Videoconferencing: modern & effectief vergaderen.


Of je het nu leuk vindt of niet, vergaderingen zullen blijven bestaan. Als communicatiehulpmiddel bieden vergaderingen je teams inzichten, realtime aanhalen van banden en constructieve gesprekken. Maar soms kunnen vergaderingen niets opleveren. Het U.S. Bureau of Labor schat dat bedrijven jaarlijks $ 37 miljard verliezen in onnodige vergaderingen. Omdat tegenwoordig 37 procent van de tijd van de medewerkers wordt besteed aan vergaderen is het de moeite waard te bekijken hoe we vergaderen om onze groeiende managementstijlen en bedrijfsstrategieën te informeren.

De moderne vergadertevredenheidsfactor

Wanneer je je bedrijfsstrategie bepaalt, moet je zowel over de harde als zachte vergaderkosten nadenken, of ze nu digitaal zijn of fysiek. Een evenwicht tussen beide zal resulteren in een geïntegreerde aanpak van nieuwe technologie en traditionele bedrijfsgewoonten.

Met de vooruitgang van de technologie, is het tempo in de moderne werkplek ook versneld. In een bedrijf waar elke minuut telt, reduceert het gebruik van audio- of videovergaderingen de noodzaak van tijdmanagement voor je medewerkers. Met audiovergaderen kunnen zowel medewerkers als belanghebbenden meedoen aan het gesprek, ideeën aandragen en verdergaan met hun werkdag zonder hun kantoor te hoeven verlaten. Met videovergaderingen hoef je niet langer je mobiele medewerkers te verzamelen, je kunt via schermen persoonlijk spreken met meerdere medewerkers verdeeld over meerdere tijdzones. Naast dat ze je teams verenigen, kunnen deze hulpmiddelen ook zakenreizen vervangen, waardoor onnodige kosten worden voorkomen.

none

De ultieme vergadergids

Ontdek hoe je de best mogelijke vergaderingen voor je bedrijf effectief en efficiënt plant.

Download het eBook

Natuurlijk bieden fysieke vergadering een menselijk element, iets wat niet beschikbaar is met virtuele vergaderingen. Door een nieuwe cliënt fysiek te ontmoeten, kun je een verstandhouding opbouwen en een fundering leggen voor een blijvende zakenrelatie. En ondanks de negatieve berichten over vergaderingen waarderen 92 procent van de deelnemers vergaderingen als een mogelijkheid om bij te dragen. Hiermee lijkt het erop dat geslaagde vergaderingen bijdragen aan de medewerkerstevredenheid. En een hogere medewerkerstevredenheid betekent minder verloop.

Volgens het onderzoek van Verizon geeft meer dan 90 procent van vergaderdeelnemers toe te dagdromen, hele of delen van vergaderingen te missen, terwijl 70 procent aangeeft ander werk mee te nemen naar vergaderingen. Het moge duidelijk zijn dat de vergaderingen zoals we ze kennen, moeten veranderen. Stel je de nieuwe productiviteit voor die we kunnen blootleggen als we het concept van de vergadering in zijn geheel opnieuw vorm kunnen geven.

De karakteristieken van de moderne vergadering wijzigen

Binnen de nieuwe technologie, medewerkerstrends en economische veranderingen, evolueren vergaderingen vandaag de dag continu. Een recent onderzoek van BlueJeans wijst uit dat 25 procent van de vergaderingen ten minste een mobiele videodeelnemer via de telefoon heeft. Deze toename in mobiele video kan het gevolg zijn van de toename van parttime- of freelance-medewerkers. In de afgelopen jaren maakten deze contractmedewerkers volgens schatting 40,4 procent van het moderne workforce uit.

En wat heb je hieraan? Dat moderne vergaderingen geïntegreerd zowel digitale als fysieke technologie moeten integrere om voor bedrijven en medewerkers in de toekomst te slagen.

En hoe ziet dat er dan uit? Waar is de ideale vergaderruimte, fysiek of digitaal? Het antwoord is niet voor ieder bedrijf hetzelfde, maar sommige innovaties zijn ontworpen voor verbeterde productiviteit binnen bedrijven.

  • Digitale technologie maakt eenvoudige verbindingen populair die met één knop kunnen worden gekozen en laat beeldmateriaal en audio samenkomen. Onderzoeken en telemetrie voor het meten van succes en verbindingstijd hebben al verbeteringen in verbindingen van gemiddeld drie minuten tot minder dan een minuut aangetoond.
  • Vooruitgang in fysieke technologieën zullen A.V.-service bieden op basis van apparaattype, of gesprekken bedraad of draadloos, binnen of buiten bedrijfsnetwerken plaatsvinden. Idealiter bieden deze verbeteringen een vergaderervaring van hoge kwaliteit voor zowel deelnemers op afstand als interne deelnemers.
  • Sommige bedrijven hebben nieuwe methoden aangenomen als digitale whiteboards om ervoor te zorgen dat deze vooruitgang iets oplevert. Innovatieve teamsamenwerkingsoplossingen als aanraakschermen, pen en inkt en ingebouwde videovergaderingen zullen de moderne vergaderingen verbeteren.

Zoals het er nu uitziet, gelooft 28 procent van de managers dat vergaderingen tijdverspilling zijn. Maar, als ze effectief worden benut, bieden vergaderingen meer dan alleen een raamwerk voor het verscherpen van je bedrijfsstrategie, ze bieden kansen op verbinding, innovatie en synergie binnen je team. Wat je rol in het bedrijf ook is, medewerker, leidinggevende of freelancer, iedereen kan profiteren van een holistische aanpak voor een vergaderervaring van hoge kwaliteit.

Verwante producten

Surface-laptop waarop Word wordt weergegeven

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen