Effectief vergaderen: online meetings en videoconferencing


Nu steeds meer medewerkers thuis en onderweg werken, is videoconferencing een belangrijke manier geworden voor collega’s om contact te houden. Online meetings worden een steeds belangrijker onderdeel van onze dagelijkse bedrijfscommunicatie en -samenwerking.

Door met je IT-team samen te werken, kun je verzekeren dat medewerkers alles hebben wat ze nodig hebben voor virtuele vergaderingen en weten hoe ze de beschikbare technologie het beste kunnen gebruiken. Zo kan je IT-team ook waardevolle tijd besparen door medewerkers te helpen hun videoconferencing een succes te maken.

Controleer van tevoren de instellingen

Vóór de vergadering moeten medewerkers bij het IT-team bevestigen dat ze de benodigde plug-ins en meest up-to-date technologie hebben. Daarnaast moeten medewerkers enkele minuten voordat de vergadering begint zelf controleren of alle invoer en uitvoer van de camera en microfoon is ingesteld voor de vergadering.

Voorkom onnodige vertragingen

Vertraagde, niet-gesynchroniseerde video en audio is vrij gebruikelijk en wordt vaak veroorzaakt door problemen met de netwerkverbinding. Om dit te voorkomen tijdens vergaderingen, kunnen medewerkers het IT-team vragen de servicekwaliteit zodanig te configureren dat netwerkverkeer naar je videoconferencing-oplossing wordt geprioriteerd voor medewerkers die op kantoor aan vergaderingen deelnemen. Hoe vaak er wordt ingebeld kan de verbinding ook vertragen. Medewerkers moeten dus alleen belangrijke personen laten deelnemen of meerdere deelnemers wanneer mogelijk als één groep laten inbellen.

none

De ultieme vergadergids

Ontdek hoe je de best mogelijke vergaderingen voor je bedrijf effectief en efficiënt plant.

Download het eBook

IT-inzichten kunnen de vergaderervaring verbeteren

Omdat oplossingen voor virtuele vergaderingen tegenwoordig zo veel functies bieden, zijn medewerkers zich niet altijd bewust van hoeveel mogelijkheden ze wel niet hebben in hun online meetings. Je IT-team kan medewerkers helpen bij het gebruik van livechats in apps, whiteboards voor samenwerking en hulpmiddelen voor het rechtstreeks delen van bestanden om hun volgende vergadering te verbeteren.

Ontwikkel en deel een controlelijst met tips

Een geweldige manier om succes te stimuleren is je medewerkers en IT-team te laten samenwerken om tips te ontwikkelen die met het hele bedrijf kunnen worden gedeeld en die kunnen worden gebruikt om te helpen verzekeren dat virtuele vergaderingen zo efficiënt mogelijk verlopen. Elke organisatie is anders en heeft zijn eigen unieke overwegingen, maar hier zijn enkele tips om een IT-controlelijst voor je medewerkers op te stellen:

        
  • Bij gebruik van een externe microfoon moeten organisatoren en deelnemers van vergaderingen misschien overschakelen van standaard “ingebouwde audio” en de microfoon als hun audioapparaat selecteren.
  •     
  • Om onopzettelijke achtergrondgeluiden te voorkomen die het gesprek kunnen verstoren en deelnemers langzamer kunnen laten communiceren, moeten medewerkers hun vergaderingsdeelnemers aanmoedigen hun microfoon gedempt te houden totdat ze iets willen zeggen.
  •     
  • Voor degenen die van plan zijn hun scherm te delen, is het raadzaam alles van tevoren al klaar te zetten om te voorkomen dat er verrassingen zijn tijdens de vergadering. Als je gedurende de vergadering tabbladen oproept of bestanden probeert te openen, kan dit de vergadering vertragen en treden er misschien ook schermvertragingen op.

Verwante producten

Surface-laptop waarop Word wordt weergegeven

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen