Data-analyse gebruiken om productiviteit te verhogen.


Een constante barrage van e-mails kan een handelbare takenlijst al snel veranderen in een verschrikkelijke werkdag. Die tientallen (zo niet honderden) berichten leiden je af, geven je meer stress en verstoren over het algemeen je ideale werkstroom. Als je niet uitkijkt – en soms zelfs als je wél uitkijkt – kan e-mail een tweede fulltimebaan worden.

Het spreekt vanzelf dat dit soort chaos niet vol te houden is. Gelukkig zijn er persoonlijke analysehulpmiddelen beschikbaar die je inzichten kunnen geven in je dagelijkse planning en e-mailgewoonten. Je kunt deze inzichten gebruiken om een strategie te creëren, dingen te herorganiseren en limieten te stellen, zodat je aanzienlijk wat tijd bespaart.

none

Upgrade je e-mail naar business class

Betaalde, gehoste zakelijke mail biedt uitgebreide beveiligingsfuncties en gebruiksgemak die je niet krijgt bij gratis e-mailservices

Download het gratis eBook

Begrijp je Postvak IN

De gemiddelde kenniswerker besteedt 28% van de werkdag aan e-mail – en jij? Hoeveel tijd besteed je aan het lezen van e-mails versus het typen van e-mails? En hoe zit het met het aantal e-mails dat je leest en je reactietijden? Communiceer je effectief met je collega’s?

Dat is een lange lijst met vragen – maar e-mailanalyses kunnen je antwoorden geven die helpen. Stel dat je je interacties met een bepaalde klant grondiger bekijkt. Je ontdekt dat de lange uren die je besteedt aan het zorgvuldig opstellen van regelmatige updates verspilde tijd zijn, aangezien je contactpersoon je e-mails niet eens opent. Wat leer je hiervan? Het is waarschijnlijk beter alleen belangrijke punten te vermelden – en die via een ander kanaal te communiceren.

Of misschien kom je erachter dat e-mails die na 15:00 uur worden verzonden, gemiddeld een lange reactietijd hebben. Dankzij deze kennis kun je nauwkeurige e-mailvensters opstellen die de productiviteit verhogen. Hoe minder tijd je hoeft te besteden aan het opvolgen van je genegeerde berichten, hoe beter.

Neem de controle over je planning

Ononderbroken tijdsblokken zijn tegenwoordig zeldzaam. Hoewel e-mails, vergaderingen en telefoontjes noodzakelijk zijn, zorgen ze vaak voor vervelende onderbrekingen. En wanneer je je meer chaotisch dan gefocust voelt, kan het heel moeilijk zijn echt werk gedaan te krijgen. Het antwoord? Laat tijdsanalyses je helpen verborgen inefficiënties te onthullen.

Met tijdsanalyses kun je snel zien hoe vaak je ononderbroken werkperioden ervaart, hoeveel je buiten de normale werktijden om werkt, hoeveel vergaderingen je elke week bijwoont, enzovoort. Zodra je het grotere plaatje ziet, zul je op grotere schaal beslissingen over je werkgewoonten kunnen nemen.

Blijkt dat je gemiddelde ononderbroken tijdsblok maar een half uur lang is? Reserveer elke dag twee uur in je agenda om ongestoord te werken. Maak het je collega’s duidelijk dat het belangrijk voor je is om gedurende die twee uur aan je bureau te blijven. Als je tijdens je gereserveerde tijd een verzoek voor een vergadering ontvangt, kijk dan of het mogelijk is de vergadering uit te stellen. En als je vindt dat je er niet echt bij aanwezig hoeft te zijn, wees dan niet bang het verzoek beleefd af te wijzen.

Voor het beantwoorden van je e-mail kun je dezelfde strategie toepassen. Kies elke dag twee korte tijdsblokken, bijvoorbeeld 30 minuten elk, om je ontvangen berichten te beantwoorden. Nogmaals, voeg deze tijdsblokken aan je agenda toe, zodat collega’s weten dat je niet gestoord wilt worden.

Claim je werkdag terug

Om je werkdag optimaal te benutten, kun je ook nog andere persoonlijke analysehulpmiddelen gebruiken. Netwerkinzichten bieden bijvoorbeeld data analyse van je contactpersonen. Met wie heb je het vaakst contact? En met wie heb je het contact bijna laten verwateren? Toegang tot deze informatie kan je helpen relaties te onderhouden en te voorkomen dat projecten met een lagere prioriteit onopgemerkt blijven.

Op dezelfde manier kan een functie voor vergaderingskwaliteit inzichten geven die je helpen begrijpen waarom bepaalde vergaderingen niet zo effectief zijn als ze zouden kunnen zijn. Te veel multitasking? Te veel tijd om in te vullen? Niet genoeg tijd? Misschien ontdek je dat die wekelijkse incheckvergadering niet eens nodig is.

Waar het op neer komt

In het hedendaagse kantoor is e-mail voortdurend aanwezig, en dat gaat niet veranderen. Wat wél kan veranderen is hoe je e-mail beheert – en hoe je je dag beheert. Gebruik persoonlijke analyses om je tijd en werk efficiënter te herorganiseren. Kleine veranderingen kunnen een enorme impact hebben.

Verwante producten

Surface-laptop waarop Word wordt weergegeven

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen