase naar verwachting in beslag zal nemen.

Scrum boards werken op een vergelijkbare manier en zijn geweldig voor projecten die een minder strenge tijdlijn hebben en waarbij meerdere teams betrokken zijn. Het board toont verschillende projectfasen – planning, uitvoering enzovoort – en markers voor elk team. Naarmate teams fasen voltooien en voortgang boeken, kunnen ze hun markers over het board verplaatsen. Zo kunnen alle betrokkenen het grotere plaatje en hun plek daarin zien.

Taaktoewijzingen

Het is gemakkelijk ermee in te stemmen iets te doen, maar het is veel moeilijker te onthouden het ook daadwerkelijk te doen. Vooral wanneer elk rondzwervende bericht een nieuw verzoek lijkt te bevatten. Daarom is een online tool voor taaktoewijzing zo waardevol. Degenen die verantwoordelijk zijn voor het voltooien van een deel van het project – of dat nu het ontwerpen van een logo of het berekenen van de uiteindelijke cijfers is – kunnen zich aanmelden en gemakkelijk zien wat ze precies moeten doen. Afhankelijk van hun accountinstellingen ontvangen ze ook e-mailmeldingen over naderende deadlines.

Tegelijkertijd kunnen projectmanagers hun team in de gaten houden en ervoor zorgen dat alle taken op tijd worden uitgevoerd zonder door talloze e-mails te hoeven scrollen. Zo worden kostbare vertragingen en onnodige frustraties voorkomen.

Brontoewijzing

In een bedrijfsomgeving is brontoewijzing belangrijk. Projectmanagers hebben een effectieve tool nodig voor het plannen en bijhouden van uren voor elk lid van hun team, om overboeken, gemiste deadlines en ontevreden klanten te voorkomen. Deze manier van organiseren hoeft echter niet beperkt te zijn tot de “creatieve” wereld. Zou het niet handig zijn, zelfs in een bedrijfskantoor, om een duidelijk beeld van de beschikbaarheid van teamleden te hebben?

Vraag je team van tevoren om hun beschikbaarheid gedurende het project te schatten – voor zover dat mogelijk is. Laat hen dagen markeren waarop ze met vakantie zijn, dagen die ze niet geheel aan het project kunnen besteden vanwege vergaderingen, en dagen waarop ze andere deadlines hebben. Als je min of meer voor elk uur hun beschikbaarheid weet, kun je realistische tijdlijnen opstellen. Een online tool voor brontoewijzing maakt het gemakkelijk voor jou en je teamleden om daadwerkelijke uren met geschatte uren te vergelijken en deze dienovereenkomstig aan te passen, zodat toekomstige werkstromen soepeler zijn.

Feedbacktools

Feedback geven betekent verschillende dingen voor verschillende mensen – sommigen doen onwrikbare en voorschrijvende verzoeken om bewerking, anderen geven vage gevoelens en reacties. Soms geven verschillende belanghebbenden conflicterende meningen. De persoon die de feedback ontvangt, weet hierdoor moeilijk hoe hij verder moet. Naar wie moet hij luisteren?

Dankzij feedbacktools kunnen belanghebbenden op verschillende versies van deliverables stemmen en deze rangschikken, zodat een groep gemakkelijker op een eerlijke en samenhangende manier richting kan geven. Als de mening van een bepaalde persoon belangrijker is dan die van anderen – bijvoorbeeld vanwege aanzienlijke relevante expertise – kun je die stem als twee stemmen laten tellen.

Kant-en-klare rapporten

Voortgangsrapporten en evaluaties zijn essentiële onderdelen van elk project – en hoeven niet veel tijd op te slokken. In plaats van waardevolle uren te besteden aan het maken van een aangepast rapport, kies je voor een kant-en-klare optie. Je kunt relevante cijfers en getallen invoeren en het programma geschikte opmaak en data visualizations laten genereren.

Op die manier kun je je volgende project al veel eerder beginnen te plannen.

Verwante producten

Surface-laptop waarop Word wordt weergegeven

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen