Archiwizowanie wiadomości e-mail — 5 zalet sprawiających, że to najlepsza nieużywana funkcja poczty e-mail


Niezależnie od tego, czy pracujesz w świecie korporacji, prawdopodobnie codziennie wysyłasz i odbierasz wiele wiadomości e-mail. Jest to szybki i wygodny sposób komunikacji ze współpracownikami, klientami, znajomymi i rodziną. Oczywiście poczta e-mail jest niezwykle popularnym narzędziem do komunikacji w firmach, po części dlatego, że pozwala dokumentować konwersacje i może służyć jako repozytorium informacji z możliwością wyszukiwania.

Badania pokazują, że średnio trzy czwarte własności intelektualnej w organizacjach jest zawarte w systemach poczty e-mail i obsługi wiadomości. Oznacza to, że należy chronić te dane, a nie tylko je usuwać. Przechowywanie tak dużej ilości informacji może jednak przeciążać serwery magazynowania plików w Twojej firmie.

none

Zapewnianie obsługi poczty e-mail klasy biznesowej

Płatna, hostowana poczta e-mail klasy biznesowej oferuje rozszerzone funkcje zabezpieczeń i łatwość użycia, jakiej nie dają bezpłatne usługi poczty e-mail

Pobierz bezpłatny e-book

Jakie jest więc najlepsze rozwiązanie?

Funkcja archiwizowania wiadomości e-mail nie jest niczym nowym. To narzędzie istnieje od lat. Dlaczego więc nie korzysta z niego więcej firm? Oto 5 korzyści z używania rozwiązania do archiwizowania wiadomości e-mail:

  • Miejsce do magazynowania. Gdy dane poczty e-mail są przechowywane na działających serwerach, mogą znacznie obniżać ich wydajność wraz z ich zapełnianiem. Jedynym innym rozwiązaniem jest całkowite usuwanie wiadomości e-mail — nie jest rozsądna opcja, ponieważ prowadzi do trwałej utraty istotnych danych — lub przechowywanie wiadomości e-mail w innym miejscu. Archiwizowanie wiadomości e-mail polega na przechowywaniu wiadomości e-mail w innym miejscu — przeniesieniu danych do bezpiecznego serwera poza siedzibą firmy lub do środowiska chmury. W niektórych rozwiązaniach są używane zaawansowane funkcje kompresji i/lub deduplikacji w celu zmniejszenia wymaganej ilości miejsca na dysku w archiwum — czasami o 50 procent lub więcej.
  • Przywracanie. W zależności do tego, jakie rozwiązania do wykonywania kopii zapasowych już działają w firmie, funkcje archiwizowania wiadomości e-mail mogą przyspieszyć proces przywracania danych, gdy jest to konieczne. Wynika to z tego, że zarchiwizowane dane zajmują mniej miejsca. Ponadto przywracanie niezarchiwizowanych wiadomości e-mail staje się szybsze i łatwiejsze, ponieważ obciążenie serwera poczty danymi ulega obniżeniu.
  • Zabezpieczenia. Niewidoczność starych wiadomości e-mail i ich przechowywanie w innym miejscu nie oznacza, że nie są one chronione równie dobrze jak wiadomości e-mail w działającym środowisku skrzynek odbiorczych. W przypadku posiadania odpowiedniego rozwiązania do archiwizowania wiadomości e-mail Twoje dane są trwale zachowywane i chronione przy użyciu ciągle wykonywanych kopii zapasowych i najlepszych funkcji odzyskiwania awaryjnego. Aby uzyskać najlepszą usługę, poszukaj dostawcy zapewniającego niezawodność, dostępność i wydajność z finansową gwarancją bezawaryjnego działania na poziomie 99,9 procent na podstawie umowy dotyczącej poziomu usług.
  • Produktywność. Gdy Twoje działające serwery są obciążone ogromnymi ilościami danych wiadomości e-mail, wyszukanie konkretnej wiadomości e-mail lub określonego tematu może być trudne i długo trwać. Ponadto dzięki pozbyciu się limitów rozmiaru skrzynek pocztowych i skonfigurowaniu automatycznego archiwizowania wiadomości e-mail pracownicy nie muszą już poświęcać cennego czasu na usuwanie wiadomości e-mail lub przenoszenie ich do plików PST, jak to robili dawniej. Ostatecznie, gdy zapewnisz pracownikom łatwy dostęp do zarchiwizowanych i objętych kopią zapasową danych wiadomości e-mail, przekażesz im nad nimi pełną kontrolę, co oznacza, że nie będą angażować działu informatycznego do wykonywania tych czynności dla nich.
  • Zgodność. W większości branż organizacje są zobowiązane do przechowywania rekordów biznesowych, a ponieważ wiadomości e-mail często zawierają takie rekordy, nie można ich usuwać. W niektórych branżach, takich jak ochrona zdrowia, usługi finansowe, przemysł farmaceutyczny i branża energetyczna, obowiązują jeszcze bardziej rygorystyczne przepisy określające, jakie rekordy biznesowe muszą być zachowywane.

Rozważając wybór rozwiązania do archiwizowania wiadomości e-mail, wyszukaj informacje o dostawcach i wybierz tego, który dostarczy rozwiązanie przyjazne dla użytkowników, zapewniające kontrolę na procesem archiwizowania oraz zgodne z wysokimi standardami zabezpieczeń i niezawodności.

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz