Altijd en overal werken vanuit een virtueel kantoor.


Wat is het geheim om productiviteit en efficiëntie te maximaliseren? Er is niet één enkele oplossing, maar dé manier om winst te boeken is met agendafoefjes die je georganiseerd en gefocust houden. De kunst van agendaoptimalisatie is cruciaal, van het inplannen van perioden voor 'geen vergaderingen' tot het integreren van mobiele vergaderingen.

Hier zijn zeven eenvoudige agendafoefjes die je kunt gebruiken om je productiviteit een niveau hoger te brengen:

  1. Reserveer perioden van 'geen vergaderingen', in plaats van multitasken, maak je tijd vrij waarin je niet wordt gestoord. "Als mensen multitasken, doen ze vaak meerdere dingen slecht", zegt David Sanbonmatsu, professor of Psychology, University of Utah. "Vaak zijn diegenen die het vaakst multitasken, degenen die er het slechtst in zijn...het zijn personen die geen impulscontrole hebben." (Uit Forbes.)
  2. Reserveer afwezigheid, identificeer blokken tijd in je agenda dat je 'onbeschikbaar', 'niet aan het werk' of 'afwezig' bent als je op een bepaalde dag niet werkt of onderweg bent.
    • Tip van de expert: Als je een regelmatige afspraak hebt dat je niet aan het werk bent of aan het reizen, plan die dan herhaald in als 'afwezig'. Om dit in Outlook te doen, open je de vergadering die je wilt herhalen en op het tabblad Vergadering (in de groep Opties), klik je op Herhalen. Selecteer de gewenste frequentie, stel de opties in voor de frequentie en klik op OK.
  3. Verbind je agenda met je mobiel, het overkomt iedereen: je zit niet achter je laptop en een vergadering loopt uit, je bent vergeten wanneer en waar je volgende vergadering is en uiteindelijk schuifel je onder het mompelen van excuses vijf minuten te laat de volgende vergadering binnen. Integreer je agenda op je mobiele apparaat zodat het up-to-date blijft met al je vergaderingen.
Image_SaveTime_243x150.jpg

Bespaar tijd met dit gratis eBook

Tijdsbesparende tips voor je groeiende bedrijf

Download het eBook
  1. Reserveer buffertijd, probeer waar mogelijk 10 minuten extra in te plannen voor en na iedere vergadering, zodat je genoeg tijd hebt om op te ruimen en voor te bereiden op het volgende moment. Hiermee voorkom je ook het gevoel van vergadering naar vergadering te 'rennen'.
  2. Reserveer pauzes, wanneer je taken aan het afronden bent, is het eenvoudig door te ploeteren en te werken totdat je gaar bent. "Een paar minuten staan en het bloed laten stromen en wat extra zuurstof naar de hersenen is een noodzakelijk onderdeel van de werkdag", volgens het Huffington Post's Healthy Living team. Reserveer pauzes in je agenda om een burn-out te voorkomen en je creativiteit te stimuleren en stel herinneringen in zodat je je eraan houdt.
  3. Stel controleherinneringen in, wanneer belangrijke deadlines dichterbij komen, plan dan controlemomenten voor ijkpunten met bijbehorende herinneringen. Hiermee voorkom je stress aan het eind van een project en kun je taken volbrengen voordat ze overtijd zijn. Voeg teamleden aan je agendaherinneringen toe om teamcontroles te stimuleren.
  4. Integreer zakelijke contactpersonen, vereenvoudig het uitnodigen van zakelijke contactpersonen door je agenda te integreren met je lijst met contactpersonen.

Tip van de expert: Je kunt in Office 365 een contactpersoon toevoegen vanuit een e-mail. Open het bericht zodat de naam wordt getoond in een van deze regels: Van, Aan, Cc of Bcc. Klik met de rechtermuisknop op de juiste naam en klik op Toevoegen aan Outlook-contactpersonen. Er wordt een nieuw venster geopend waar je de gewenste gegevens kunt invullen en klik dan op OK als je klaar bent.

Verwante producten

Surface-laptop waarop Word wordt weergegeven

Aan de slag met Office 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen