Znajdź funkcje usługi poczty e-mail idealne dla potrzeb swojej firmy


Usługi poczty e-mail są używane przy niemal wszystkich działaniach online — od utrzymywania kontaktów z klientami i współpracownikami po tworzenie kont w mediach społecznościowych i robienie zakupów online. W praktycznie każdym kraju na świecie ludzie korzystają z klientów poczty e-mail umożliwiających im prowadzenie nowoczesnego życia. Według badania przeprowadzonego przez firmę The Radicati Group, Inc. w 2017 roku około połowa globalnej populacji korzystała z poczty e-mail, a „do końca 2021 roku liczba użytkowników poczty e-mail na całym świecie ma przekroczyć 4,1 miliarda”. To oszałamiające i dobrze ilustruje, jak ważne stały się platformy poczty e-mail.

Jednak poczta e-mail nie jest już tylko sposobem wysyłania i odbierania prostych wiadomości. Dzięki innowacjom wprowadzanym, aby ułatwić osobom i organizacjom wydajniejsze i skuteczniejsze komunikowanie się, poczta e-mail rozrosła się i oferuje obecnie szeroką gamę narzędzi, które mogą naprawdę ulepszyć to, jak pracujemy. Oczywiście nie każda firma potrzebuje dostępu do wszystkich istniejących narzędzi, dlatego poniżej podzielono je na „podstawowe” i „zaawansowane” rozwiązania. Ułatwi Ci to podjęcie decyzji, jaki typ klienta poczty e-mail jest odpowiedni dla Ciebie. Przyjrzyjmy się im.

none

Zapewnianie obsługi poczty e-mail klasy biznesowej

Płatna, hostowana poczta e-mail klasy biznesowej oferuje rozszerzone funkcje zabezpieczeń i łatwość użycia, jakiej nie dają bezpłatne usługi poczty e-mail

Pobierz bezpłatny e-book

Funkcje podstawowe

Większość bezpłatnych usług poczty e-mail zapewnia kilka podstawowych funkcji, które pozwalają wydajnie zarządzać wiadomościami e-mail i organizować je, na przykład:

  • Odpowiedzi automatyczne: ta funkcja pozwala utworzyć wiadomość, która jest automatycznie wysyłana do każdego, kto kontaktuje się z Tobą za pośrednictwem poczty e-mail, dzięki czemu ułatwia powiadomienie innych, że nie ma Cię w biurze, kiedy wrócisz i z kim należy kontaktować się pod Twoją nieobecność.
  • Stosowanie reguł: reguły to akcje, które można automatycznie stosować do wiadomości przychodzących lub wychodzących. Zapewniają swobodę wyboru tego, co wyzwala regułę i które akcje są podejmowane po jej wyzwoleniu. Jeśli na przykład wszystkie wiadomości od szefa powinny trafiać do ​​specjalnego folderu, można to skonfigurować, ustawiając regułę. Ewentualnie jeśli chcesz natychmiast usuwać wiadomości z tekstem „zarejestruj się dzisiaj” w temacie, możesz utworzyć regułę, która będzie to robić.
  • Foldery: większość bezpłatnych usług poczty e-mail oferuje jakieś funkcje organizacyjne, takie jak foldery, które umożliwiają ręczne sortowanie i przechowywanie wiadomości na podstawie dowolnego systemu. Jeśli na przykład pracujesz nad „Projektem X”, możesz utworzyć folder o nazwie „Projekt X” i ręcznie przenieść wszystkie związane z tym projektem wiadomości do tego folderu. Ułatwi to śledzenie całej komunikacji związanej z projektem. Jeśli szukasz informacji o cenach produktu potrzebnego Twojej firmie, możesz utworzyć folder na wszystkie wiadomości i szacunki otrzymane do tej pory i przechowywać je w jednym wygodnym miejscu.

Dodatkowe funkcje w usługach poczty e-mail dla przedsiębiorstw

Oczywiście, kiedy potrzebnych jest więcej możliwości niż tylko podstawowe funkcje, lepszym rozwiązaniem może być poczta e-mail dla przedsiębiorstw. Chociaż każdy klient poczty e-mail jest inny, oto niektóre typy funkcji, jakich można oczekiwać w rozwiązaniu dla przedsiębiorstw:

  • Bezpieczna komunikacja i przechowywanie wiadomości e-mail: dzięki szyfrowaniu i szerokiej gamie zaawansowanych funkcji zabezpieczeń wiele rozwiązań poczty e-mail dla przedsiębiorstw jest w stanie zapewnić bezpieczeństwo wszystkich wiadomości — w trakcie przesyłania i w skrzynce odbiorczej.
  • Kalendarze udostępnione: dzięki kalendarzom udostępnionym można sprawdzić, kiedy ktoś (lub cały zespół) ma czas na spotkanie, co ułatwia planowanie spotkań i innych wydarzeń grupowych w godzinach dogodnych dla wszystkich. Kalendarze udostępnione mogą też być świetnym sposobem informowania innych o nieobecności w biurze. Wystarczy, że dodasz element kalendarza dotyczący urlopu i odpowiednio zablokujesz czas, a każda osoba z dostępem do kalendarza będzie wiedziała, kiedy Cię nie będzie.
  • Wysyłanie wiadomości do kilku osób za pomocą jednego aliasu adresu e-mail: niektóre usługi poczty e-mail ułatwiają wysyłanie wiadomości do wszystkich współpracowników zajmujących się projektem jednocześnie — za pomocą tylko jednej nazwy. Jeśli więc pracujesz nad projektem z 10 osobami, możesz umieścić te 10 osób w grupie, nazwać ją „Zespół projektu X” i w dowolnej chwili wysłać tym 10 osobom wiadomość, adresując ją do kontaktu „Zespół projektu X” — ułatwia to udostępnianie plików i informowanie wszystkich na bieżąco.
  • Przechowywanie wiadomości e-mail: dla zachowania zgodności z przepisami branżowymi i państwowymi oraz wewnętrznymi standardami korporacyjnymi kluczowa jest archiwizacja wiadomości e-mail firmy. Na szczęście większość rozwiązań poczty e-mail dla przedsiębiorstw zapewnia możliwość ustawienia własnych zasad przechowywania, dzięki czemu można archiwizować odpowiednią zawartość — tak długo, jak to jest potrzebne.

Bezpłatne usługi poczty e-mail mają swoje miejsce na rynku — jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, być może są dokładnie tym, czego potrzebujesz na początek. Jeśli jednak prowadzisz firmę zatrudniającą kilkudziesięciu pracowników lub podlegasz regulacjom branżowym bądź państwowym albo potrzebujesz czegoś poza możliwością wysyłania i odbierania wiadomości, odpowiednie będzie rozwiązanie poczty e-mail dla przedsiębiorstw — zapewni Ci też narzędzia do pracy, a także odpowiedniego wzmacniania i rozwijania firmy.

Powiązane produkty

Laptop Surface z widocznym na nim programem Word

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.

Kup teraz