7 prostych wskazówek dotyczących kalendarza, które zwiększą wydajność Twojego zespołu


Na czym polega sekret maksymalizowania wydajności i skuteczności? Nie ma jedynie słusznego rozwiązania, ale takim, które na pewno się sprawdzi, są wskazówki dotyczące kalendarza pozwalające utrzymać dobrą organizację i koncentrację. Optymalizacja kalendarza, od planowania bloków czasu „bez spotkań” po integrację urządzeń przenośnych, aby nigdy nie opuścić spotkania, ma kluczowe znaczenie.

Oto siedem prostych wskazówek dotyczących kalendarza, dzięki którym możesz przenieść swoją wydajność na wyższy poziom:

  1. Planowanie bloków czasu „bez spotkań”. Zamiast wielozadaniowości, pozostaw sobie czas bez przerw. „Gdy ludzie są wielozadaniowi, często robią wiele rzeczy źle”, powiedział David Sanbonmatsu, profesor psychologii na Uniwersytecie Utah. „Wiele razy osoby najbardziej wielozadaniowe robią to najgorzej... to są osoby, którym brakuje kontroli impulsów” (za Forbes).
  2. Ustaw czas poza biurem. Określ bloki czasu w swoim kalendarzu jako „niedostępny”, „nie pracuje” lub „poza biurem”, jeśli danego dnia nie pracujesz lub jesteś w podróży.
    • Wskazówka profesjonalna Jeśli masz regularne spotkania niezwiązane z pracą lub dojeżdżasz i nie ma z tobą kontaktu, zaplanuj ten czas jako cykliczny czas „poza biurem”. W tym celu w programie Outlook po prostu otwórz spotkanie, które ma zostać ustawione jako cykliczne, i na karcie Spotkanie (w grupie Opcje) kliknij pozycję Cykl. Wybierz odpowiednią częstotliwość, ustaw jej opcje, a następnie kliknij przycisk OK.
  3. Podłącz kalendarz do urządzenia przenośnego. Każdemu się to zdarza: nie ma Cię przy laptopie i spotkanie się opóźnia, nie pamiętasz kiedy i gdzie jest następne spotkanie, przez co potem wślizgujesz się w popłochu z przeprosinami pięć minut po rozpoczęciu spotkania. Zintegruj kalendarz z urządzeniem przenośnym, aby mieć aktualne dane o wszystkich swoich spotkaniach.
Image_SaveTime_243x150.jpg

Oszczędzanie czasu dzięki temu bezpłatnemu e-bookowi

Porady dotyczące oszczędzania czasu dla rozwijającej się firmy

Pobierz e-book
  1. Uwzględnij zapas czasu. Gdy tylko to możliwe, zaplanuj dodatkowe 10 minut przed każdym spotkaniem lub po nim, aby mieć wystarczającą ilość czasu na ochłonięcie po bieżącym spotkaniu i przygotowanie się na następne. Pomoże Ci to również uniknąć uczucia „biegania” ze spotkania na spotkanie.
  2. Zaplanuj przerwy. Gdy wykonujesz zadania wymagające, dosłownie, zrobienia wszystkiego, łatwo zacząć przez nie nieustannie brnąć aż do czasu zwolnienia z pracy. „Wstanie na kilka minut i zapewnienie dopływu krwi i trochę większej ilości tlenu do mózgu jest niezbędnym elementem dnia roboczego” według zespołu Healthy Living witryny Huffington Post. Zaplanuj w swoim kalendarzu przerwy, aby uniknąć wypalenia i wzmocnić kreatywność, a przypomnienia kalendarza pozwolą Ci utrzymać odpowiedzialne podejście.
  3. Ustaw przypomnienia kontrolne. W miarę zbliżania się ważnych terminów zaplanuj kontrole z przypomnieniami dla testów wzorcowych po drodze. Pozwala to uniknąć stresu związanego z końcem projektu i zapewnia, że sprawdzisz zadania, zanim upłynie termin ich wykonania. W przypomnieniach swojego kalendarza uwzględnij członków zespołu, aby także ich zachęcić do kontroli.
  4. Zintegruj kontakty biznesowe. Uprość zapraszanie kontaktów biznesowych, integrując kalendarz ze swoją listą kontaktów.

Wskazówka profesjonalna W usłudze Office 365 możesz dodać kontakt z wiadomości e-mail. Otwórz wiadomość tak, aby imię i nazwisko danej osoby pojawiło się w jednym z tych wierszy: Od, Do, DW lub UDW. Kliknij właściwe imię i nazwisko prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij pozycję Dodaj do kontaktów programu Outlook. Zostanie otwarte nowe okno, gdzie możesz wpisać dowolne szczegółowe informacje. Gdy skończysz, naciśnij przycisk OK.

Powiązane produkty

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Rozpoczynanie pracy z usługą Office 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz