De toekomst van planning – project planning in de cloud


Voor vrijwel elk bedrijf, groot of klein, is projectmanagement noodzakelijk om georganiseerd te worden – en blijven. Er zijn verschillende project management tools beschikbaar om je bedrijf te helpen bronnen te beheren, kosten te ramen en beheersen, effectief met meerdere teamleden te communiceren en de voortgang van elk gegeven project bij te houden. Hoewel sommige van deze tools als software kunnen worden geïnstalleerd op afzonderlijke netwerkcomputers, zijn veel ervan webgebaseerd, m.a.w. beschikbaar in de cloud. 

Voordelen van project management tools in de cloud

Misschien ben jij een van die mensen die de rillingen krijgt van de woorden “cloud computing”, maar neem even de tijd om te ontdekken wat het echt betekent. Hoewel on-premises project management tools nuttig zijn, biedt cloudgebaseerde software een overvloed aan voordelen, waaronder:

  • Lagere kosten vooraf. Wanneer je on-premises project management software gebruikt, moet je voor een aantal dingen betalen, waaronder softwarelicentie-investeringen, serverhardware, IT-personeel voor ondersteuning, langdurige implementaties en meer. Met een cloudgebaseerde oplossing hoef je meestal alleen maar een maandelijks of jaarlijks bedrag te betalen.
Image_EmailArchiving_243x150.jpg

4 geheimen van een verbonden werkomgeving

De manier waarop we samenwerken is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Ontdek hoe je een stap vóór kunt blijven in een voortdurend veranderende bedrijfsomgeving.

DOWNLOAD HET EBOOK
  • Veiliger dan ooit. Ondanks wat veel bedrijfsexecutives voorheen geloofden, biedt de cloud net zo veel beveiliging als on-premises oplossingen – het bedrijf beheert gewoon niet de fysieke servers. Zoals een recent artikel in Forbes vermeldt: “cloud computing is niet langer een oxymoron.”
  • Overal toegankelijk. Zolang je maar een internetverbinding hebt, heb je toegang tot je project management software in de cloud. Aangezien de toegang wordt verkregen via een webbrowser, kun je teamleden ook toestaan via andere apparaten dan computers documenten te bekijken, bewerken en beheren.
  • Verbonden team. Zelfs wanneer medewerkers zich kilometers bij elkaar vandaan bevinden, kunnen ze zich toch onderdeel van een samenhangende eenheid voelen dankzij een cloudgebaseerde oplossing. Omdat iedereen actuele updates ontvangt, wordt niemand die relevant is voor het project per ongeluk uit het gesprek weggelaten. Bovendien kunnen gesprekken in de projectruimte (in plaats van per e-mail) worden gehouden en voor toekomstige naslag worden opgeslagen.
  • Hogere productiviteit. Dankzij een centrale locatie waar alle projectoverzichten, taken, documenten, nieuwsfeeds en agenda’s worden bewaard, kunnen cloudgebaseerde project management tools tijd besparen. En wanneer er tijd wordt bespaard, kan de productiviteit verhogen. Daarnaast kunnen teamleden dankzij een centrale locatie in realtime toegang tot projectdocumenten krijgen, waar ze zich ook bevinden.
  • Realtime communicatie. Een van de grootste voordelen van het gebruik van project management software in de cloud is de mogelijkheid om snel feedback te geven over gegevens zodra deze zijn geüpload naar de werkomgeving van het project. Dit kan ook de productiviteit verhogen, omdat het de kans verkleint dat werk opnieuw wordt worden gedaan.
  • Up-to-date, gegevensgestuurde beslissingen. Als bedrijf dat winstgevend wil worden – en blijven – is het belangrijk beslissingen te baseren op meer dan alleen maar een bevlieging. Dankzij het feit dat cloudgebaseerde software onmiddellijk wordt bijgewerkt, heb je de benodigde gegevens binnen handbereik. Bovendien hebben de meeste tools ingebouwde rapportage om je de inzichten te geven die je nodig hebt om bedrijfsgerelateerde beslissingen te nemen. 
  • Vereenvoudigd IT. Wanneer je on-premises project management software gebruikt, ben jij meestal verantwoordelijk voor serveronderhoud, waarvoor de aandacht van intern IT-personeel nodig is. Cloudgebaseerde software wordt echter voor jou onderhouden door de serviceprovider (of een andere bron), zodat je tijd en moeite in verband met updates of bugs bespaart en je je kunt concentreren op de soepele uitvoering van je projecten.
  • Onmiddellijke updates. In tegenstelling tot on-premises software, waarvoor je updates moet downloaden telkens wanneer er een nieuwe versie wordt uitgebracht, worden cloudgebaseerde tools automatisch bijgewerkt. Je hoeft niet te betalen om je hele toepassingssuite te upgraden of te wachten totdat je IT-team de tijd heeft om de updates te implementeren. 

Stappen om de beste cloudgebaseerde project management tool voor jou te vinden

Aan de slag gaan met een nieuwe project management tool is helaas niet zo eenvoudig als gewoonweg het verschil begrijpen tussen on-premises en online oplossingen voor project planning. Om de beste oplossing voor je bedrijf te kiezen, moet je een aantal stappen volgen – maar het eindresultaat is de moeite waard. Volg deze stappen om een gekwalificeerde serviceprovider te kiezen.

Stap 1: Voer een behoeftenanalyse uit.

Dit zal geen verrassing voor je zijn, maar elk bedrijf is anders – ze hebben verschillende groottes, verschillende doelen en verschillende behoeften. Dat betekent dat het aan jouw bedrijf is om precies te beslissen welke oplossing het beste is voor jullie. Zorg ervoor dat degenen die het product daadwerkelijk zullen gebruiken aan de discussie deelnemen. Beschouw factoren zoals of er alleen interne medewerkers of ook externe klanten bij jullie projecten zijn betrokken, of welke soorten rapporten je zult moeten uitvoeren. Zodra je weet wat je behoeften zijn, kun je gemakkelijker serviceproviders evalueren op basis van de functies die ze bieden.

Stap 2: Onderzoek, onderzoek, onderzoek.

Kijk bij het zoeken naar een serviceprovider naar degenen die de volgende kenmerken bieden:

  • Hoogwaardige betrouwbaarheid 
  • De mogelijkheid om snel teams en projecten toe te voegen
  • Rapportagefuncties die snel inzicht in je portfolio geven
  • Een bekende omgeving of in ieder geval een omgeving die gemakkelijk te navigeren en gebruiken is
  • De mogelijkheid om taken op één locatie te zien en gebruiken
  • Planningsmogelijkheden waarmee je taken effectief kunt plannen en beheren
  • Overzichtsdashboards voor gegevensgestuurde beslissingen
  • 24/7 IT-ondersteuning
  • Voortdurende gegevensback-up, calamiteitenherstel en wereldwijd redundante datacenters
  • Een schaalbare oplossing die met je bedrijf meegroeit

Stap 3: Neem een proefritje.

Net zoals dat je een voertuig voor een proefritje neemt voordat je het koopt, moet je een project management tool uitproberen voordat je deze implementeert. Dankzij proefritjes kun je de functies van een tool nauwkeuriger bekijken en je voorstellen hoe de tool zou werken in een situatie zoals de jouwe.

Stap 4: Beschouw de tijdlijn en procedure voor de implementatie.

Als je hebt besloten een online tool voor project management te kiezen, maakt het niets uit of deze compatibel is met je huidige toepassingen – dit geldt alleen voor on-premises oplossingen. Je moet echter wel bedenken wanneer je de mankracht en het budget zult hebben om de overstap te maken, en vervolgens met je gekozen serviceprovider coördineren om dit te realiseren.

Stap 5: Implementeer en train.

Je hebt eindelijk nieuwe project management software geïmplementeerd. Gefeliciteerd! Maar helaas ben je nog niet klaar. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat je medewerkers de training krijgen die ze nodig hebben om de nieuwe tool effectief te kunnen gebruiken. Organiseer meerdere sessies, zodat iedereen een sessie in zijn planning kan opnemen. Maak daarnaast oefenprojecten, zodat iedereen de kans krijgt de functies van de tool te verkennen en er bekend mee te worden voordat ze die in de echte wereld moeten gaan gebruiken.

Projectmanagement in de cloud is de golf van de toekomst. Vind een tool die voor jou werkt – en blijf niet achter. 

Verwante producten

Surface-laptop waarop Word wordt weergegeven

Aan de slag met Office 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen